Aviso
Con el nuevo formato de factura electrónica se crean los primeros requisitos para un sistema de notificación de facturas electrónicas a las Finanzämter. Esto permitirá verificar las facturas en tiempo real y combatir de forma más eficaz el fraude del IVA. Cuándo se introducirá exactamente este sistema todavía no está claro. Si se mantiene el calendario actual, el año 2024 estará marcado para las empresas por los preparativos de cara a los nuevos estándares de facturación a partir de 2025. A medio plazo serán probablemente necesarias adaptaciones de gran alcance en el software empresarial (por ejemplo, en los sistemas ERP).
Sobre la factura electrónica
Después de que la Comisión Europea presentara el 8 de diciembre de 2022 su propuesta de directiva para la iniciativa VIDA (IVA en la era digital), el legislador alemán quiere crear con antelación las condiciones marco necesarias. El objetivo de la iniciativa europea VIDA es generar simplificaciones adicionales para las empresas que operan transfronterizamente y atajar con mayor rapidez los posibles fraudes en el IVA.
Para ello se introducen principalmente modificaciones en la emisión de facturas y en la declaración recapitulativa, de modo que para los empresarios que operan transfronterizamente en la UE desaparezcan por completo las obligaciones adicionales de registro y declaración en otros Estados miembros. En el futuro, los empresarios podrán presentar todas las declaraciones en su Estado de residencia. A pesar de la introducción del procedimiento OSS, sigue existiendo para algunos empresarios la obligación de registrarse a efectos del IVA en el extranjero (p. ej., en caso de almacenes en el extranjero o entregas a otros empresarios). Además, para asegurar los ingresos por IVA, las declaraciones recapitulativas deberán verificarse de forma más rápida y digital, dando prioridad a las facturas electrónicas en el tráfico jurídico entre empresarios.
Se prevé la entrada en vigor de la iniciativa de la UE a principios de 2028. Sin embargo, el legislador alemán quiere anticiparse a los requisitos de esta iniciativa con la introducción de la obligación de emitir facturas electrónicas en el marco de la Wachstumschancengesetz (Ley de Oportunidades de Crecimiento).
Queremos señalar que se trata de un procedimiento legislativo en curso, por lo que partimos del estado legal aprobado actualmente por el Bundestag (17.11.2023).
Facturas electrónicas y otras facturas
A partir de 2025 se distinguirá entre una factura electrónica (denominada eRechnung) y otras facturas.
Una eRechnung es, según ello, una factura (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG-E) que se emite en un formato electrónico estructurado y puede recibirse y procesarse/leerse digitalmente. Existe un formato electrónico estructurado cuando este se ajusta a la norma europea sobre facturación electrónica y a la correspondiente lista de sintaxis conforme a la Directiva 2014/55/UE.
No obstante, el emisor y el receptor de la factura también pueden acordar un formato electrónico propio (p. ej., facturas emitidas mediante procedimiento EDI). Lo importante es que de esa factura electrónica puedan extraerse todos los datos exigidos por la UStG (§ 14 Abs. 4 UStG) a un formato equivalente a la norma europea (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG-E).
Otros formatos de factura que cumplen los requisitos mencionados de la norma de la UE se enumeraron en un primer escrito del BMF sobre la obligación de factura electrónica (escrito del BMF de 2.10.2023: Wachstumschancengesetz – Introducción de la factura electrónica obligatoria). Si además otros formatos cumplen la norma deberá aclararse tras la aprobación de la ley.
Conforme a las nuevas disposiciones, constituyen otras facturas todos los demás formatos que no se ajusten a una eRechnung. Es decir, por ejemplo facturas en papel y facturas electrónicas en otro formato.
Una factura enviada por correo electrónico en formato PDF dejará de considerarse, a partir de 2025, factura electrónica.
¿Quién está obligado a emitir factura electrónica?
Por regla general, un empresario está facultado para emitir una factura en todas sus entregas y otras prestaciones y obligado a hacerlo en las prestaciones a otros empresarios, siempre que la operación no esté exenta conforme al § 4 Nr. 8-29 UStG. La obligación de emitir una factura electrónica solo afecta a las prestaciones entre dos empresarios (B2B). Además, tanto el empresario que presta el servicio como el receptor deben estar establecidos en territorio nacional o en el ámbito previsto en el § 1 Abs. 3 UStG. Esto significa la sede, la dirección de la empresa o un establecimiento permanente (que participe en la operación) en territorio nacional; si no existe sede, basta con el domicilio o la residencia habitual en territorio nacional (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-E).
En el futuro estarán también obligados a emitir factura electrónica los arrendadores que hayan optado por el arrendamiento sujeto al IVA a empresarios (§ 9 UStG).
