A continuación se exponen los requisitos básicos para la deducción del IVA soportado, así como las multas que pueden imponerse en caso de incumplimiento de los requisitos adicionales de la Administración tributaria. Desde el 01/07/2011, la firma digital ya no es obligatoria en las facturas electrónicas. Las facturas pueden enviarse como archivo PDF o por correo electrónico sin firma electrónica. No obstante, para asegurar la deducción del IVA soportado deben cumplirse los siguientes requisitos adicionales (además de los requisitos básicos*), también en el caso de facturas en papel: el origen de la factura debe ser auténtico (= «identidad del emisor de la factura») Y debe garantizarse la integridad del contenido de la factura (= «datos obligatorios de la factura inalterados») Y debe asegurarse la legibilidad de la factura (= «a simple vista»). La Administración tributaria exige, con carácter general, un procedimiento de control interno en la empresa. Hasta aquí, todo bien. Pero ¿qué debe entenderse por ello? Lamentablemente, todavía no existen indicaciones oficiales al respecto. *= el destinatario debe comprobar si la factura contiene todos los datos legalmente exigidos y si la factura es procedente y matemáticamente correcta. En los últimos tiempos, numerosos mandantes nos han preguntado con frecuencia cómo es exactamente este sistema de control y cómo puede garantizarse su correcta aplicación. ¿Qué debe hacer concretamente el contribuyente? Hemos consultado a la oficina tributaria (Finanzamt) de Borken y hemos recibido la siguiente información, que resumimos a continuación (téngase en cuenta que se trata de una información no vinculante que no garantiza seguridad jurídica): la oficina tributaria de Borken trató en su última reunión de servicio el asunto de las facturas electrónicas y concluyó que las firmas electrónicas ya no son necesarias; en principio, también la oficina tributaria de Borken acepta las facturas electrónicas. No obstante, para que la oficina tributaria reconozca las facturas electrónicas deben cumplirse los siguientes requisitos: la factura debe documentarse, archivarse electrónicamente y protegerse frente a su destrucción —ni las impresiones en papel ni el mero hecho de mantener el archivo en la cuenta de correo electrónico son suficientes— (deben registrarse la entrada de la factura, su conversión y su posterior tratamiento y archivo). No debe ser posible introducir modificaciones en el archivo (es decir, la factura debe almacenarse en un soporte de datos que ya no permita modificaciones). El archivo con la factura debe conservarse de modo que se excluya su pérdida. No debe ser posible modificar el archivo. El archivo debe poder consultarse cuando el inspector de Hacienda quiera examinarlo. El destinatario debe asegurarse de que los sistemas de transmisión, archivo y conversión cumplan los principios de una contabilidad ordenada (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, GoB). ¿Qué consecuencias se derivan si el contribuyente no cumple los requisitos de la oficina tributaria? Para asegurar la deducción del IVA soportado deben cumplirse los requisitos básicos que también se aplican a las facturas en papel. Si no se cumplen los requisitos adicionales relativos a las facturas electrónicas —por ejemplo, si una factura electrónica recibida por correo electrónico simplemente se imprime y se procesa como justificante en papel, en contra de los requisitos antes indicados—, cabe esperar la imposición de una multa.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Sigue siendo necesaria una firma digital en las facturas electrónicas?
Desde el 01/07/2011, la firma digital ya no es obligatoria para las facturas electrónicas. Las facturas pueden enviarse como archivo PDF o por correo electrónico sin firma electrónica. No obstante, deben cumplirse otros requisitos para asegurar la deducción del IVA soportado.
¿Qué requisitos deben cumplir las facturas electrónicas para la deducción del IVA soportado?
Deben garantizarse la autenticidad del origen (identidad del emisor de la factura), la integridad del contenido (datos obligatorios inalterados) y la legibilidad de la factura. Además, la Administración tributaria exige un procedimiento de control interno. Estos requisitos se aplican por igual a las facturas en papel y a las electrónicas.
¿Cómo deben archivarse las facturas electrónicas?
Las facturas electrónicas deben documentarse, almacenarse electrónicamente y protegerse contra su destrucción. El almacenamiento debe realizarse en un soporte de datos que no permita modificaciones posteriores. La recepción, conversión, procesamiento y archivo deben registrarse, y el archivo debe poder consultarse en todo momento durante una inspección fiscal.
¿Es suficiente con imprimir en papel una factura recibida por correo electrónico?
No, la mera impresión en papel de una factura electrónica no es suficiente. Tampoco basta con conservar el archivo en la cuenta de correo electrónico. La factura debe archivarse de forma electrónica y a prueba de manipulaciones; de lo contrario, se expone a una sanción económica.
¿Qué consecuencias se derivan del incumplimiento de los requisitos relativos a las facturas electrónicas?
En caso de incumplimiento de las obligaciones de archivo y documentación, cabe esperar la imposición de una multa. Por ejemplo, si una factura recibida por correo electrónico se imprime y se procesa únicamente como justificante en papel, se considera una infracción. Además, puede verse comprometida la deducción del IVA soportado si no se cumplen los requisitos básicos.
¿Deben los sistemas de transmisión y archivo cumplir determinados estándares?
Sí, el destinatario debe garantizar que los sistemas de transmisión, archivo y conversión cumplan los principios de contabilidad ordenada (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, GoB). No deben ser posibles modificaciones posteriores en el archivo de la factura, y debe descartarse cualquier pérdida del mismo.