Como empresario, los viajes de negocios forman parte del día a día. Se utilizan tanto para negociaciones contractuales como para formación continua en la profesión ejercida. A menudo surge la pregunta de en qué medida los gastos reales de manutención durante el viaje de negocios son deducibles como gasto de explotación.
Gastos adicionales de manutención
La respuesta es, de entrada, decepcionante: en las actividades fuera del centro de trabajo no pueden hacerse valer como reductores del beneficio los gastos reales de manutención, sino únicamente las dietas a tanto alzado conforme al § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG en relación con el § 9 Abs. 4a S. 3 EStG. Sin embargo, no es posible deducir el IVA soportado de estas dietas a tanto alzado. En su lugar, el empresario, si tiene derecho a la deducción del IVA soportado, podrá deducirlo a partir de los gastos reales.
Dietas nacionales de manutención
La cuantía de la dieta de manutención concedida depende del tiempo durante el cual el empresario permanece ausente de su vivienda y de su primer centro de actividad por motivos profesionales. Es posible deducir 14 € por cada día natural en el que el empresario se encuentre ausente más de 8 horas de su vivienda y de su primer centro de actividad (§ 9 Abs. 4a Nr. 3 EStG). En caso de varias actividades fuera del centro de trabajo en un mismo día natural, las ausencias se suman y se comprueba si en total se han superado las 8 horas. En los viajes de varios días, para el día de ida y el de vuelta siempre se concede una dieta de manutención de 14 €. Esta se concede incluso si en el día de ida o de vuelta el empresario no ha estado ausente más de 8 horas de su vivienda y de su primer centro de actividad. En los días naturales en los que el empresario esté 24 horas ausente de su vivienda y de su primer centro de actividad se le conceden 28 € por día natural.
Caso práctico 1:
Un empresario se reúne el lunes 7.2. con sus socios comerciales para una negociación contractual. Para ello sale el domingo a las 17:00 de su vivienda y regresa a esta el jueves a las 12:30. De ello resultan las siguientes dietas de manutención:
Ausencia
Dieta EUR
Domingo, ausencia 7 horas (día de ida)
14
Lunes, ausencia 24 horas
28
Martes, ausencia 24 horas
28
Miércoles, ausencia 24 horas
28
Jueves, ausencia 12,5 horas
14
Total gastos adicionales de manutención
112
Requisitos para la deducción del IVA soportado en los gastos reales
Dado que el empresario no tiene derecho a la deducción del IVA soportado en las dietas a tanto alzado (sentencia del BFH de 7.7.2005, V R 4/03), sí existe en cambio la posibilidad de hacer valer la deducción del IVA soportado a partir de los gastos reales durante el viaje de negocios (Abschn. 15.6. Abs. 1 UStAE). Sin embargo, es requisito una factura conforme a derecho, en la que el IVA figure desglosado por separado. Además, en la factura debe figurar el empresario como destinatario de la prestación o, en el caso de una sociedad personalista o de capital, el nombre de la sociedad. Pues en los supuestos de sociedad personalista o de capital únicamente esta tiene derecho a la deducción del IVA soportado. Es importante tener en cuenta que en las facturas de cuantía reducida hasta 250 € (§ 33 UStDV) puede prescindirse de la indicación del empresario o de la sociedad.
Caso práctico 2:
Un empresario realiza un viaje de negocios de dos días de Colonia a Múnich. Para su propia manutención el empresario ha gastado 166,60 EUR (140 EUR + 26,60 EUR de IVA). Los gastos de manutención puede acreditarlos mediante diversas facturas de cuantía reducida que ha pagado en efectivo. Ha pernoctado en Múnich por 122 EUR. El desayuno figura por separado y está incluido en el precio del alojamiento por 15 EUR. Los gastos de hotel los ha pagado el empresario con la tarjeta de débito de su cuenta empresarial. El empresario puede hacer valer los siguientes importes como gastos de explotación:
1. Gastos deducibles
Dieta de manutención de 14 € x 2
28,00 €
Gastos de alojamiento (122 € – 15 € – 7 €)
100,00 €
Total
128,00 €
2. IVA soportado deducible
IVA soportado de la factura de alojamiento sin desayuno
7,00 €
IVA soportado del desayuno del hotel (15 € x 19/119)
2,39 €
IVA soportado de los demás gastos reales de manutención
26,60 €
IVA soportado total
35,99 €
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Son los gastos reales de manutención en viajes de negocios deducibles como gastos de explotación?
No, en las actividades fuera del lugar habitual de trabajo, los gastos reales de manutención no pueden deducirse como reductores del beneficio. En su lugar, solo son deducibles como gastos de explotación las dietas legales de manutención conforme al § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG en relación con el § 9 Abs. 4a S. 3 EStG.
¿A cuánto ascienden las dietas nacionales de manutención en 2024?
En ausencias de más de 8 horas del domicilio y del primer centro de trabajo se pueden computar 14 € por día natural. En ausencias de 24 horas son 28 € por día. Para los días de llegada y salida en viajes de varios días se conceden 14 € a tanto alzado, con independencia de la duración de la ausencia.
¿Es posible deducir el IVA soportado a partir de la dieta de manutención (Verpflegungspauschale)?
No, a partir de la propia dieta de manutención no es posible deducir el IVA soportado (sentencia del BFH de 7.7.2005, V R 4/03). No obstante, los empresarios con derecho a deducción pueden hacer valer el IVA soportado a partir de las facturas reales de manutención, incluso cuando dichos gastos no sean deducibles como gasto de explotación a efectos del impuesto sobre la renta (apdo. 15.6 Abs. 1 UStAE).
¿Qué requisitos debe cumplir la factura para deducir el IVA soportado en gastos de manutención?
Se exige una factura formalmente correcta con el IVA desglosado y la indicación del empresario o de la sociedad como destinatario de la prestación. En sociedades personalistas o de capital, solo la propia sociedad tiene derecho a la deducción del IVA soportado. En facturas de importe reducido hasta 250 € (§ 33 UStDV) no es necesario indicar al destinatario de la prestación.
¿Cómo se tratan varias actividades externas en un mismo día en relación con la dieta de manutención?
En caso de varias actividades externas durante un mismo día natural, los tiempos de ausencia individuales se suman. Para la concesión de la dieta de 14 €, lo determinante es si la suma de las ausencias supera el límite de 8 horas.