Disposiciones transitorias y obligación de factura electrónica
El punto de partida del proyecto de ley es la obligación de emitir factura electrónica a partir del 01.01.2025. No obstante, debido al elevado esfuerzo de adaptación, se han concedido disposiciones transitorias (§ 27 Abs. 39 UStG-E). El calendario es el siguiente:
Del 01.01.2025 al 31.12.2026:
- Facturas en papel admisibles para operaciones B2B (si el receptor lo acepta)
- Facturas electrónicas que no cumplan la norma de la UE admisibles (si el receptor lo acepta)
Del 01.01. al 31.12.2027:
- Facturas en papel admisibles para operaciones B2B (si el receptor lo acepta y la cifra de negocios anual del emisor en 2026 no supera los 800.000 EUR)
- Facturas electrónicas que no cumplan la norma de la UE admisibles (si el receptor lo acepta y la cifra de negocios anual del emisor en 2026 no supera los 800.000 EUR)
A partir del 01.01.2028 deberán cumplirse obligatoriamente los nuevos requisitos sobre factura electrónica y su transmisión.
Medidas por parte del receptor de la factura
Dado que la obligación de factura electrónica, salvo las disposiciones transitorias, rige a partir del 01.01.2025 y que la recepción de facturas electrónicas no requiere consentimiento, los receptores de facturas en operaciones B2B deberán estar en condiciones, ya desde 2025, de recibir y procesar tales eRechnungen conforme a las nuevas disposiciones. Para evitar malentendidos: el receptor solo debe otorgar su consentimiento, como se ha indicado, cuando la factura precisamente no cumpla los requisitos de la norma de la UE para facturas electrónicas.
Excepciones: facturas de pequeño importe y billetes de transporte
Conforme al estado legal actual, no es obligatorio emitir factura electrónica en facturas de pequeño importe (hasta 250 EUR brutos según § 33 UStDV) ni en billetes de transporte (§ 34 UStDV). Por tanto, aquí podrá seguir emitiéndose una factura distinta (factura en papel o facturas electrónicas que no cumplan los requisitos).
Perspectivas
Ya se está debatiendo, tanto en relación con la obligación de emitir facturas electrónicas como con la iniciativa VIDA de la Comisión Europea, sobre plazos transitorios más largos o una entrada en vigor posterior. No obstante, se recomienda a todos los empresarios que aún no dispongan de un programa de emisión y lectura de facturas electrónicas que comiencen a adoptar las medidas correspondientes. Como ya se ha descrito, en principio está previsto que todos los empresarios en territorio nacional puedan, al menos, recibir y procesar a partir de 2025 una factura electrónica en una operación B2B (p. ej., también médicos y arrendadores). Dar ya ahora los primeros pasos facilitará más adelante una implementación en plazo dentro de las disposiciones transitorias.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Qué se considera factura electrónica conforme a la UStG a partir de 2025?
Desde 2025, una factura electrónica (eRechnung) es únicamente aquella emitida en un formato electrónico estructurado conforme a la norma europea EN 16931 y a las sintaxis de la Directiva 2014/55/UE, que pueda recibirse digitalmente y procesarse automáticamente. También se admiten formatos propios (p. ej., EDI) si los datos obligatorios pueden extraerse a un formato conforme con la norma de la UE. Una factura en PDF enviada por correo electrónico ya no se considera factura electrónica, sino una factura de otro tipo (sonstige Rechnung).
¿Quién está obligado a emitir una factura electrónica?
La factura electrónica solo es obligatoria en operaciones entre empresarios (B2B), siempre que tanto el prestador como el destinatario estén establecidos en territorio nacional o en el ámbito del § 1 Abs. 3 UStG. El establecimiento requiere domicilio social, sede de dirección o un establecimiento permanente implicado en la operación en territorio nacional; subsidiariamente, basta el domicilio o la residencia habitual. También están afectados los arrendadores que hayan optado por la sujeción al IVA conforme al § 9 UStG.
¿Qué disposiciones transitorias se aplican a la obligación de eRechnung hasta 2028?
Del 01.01.2025 al 31.12.2026 podrán seguir emitiéndose, con el consentimiento del destinatario, facturas en papel así como facturas electrónicas en formatos no conformes con la normativa de la UE para operaciones B2B. En 2027 esto solo será posible si el emisor de la factura tuvo en 2026 una facturación anual máxima de 800.000 EUR. A partir del 01.01.2028 deberán cumplirse obligatoriamente los nuevos requisitos.
¿Deben los destinatarios de facturas poder recibir eRechnungen a partir de 2025?
Sí. Dado que la recepción de facturas electrónicas no requiere el consentimiento del destinatario, todos los empresarios nacionales en el ámbito B2B deben estar técnicamente capacitados, a partir del 01.01.2025, para recibir y procesar eRechnungen conformes a la norma. Esto afecta también a médicos o arrendadores que hayan optado por la tributación. El consentimiento del destinatario solo sigue siendo necesario cuando la factura no cumple con la norma de la UE.
¿A qué facturas no se aplica la obligación de factura electrónica?
Quedan exceptuadas de la obligación de factura electrónica las facturas de importe reducido hasta 250 EUR brutos (§ 33 UStDV) y los títulos de transporte (§ 34 UStDV). En estos casos pueden seguir emitiéndose otras facturas, como facturas en papel o facturas electrónicas en formatos no conformes con la norma. Tampoco están afectadas las operaciones B2C ni las prestaciones exentas conforme al § 4 Nr. 8-29 UStG.