«Todo cambio genera miedo. Y la mejor forma de combatirlo es mejorando el conocimiento.» – Ihno Schneevoigt
Los cambios en la vida, ya sean de carácter privado o profesional, son naturales. Simplemente forman parte del fluir de la vida.
Los procesos cotidianos de cualquier tipo los tenemos bajo control de forma rutinaria. Sabemos qué información es importante y en qué carpeta encontrarla. Conocemos al interlocutor adecuado para cada asunto privado y empresarial.
¿Por qué debería crear una carpeta de emergencia?
A veces las circunstancias de la vida cambian de un día para otro. En el mejor de los casos, antes de un cambio grave debería existir ya una protección básica. Esta podría garantizar un desarrollo prácticamente sin contratiempos de las «cosas cotidianas» en el ámbito privado y empresarial.
Cuentas bancarias, contraseñas, seguros de pensión, testamento, poderes preventivos, cajas de seguridad o también su historial médico, datos de contacto de sus médicos, seguros complementarios, etcétera: todos estos datos los conoce usted.
Otros documentos importantes se encuentran archivados en carpetas debidamente etiquetadas.
Pero ¿qué ocurre si usted —de forma imprevista y no planificada— queda incapacitado?
¿Quién conoce entonces su sistema de archivo?
¿Quién encuentra al instante la combinación numérica de la cuenta online o tan solo la llave del coche de empresa? ¿Quién puede realizar transferencias desde la cuenta empresarial o efectuar pagos? ¿Existe un poder bancario? ¿Quién puede firmar contratos?
¿Quién está en condiciones de tomar con rapidez decisiones de carácter privado o empresarial?
¿Qué debe incluir una carpeta de emergencia?
A esta pregunta no existe, por naturaleza, una respuesta universal.
El planteamiento depende de la situación individual de cada persona, es decir, de si se trata de un particular, un empresario individual, un comerciante o también el administrador de una GmbH.
Cuanta más responsabilidad exista —especialmente en lo relativo a la dirección de la empresa—, más detalles deben tenerse en cuenta para que sea posible una continuidad segura y solvente de la empresa en todos los ámbitos.
Una posible estructura de la carpeta
- Datos personales
- Anote en primer lugar los datos de contacto más importantes:
- Familia
- Médico
- Rechtsanwalt (abogado colegiado en Alemania)
- Steuerberater (asesor fiscal colegiado en Alemania) …
- Personas de contacto en caso de emergencia
- Sus deseos y preferencias
- Copia de su documento de identidad
- Poderes otorgados
- Patrimonio
- Resumen de todas las cuentas bancarias
- Cuenta corriente, cuenta a la vista, cuenta de ahorros, depósito de valores
- Acceso a cajas de seguridad bancarias
- Patrimonio inmobiliario
- Copias de los asientos registrales
- Inquilinos
- Préstamos
- Prestaciones en caso de enfermedad o fallecimiento
- Copias de la pensión legal, así como de seguros privados de accidente y de vida, seguros de pensión y, en su caso, seguros complementarios
- A tener en cuenta: en caso de notificación de siniestros, actuar sin demora para no incumplir plazos importantes
- Disposiciones y poderes
- Testamento
- Voluntades anticipadas
- Poderes preventivos
- Poderes de tutela y
- Poderes bancarios
- Es importante la forma y la claridad de los poderes, para que los bancos y aseguradoras los acepten directamente sin objeciones. Por favor, haga revisar previamente los documentos por el banco o la aseguradora
- Historial médico
- Datos del médico de cabecera/médicos especialistas
- Enfermedades/operaciones/ayudas técnicas/implantes
- Medicación permanente/plan de medicación
- Intolerancias/alergias importantes
- Tarjeta de donante de órganos
- Empresa propia
Para empresarios o profesionales liberales es importante reunir nombres, información interna y documentos, así como aclarar las siguientes cuestiones:
- ¿Qué empleados deben tomar decisiones en su ausencia?
- ¿Quién conoce el plan de gestión de emergencias?
- ¿Quién tiene qué poderes? ¿De qué tipo?
- ¿Pueden localizarse todas las contraseñas o llaves importantes?
- ¿Quién es responsable de los proyectos en curso, quién es corresponsable junto al jefe de equipo?
- ¿Pueden identificarse y cumplirse las citas firmemente concertadas?
- ¿Existe un organigrama de su empresa?
- ¿Quién conoce las contraseñas (PIN/TAN/etc.)?
¿Dónde debería conservar la carpeta de emergencia?
Reflexione sobre un buen lugar de conservación donde la carpeta no sea accesible para cualquiera, pero pueda encontrarse rápidamente en caso de necesidad. Una persona de confianza debería conocer el lugar donde se guarda; asimismo, debería saber a quién debe entregarla y en qué situaciones puede utilizarse. En muchos casos se involucra a Rechtsanwälte o Steuerberater.
¿Qué apoyo recibe de su Steuerberater?
Por un lado, le ayudamos a crear su propia carpeta de emergencia.
Por otro lado, estamos a su disposición para todas las reflexiones relacionadas con este tema, así como para su puesta en práctica.
Su equipo de Steffen & Partner, Sr. Dipl.-Kfm. Ingolf Ersel, Steuerberater
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Para qué sirve una carpeta de emergencia?
Una carpeta de emergencia garantiza que, en caso de imprevistos (enfermedad, accidente, fallecimiento), los procesos privados y empresariales importantes puedan continuar. Reúne en un solo lugar toda la información relevante, como datos bancarios, contraseñas, poderes y personas de contacto. Así, familiares o apoderados pueden actuar con rapidez.
¿Qué contenidos debe incluir una carpeta de emergencia?
Los elementos habituales son los datos personales y contactos, un resumen patrimonial con cuentas bancarias e inmuebles, la documentación de seguros, las disposiciones y poderes (testamento, voluntades anticipadas, poderes preventivos y bancarios), el historial médico, así como información empresarial. El alcance concreto depende de la situación individual, por ejemplo, si se trata de un particular o de un empresario.
¿Qué deben regular adicionalmente los empresarios en la carpeta de emergencia?
Los empresarios y profesionales autónomos deben definir qué empleados tienen poder de decisión en su ausencia, quién dispone de qué poderes y quién es responsable de los proyectos en curso. También son esenciales un organigrama, la localización de contraseñas, PIN y llaves, así como un plan de gestión de emergencias documentado. Así, la empresa mantiene su capacidad de actuación incluso ante la ausencia de la persona directiva.
¿Qué se debe tener en cuenta en los poderes incluidos en la carpeta de emergencia?
Los poderes deben estar redactados de forma jurídicamente correcta y con un contenido claro, para que los bancos y aseguradoras los acepten sin objeciones. Se recomienda que la respectiva entidad bancaria o aseguradora revise los documentos previamente. Entre ellos se incluyen, en particular, los poderes preventivos, de tutela y bancarios.
¿Dónde debe guardarse la carpeta de emergencia?
La carpeta debe guardarse en un lugar seguro, no accesible al público, pero fácil de localizar en caso de emergencia. Al menos una persona de confianza debe conocer el lugar de custodia y saber cuándo y a quién puede entregarse la carpeta. Con frecuencia también participan Rechtsanwälte (abogados colegiados en Alemania) o Steuerberater (asesores fiscales colegiados en Alemania).