Aanwijzing
Met het nieuwe elektronische factuurformaat worden de eerste voorwaarden geschapen voor een meldsysteem van elektronische facturen aan de Duitse belastingdiensten. Hierdoor kan een controle van de facturen in real time plaatsvinden en btw-fraude doeltreffender worden bestreden. Wanneer dit systeem precies wordt ingevoerd, is op dit moment nog onduidelijk. Blijft het bij de huidige planning, dan zal voor ondernemingen het jaar 2024 in het teken staan van de voorbereiding op de nieuwe factuurstandaarden vanaf 2025. Op termijn zullen waarschijnlijk omvangrijke aanpassingen in de bedrijfssoftware (bijv. in ERP-systemen) noodzakelijk worden.
Over de elektronische factuur
Nadat de Europese Commissie op 08-12-2022 haar richtlijnvoorstel voor het VIDA-initiatief (btw in het digitale tijdperk) heeft gepresenteerd, wil de Duitse wetgever nu reeds vooraf de noodzakelijke randvoorwaarden scheppen. Doel van het Europese VIDA-initiatief is het creëren van verdere vereenvoudigingen voor grensoverschrijdend opererende ondernemingen en het sneller een halt toeroepen aan mogelijke btw-fraude.
Om dit te bereiken worden vooral wijzigingen doorgevoerd in de facturatie en de samenvattende opgaaf, zodat voor binnen de EU grensoverschrijdend opererende ondernemers aanvullende registratie- en aangifteverplichtingen in andere lidstaten volledig komen te vervallen. In de toekomst kunnen ondernemers alle aangiften in hun vestigingsstaat indienen. Want ondanks de invoering van de OSS-regeling bestaat voor sommige ondernemers nog een btw-registratieplicht in het buitenland (bijv. bij voorraden in het buitenland of leveringen aan andere ondernemers). Bovendien moeten ter waarborging van de btw-inkomsten de samenvattende opgaven sneller en digitaler worden gecontroleerd, doordat in het rechtsverkeer tussen ondernemers vooral elektronische facturen dienen te worden gebruikt.
De inwerkingtreding van het EU-initiatief wordt verwacht begin 2028. De Duitse wetgever wil echter met de invoering van de verplichte elektronische facturatie in het kader van het Wachstumschancengesetz al op de voorwaarden van dit initiatief vooruitlopen.
Wij wijzen erop dat het om een lopend wetgevingstraject gaat en wij daarom uitgaan van de momenteel door de Bundestag (17-11-2023) aangenomen rechtsstand.
Elektronische facturen en overige facturen
Vanaf 2025 zal eerst onderscheid worden gemaakt tussen een elektronische factuur (eRechnung genoemd) en overige facturen.
Een eRechnung is een factuur (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG-E) die in een gestructureerd elektronisch formaat wordt opgesteld en zowel digitaal kan worden ontvangen als verwerkt/uitgelezen. Een gestructureerd elektronisch factuurformaat ligt voor wanneer het overeenkomt met de Europese norm voor elektronische facturatie en met de bijbehorende syntaxlijst overeenkomstig RL 2014/55/EU.
In afwijking van deze voorwaarden kunnen factuuropsteller en factuurontvanger zich echter ook op een eigen elektronisch factuurformaat verenigen (bijv. via EDI-procedures uitgestelde facturen). Belangrijk is alleen dat uit deze elektronische factuur alle vereiste gegevens conform het UStG (§ 14 Abs. 4 UStG) in een met de Europese norm overeenkomend formaat kunnen worden geëxtraheerd (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG-E).
Verdere factuurformaten die voldoen aan de bovengenoemde eisen van de EU-norm zijn genoemd in een eerste BMF-schrijven over de elektronische factureringsplicht (BMF-schrijven van 2-10-2023: Wachstumschancengesetz – invoering van de verplichte elektronische factuur). Of daarnaast ook andere factuurformaten aan de normen voldoen, dient na aanname van de wet te worden verduidelijkt.
Een overige factuur vormen volgens de nieuwe voorschriften alle andere factuurformaten die niet aan die van een eRechnung voldoen. Dus bijvoorbeeld papieren facturen en elektronische facturen in een ander formaat.
Een factuur die per e-mail in pdf-formaat is verstuurd, geldt vanaf 2025 dus niet meer als elektronische factuur.
Wie is verplicht tot het opstellen van elektronische facturen?
In beginsel is een ondernemer bij alle leveringen en overige prestaties gerechtigd een factuur op te stellen en bij prestaties aan andere ondernemers verplicht, wanneer de omzet niet conform § 4 Nr. 8-29 UStG is vrijgesteld. De verplichting om een elektronische factuur op te stellen betreft daarbij uitsluitend prestaties tussen twee ondernemers (B2B). Daarnaast moeten zowel de presterende ondernemer als de prestatieafnemer in het binnenland resp. het gebied volgens § 1 Abs. 3 UStG zijn gevestigd. Dat wil zeggen de zetel, de bedrijfsleiding of een (bij de betreffende omzet betrokken) vaste inrichting in het binnenland; bestaat geen zetel, dan volstaan ook woonplaats of gewoonlijk verblijf in het binnenland (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-E).
Tot het opstellen van een elektronische factuur zijn in de toekomst dus ook verhuurders verplicht die voor btw-belaste verhuur aan ondernemers hebben geopteerd (§ 9 UStG).
