Las propinas constituyen en muchas profesiones (gastronomía, hostelería, taxis, etc.) una fuente de ingresos relevante junto a la prestación principal remunerada. A pesar de lo conocido del tema, se siguen produciendo omisiones en la tributación o en el registro de las propinas pagadas. Estos errores evitables suelen acarrear consecuencias graves para la empresa afectada, como estimaciones de oficio, multas (de hasta 25.000 €) o incluso un procedimiento penal tributario. Por ello, en este artículo abordaremos la correcta tributación y el registro adecuado de las propinas.
Propinas para trabajadores por cuenta ajena
Como trabajador por cuenta ajena del sector público o privado, corresponden al empleado todas las ventajas vinculadas al salario (§ 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG). Entre ellas figuran también las atribuciones procedentes de terceros (p. ej., propinas). En particular, las propinas, ya sea en efectivo o por medios electrónicos, están exentas de impuestos y no tienen límite cuantitativo (§ 3 Nr. 51 EStG). No obstante, esta exención solo se aplica si se cumplen determinadas condiciones legales. En concreto, la propina para el trabajador únicamente está exenta cuando se abona con motivo de una prestación de servicios del trabajador. Es decir, la propina debe expresar la satisfacción de un tercero con una prestación personal del empleado. Además, la propina debe pagarse voluntariamente por el cliente (esto es, sin que exista un derecho legal a la misma) y de forma adicional al importe que de todos modos se debe abonar por el servicio. Por ello, los recargos por servicio que figuran en la carta no forman parte de los ingresos exentos del trabajador. No es estrictamente necesario un contacto personal con el empleado al que se destina la propina, de modo que también el personal de cocina puede beneficiarse de la exención de la propina entregada por un tercero. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que si el empresario retiene primero la propina y decide después qué parte corresponde a cada empleado, la propina pasa a estar sujeta a impuestos. Por otra parte, hasta ahora no existía obligación de registro para las propinas pagadas a los trabajadores, ya fueran en efectivo o por medios electrónicos. La Administración tributaria prevé ahora, sin embargo, que con la introducción de la caja registradora electrónica y del dispositivo técnico de seguridad (TSE) esta facilitación pueda decaer. Así, las propinas pagadas en efectivo deberán contabilizarse como un movimiento separado en la caja cuando no estén claramente separadas del saldo de caja. Las propinas pagadas por medios electrónicos (p. ej., tarjeta EC, tarjeta de crédito, etc.) deberán asegurarse obligatoriamente mediante el TSE, de modo que la Administración tributaria pueda garantizar su trazabilidad.
Propinas para empresarios
Las propinas pagadas al empresario se siguen contabilizando como ingreso de explotación y, por tanto, están sujetas a tributación. Además, existe en todo caso una obligación de registro. La siguiente tabla indica cómo puede cumplirse esa obligación según el tipo de caja:
Sistema de registro
Forma de registro
Sistema de registro electrónico sin TSE
Obligación de emitir el ticket en el sistema de registro electrónico
Sistema de registro electrónico con TSE
Obligación de emitir el ticket en el sistema de registro electrónico y registro dentro del TSE
Caja abierta con registro individualizado
Documentación en el justificante original
Caja abierta sin registro individualizado (informe de caja)
Recuento del saldo de caja incluidas las propinas y documentación en el informe de caja (eventualmente, anotación individual de las propinas)
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Las propinas para los empleados están exentas de impuestos?
Sí, las propinas a los empleados están exentas de impuestos sin límite conforme al § 3 Nr. 51 EStG, siempre que se paguen de forma voluntaria, adicionalmente a la retribución debida y por un tercero con ocasión de un servicio prestado. Los recargos por servicio fijados expresamente en la carta no entran en esta categoría y constituyen salario sujeto a tributación.
¿Cuándo pierde la exención fiscal una propina entregada a un trabajador?
La exención fiscal se pierde cuando el empresario retiene primero la propina y decide él mismo sobre su reparto entre los empleados. En ese caso, la propina se considera salario sujeto a tributación. Tampoco están exentos los recargos por servicio de carácter obligatorio.
¿Deben registrarse las propinas pagadas a los empleados?
En principio, las propinas para empleados no estaban sujetas a obligación de registro. No obstante, con la introducción de la caja electrónica con TSE, la administración tributaria exige que las propinas pagadas en efectivo se contabilicen como operación comercial independiente, salvo que estén claramente separadas del saldo de caja. Las propinas abonadas de forma no efectiva (tarjeta EC o de crédito) deben asegurarse obligatoriamente mediante la TSE.
¿Cómo se tratan fiscalmente las propinas recibidas por empresarios?
Las propinas para empresarios (p. ej., empresarios individuales o titulares) constituyen siempre ingresos empresariales sujetos a tributación. Existe una obligación de registro vinculante, que debe cumplirse de forma distinta según el sistema de caja utilizado. La exención fiscal conforme al § 3 Nr. 51 EStG se aplica exclusivamente a los trabajadores por cuenta ajena.
¿Cómo deben registrarse las propinas en una caja abierta (offene Ladenkasse)?
En una caja abierta con registro individual, la propina debe documentarse en el comprobante original. Sin registro individual, se realiza el recuento del saldo de caja incluidas las propinas, documentándolo en el informe de caja (Kassenbericht); las propinas individuales deben anotarse por separado.
¿Qué consecuencias pueden derivarse de un registro incorrecto de las propinas?
En caso de omisiones, pueden imponerse estimaciones adicionales por parte de la Finanzamt, multas de hasta 25.000 € y, en casos extremos, un procedimiento penal tributario. Por ello, una separación y documentación adecuadas de las propinas resultan esenciales para evitar estos riesgos.