Elena ya está aquí y promete ahorros considerables. Lógicamente, un tema para Impulse, la revista para empresarios, en diciembre de 2010. El hecho es: "Cada mes, los empresarios deben enviar los datos salariales de sus empleados a un centro de almacenamiento central en Wurzburgo, incluidos los datos sobre el sueldo y el importe de las cotizaciones sociales. Cuando un ciudadano solicite una ayuda a la vivienda, prestación por desempleo o prestación parental, la autoridad competente podrá consultar directamente los datos necesarios. Los empresarios ya no tendrán que emitir certificados en papel y reducirán su carga burocrática. Esa es la teoría. En la práctica, tras las protestas de las autoridades de protección de datos, los organismos públicos no podrán utilizar la información recopilada hasta 2014, en lugar de 2012 como estaba previsto. 'Pero los empresarios deben seguir notificando los datos', señala Pablo Mentzinis, director del área Public Sector en la asociación alemana de tecnologías de la información y telecomunicaciones, Bitkom. Para los empresarios eso significa: durante tres años más deberán cumplimentar tanto los justificantes en papel como transmitir mensualmente los datos de Elena." Respecto a la carga de transmisión, Katharina Kolhep, responsable de nuestro departamento de contabilidad y contabilidad financiera, advierte en el artículo: «Si el empresario transmite datos incorrectos, puede ocurrir que se abonen erróneamente al trabajador prestaciones por enfermedad o por desempleo», pues como se indica: "Mientras el número de empleados sea reducido, no es estrictamente necesario contratar a un Steuerberater para la gestión de nóminas. La introducción manual de datos por internet es muy laboriosa y se producen fácilmente errores de tecleo. Los datos no se guardan en el formulario, sino que deben introducirse de nuevo cada mes." Y aún no está claro quién responde de los errores: "Quién responde por los datos erróneos aún no ha sido aclarado de forma definitiva. En cualquier caso, resulta incómodo para el trabajador afectado." Estaremos encantados de comentar Elena con usted y de hacer que la cuestión de la responsabilidad sea, en el mejor de los casos, una cuestión irrelevante para usted. Como introducción se recomienda el artículo adjunto, que también puede consultar aquí en la página web de Impulse. [wpfilebase tag=file id=18 /]
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Qué es ELENA (certificado electrónico de retribuciones)?
ELENA era un procedimiento por el cual los empleadores debían transmitir mensualmente los datos salariales de sus empleados a un centro central de almacenamiento en Würzburg. Las autoridades podrían consultar directamente estos datos al tramitar solicitudes de subsidio de vivienda, prestación por desempleo o prestación parental, eliminando así los certificados en papel. El objetivo era reducir la carga burocrática para las empresas.
¿Qué datos debían comunicar los empleadores en el procedimiento ELENA?
Los empleadores debían transmitir mensualmente los datos retributivos de sus empleados, incluyendo información sobre el salario y la cuantía de las cotizaciones sociales. La comunicación se efectuaba por vía electrónica a un organismo central de almacenamiento. Paralelamente, había que seguir cumplimentando justificantes en papel mientras las autoridades aún no estuvieran facultadas para consultar los datos.
¿Qué riesgos existen en caso de notificaciones ELENA erróneas por parte del empleador?
Si el empleador transmite datos incorrectos, puede ocurrir que el subsidio por enfermedad o por desempleo se abone al trabajador por un importe equivocado. Especialmente con la introducción manual de datos por internet son probables los errores tipográficos, ya que los datos no se guardan en el formulario, sino que deben introducirse de nuevo cada mes. Además, la cuestión de la responsabilidad por datos erróneos no estaba aclarada de forma concluyente.
¿Por qué ELENA supuso al principio más trabajo que alivio para los empleadores?
Tras las protestas de los defensores de la protección de datos, el uso de los datos por parte de las autoridades se aplazó de 2012 a 2014. No obstante, los empleadores tuvieron que seguir transmitiendo mensualmente los datos ELENA. Durante varios años se generó así un trabajo duplicado: hubo que emitir tanto certificados en papel como notificaciones electrónicas.
¿Cuándo conviene delegar la contabilidad salarial para ELENA a un Steuerberater (asesor fiscal colegiado en Alemania)?
Con un número elevado de empleados, la delegación a un Steuerberater resulta rentable, ya que la introducción manual de datos es muy laboriosa y propensa a errores. Dado que los datos no se almacenaban en el formulario y debían reintroducirse cada mes, el riesgo de error aumenta con el número de trabajadores. Un prestador profesional minimiza tanto la carga de trabajo como el riesgo de responsabilidad en caso de transmisiones erróneas.