No, la mera impresión en papel de una factura electrónica no es suficiente. Tampoco basta con conservar el archivo en la cuenta de correo electrónico. La factura debe archivarse de forma electrónica y a prueba de manipulaciones; de lo contrario, se expone a una sanción económica.
Actualizado: noviembre de 2012
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Preguntas relacionadas
Ist eine digitale Signatur bei elektronischen Rechnungen noch erforderlich?
Seit dem 01.07.2011 ist eine digitale Signatur für elektronische Rechnungen nicht mehr zwingend erforderlich. Rechnungen dürfen als PDF-Datei oder per E-Mail ohne elektronische Signatur versandt werden. Es müssen jedoch andere Anforderungen erfüllt sein, um den Vorsteuerabzug zu sichern.
Welche Voraussetzungen müssen elektronische Rechnungen für den Vorsteuerabzug erfüllen?
Die Echtheit der Herkunft (Identität des Rechnungsausstellers), die Unversehrtheit des Inhalts (unveränderte Pflichtangaben) und die Lesbarkeit der Rechnung müssen sichergestellt sein. Zudem verlangt die Finanzverwaltung ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Diese Anforderungen gelten gleichermaßen für Papier- und elektronische Rechnungen.
Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?
Elektronische Rechnungen müssen dokumentiert, elektronisch gespeichert und vor Vernichtung geschützt werden. Die Speicherung muss auf einem Datenträger erfolgen, der keine nachträglichen Änderungen zulässt. Eingang, Konvertierung, Verarbeitung und Archivierung sind zu protokollieren, und die Datei muss bei einer Betriebsprüfung jederzeit aufrufbar sein.
Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung der Anforderungen an elektronische Rechnungen?
Bei Verstößen gegen die Archivierungs- und Dokumentationspflichten ist mit einem Bußgeld zu rechnen. Wird beispielsweise eine per E-Mail erhaltene Rechnung nur ausgedruckt und als Papierbeleg verarbeitet, gilt dies als Verstoß. Zudem kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein, wenn die Grundvoraussetzungen nicht eingehalten werden.