Overgangsregelingen en verplichting tot elektronische facturatie
Uitgangspunt van het wetsvoorstel is weliswaar de verplichting tot elektronische facturatie vanaf 01-01-2025. Vanwege de hoge implementatielast zijn er echter overgangsregelingen (§ 27 Abs. 39 UStG-E) toegestaan. Deze zien er op de tijdlijn als volgt uit:
Vanaf 01-01-2025 tot 31-12-2026:
- Papieren facturen voor B2B-omzetten toegestaan (mits de factuurontvanger instemt)
- Elektronische facturen die niet aan de EU-norm voldoen, zijn toegestaan (mits de factuurontvanger instemt)
Van 01-01- t/m 31-12-2027:
- Papieren facturen voor B2B-omzetten toegestaan (mits de factuurontvanger instemt en de jaaromzet van de factuuropsteller in 2026 maximaal 800.000 EUR bedraagt)
- Elektronische facturen die niet aan de EU-norm voldoen, zijn toegestaan (mits de factuurontvanger instemt en de jaaromzet van de factuuropsteller in 2026 maximaal 800.000 EUR bedraagt)
Vanaf 01-01-2028 moeten de nieuwe eisen aan de elektronische factuur en de verzending ervan dwingend worden nageleefd.
Maatregelen aan de zijde van de factuurontvanger
Aangezien de elektronische factureringsplicht, met uitzondering van de overgangsregelingen, vanaf 01-01-2025 geldt en het ontvangen van elektronische facturen geen instemming vereist, moeten factuurontvangers in een B2B-transactie reeds vanaf 2025 in staat zijn dergelijke eRechnungen volgens de nieuwe voorschriften te ontvangen en te verwerken. Ter voorkoming van misverstanden hoeft de factuurontvanger zijn instemming zoals hierboven genoemd alleen te geven wanneer de factuur juist niet voldoet aan de voorschriften van de EU-norm voor elektronische facturen.
Uitzonderingen: kleinebedragfacturen en vervoersbewijzen
Een elektronische factuur is volgens de huidige rechtsstand niet verplicht bij kleinebedragfacturen (tot 250 EUR bruto conform § 33 UStDV) en vervoersbewijzen (§ 34 UStDV). Daarom kan hier nog steeds een overige factuur (papieren factuur, elektronische facturen die niet aan de voorschriften voldoen) worden opgesteld.
Vooruitblik
Reeds nu wordt zowel met betrekking tot de elektronische factureringsplicht als vanwege het VIDA-initiatief van de Europese Commissie gesproken over verlengde overgangstermijnen of een latere inwerkingtreding. Niettemin is alle ondernemers die tot dusver geen programma voor elektronische facturatie en het uitlezen daarvan hebben, aan te raden zich nu met passende maatregelen bezig te houden. Want zoals reeds beschreven is in beginsel voorzien dat alle ondernemers in het binnenland vanaf 2025 een elektronische factuur bij een B2B-transactie ten minste moeten kunnen ontvangen en verwerken (bijv. ook artsen en verhuurders). Wanneer nu al de eerste stappen worden gezet, vergemakkelijkt dit later een tijdige implementatie binnen de overgangsregelingen.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Wat geldt vanaf 2025 als elektronische factuur in de zin van het UStG?
Een elektronische factuur (eRechnung) is vanaf 2025 uitsluitend een factuur in een gestructureerd elektronisch formaat dat voldoet aan de Europese norm EN 16931 en de syntaxen van richtlijn 2014/55/EU, en die digitaal kan worden ontvangen en machinaal verwerkt. Ook eigen formaten (bijv. EDI) zijn toegestaan, mits de verplichte gegevens kunnen worden geëxtraheerd naar een EU-normconform formaat. Een per e-mail verzonden pdf-factuur geldt daarmee niet langer als elektronische factuur, maar als overige factuur.
Wie is verplicht een elektronische factuur uit te reiken?
De eRechnung is alleen verplicht bij prestaties tussen twee ondernemers (B2B), wanneer zowel de presterende ondernemer als de afnemer in het binnenland of in het gebied volgens § 1 Abs. 3 UStG zijn gevestigd. Vestiging vereist een zetel, bedrijfsleiding of een bij de omzet betrokken vaste inrichting in het binnenland; subsidiair volstaan woonplaats of gewone verblijfplaats. Ook verhuurders die op grond van § 9 UStG voor btw-plicht hebben geopteerd, vallen hieronder.
Welke overgangsregelingen gelden voor de eRechnung-plicht tot 2028?
Van 01-01-2025 tot en met 31-12-2026 mogen met instemming van de ontvanger nog steeds papieren facturen en elektronische facturen in niet EU-conforme formaten voor B2B-omzetten worden uitgereikt. In 2027 is dit alleen nog mogelijk wanneer de factuuruitsteller in 2026 een jaaromzet van maximaal 800.000 EUR had. Vanaf 01-01-2028 moeten de nieuwe eisen dwingend worden nageleefd.
Moeten ontvangers van facturen vanaf 2025 eFacturen kunnen ontvangen?
Ja. Aangezien de ontvangst van elektronische facturen geen instemming van de ontvanger vereist, moeten alle binnenlandse ondernemers in het B2B-segment vanaf 01-01-2025 technisch in staat zijn normconforme eFacturen te ontvangen en te verwerken. Dit geldt ook voor artsen en opterende verhuurders. Instemming van de ontvanger is alleen nog vereist wanneer de factuur niet voldoet aan de EU-norm.
Voor welke facturen geldt de e-factureringsplicht niet?
Uitgezonderd van de verplichting tot elektronische facturering zijn kleine facturen tot 250 EUR bruto (§ 33 UStDV) en vervoerbewijzen (§ 34 UStDV). In deze gevallen mogen nog steeds andere facturen, zoals papieren facturen of elektronische facturen in niet-normconforme formaten, worden uitgereikt. Eveneens niet onder de plicht vallen B2C-omzetten en op grond van § 4 Nr. 8-29 UStG vrijgestelde prestaties.