En caso de incumplimiento de las obligaciones de archivo y documentación, cabe esperar la imposición de una multa. Por ejemplo, si una factura recibida por correo electrónico se imprime y se procesa únicamente como justificante en papel, se considera una infracción. Además, puede verse comprometida la deducción del IVA soportado si no se cumplen los requisitos básicos.
Actualizado: noviembre de 2012
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Preguntas relacionadas
Ist eine digitale Signatur bei elektronischen Rechnungen noch erforderlich?
Seit dem 01.07.2011 ist eine digitale Signatur für elektronische Rechnungen nicht mehr zwingend erforderlich. Rechnungen dürfen als PDF-Datei oder per E-Mail ohne elektronische Signatur versandt werden. Es müssen jedoch andere Anforderungen erfüllt sein, um den Vorsteuerabzug zu sichern.
Welche Voraussetzungen müssen elektronische Rechnungen für den Vorsteuerabzug erfüllen?
Die Echtheit der Herkunft (Identität des Rechnungsausstellers), die Unversehrtheit des Inhalts (unveränderte Pflichtangaben) und die Lesbarkeit der Rechnung müssen sichergestellt sein. Zudem verlangt die Finanzverwaltung ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Diese Anforderungen gelten gleichermaßen für Papier- und elektronische Rechnungen.
Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?
Elektronische Rechnungen müssen dokumentiert, elektronisch gespeichert und vor Vernichtung geschützt werden. Die Speicherung muss auf einem Datenträger erfolgen, der keine nachträglichen Änderungen zulässt. Eingang, Konvertierung, Verarbeitung und Archivierung sind zu protokollieren, und die Datei muss bei einer Betriebsprüfung jederzeit aufrufbar sein.
Reicht ein Papierausdruck einer per E-Mail erhaltenen Rechnung aus?
Nein, der bloße Papierausdruck einer elektronischen Rechnung reicht nicht aus. Auch der Verbleib der Datei im E-Mail-Account ist unzureichend. Die Rechnung muss elektronisch und revisionssicher archiviert werden, andernfalls droht ein Bußgeld.