ELENA est en place et doit générer des économies substantielles. Un sujet tout indiqué pour Impulse, le magazine des entrepreneurs, en décembre 2010. Voici les faits : « Chaque mois, les employeurs doivent transmettre les données de rémunération de leurs salariés à un organisme central de stockage situé à Würzburg, notamment les indications relatives au salaire et au montant des cotisations sociales. Lorsqu'un citoyen dépose une demande d'allocation logement, d'allocation chômage ou d'allocation parentale, l'administration compétente doit pouvoir, à l'avenir, consulter directement les données nécessaires. Les entrepreneurs n'auront plus à délivrer d'attestations papier et verront leurs charges administratives diminuer. Voilà pour la théorie. En pratique, à la suite des protestations des autorités de protection des données, les administrations ne pourront exploiter les informations collectées qu'à partir de 2014, et non en 2012 comme initialement prévu. „Les employeurs doivent cependant continuer à les déclarer“, indique Pablo Mentzinis, responsable du secteur public à la fédération de l'information et des télécommunications Bitkom. Pour les employeurs, cela signifie : durant trois années encore, ils devront à la fois remplir des justificatifs papier et transmettre chaque mois les données ELENA. » Au sujet de la charge liée à la transmission, Katharina Kolhep, responsable de notre département comptabilité et comptabilité financière, met en garde dans l'article : « Si l'employeur transmet des informations erronées, l'indemnité maladie ou l'allocation chômage versée au salarié peut, le cas échéant, être incorrecte. » L'article poursuit : « Tant que le nombre de salariés reste limité, il n'est pas indispensable de confier la paie à un Steuerberater. La saisie manuelle des données sur Internet est très chronophage et les fautes de frappe sont fréquentes. En effet, les données ne sont pas enregistrées dans le formulaire et doivent être ressaisies chaque mois. » Reste à clarifier qui répond des erreurs : « La question de savoir qui est responsable des informations erronées n'a pas encore été tranchée de manière définitive. Dans tous les cas, la situation est désagréable pour le salarié concerné. » Nous serons heureux d'évoquer ELENA avec vous et de faire en sorte que la question de la responsabilité demeure, au mieux, sans incidence pour vous. Pour commencer, nous vous recommandons l'article ci-joint, également disponible ici sur le site Internet d'Impulse. [wpfilebase tag=file id=18 /]
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'ELENA (justificatif électronique de rémunération) ?
ELENA était une procédure imposant aux employeurs de transmettre mensuellement les données de rémunération de leurs salariés à un centre de stockage central à Würzburg. Les administrations devaient pouvoir consulter directement ces données lors des demandes d'allocation logement, d'allocation chômage ou d'allocation parentale, rendant ainsi superflues les attestations papier. L'objectif était de réduire la charge bureaucratique pour les entreprises.
Quelles données les employeurs devaient-ils déclarer dans le cadre de la procédure ELENA ?
Les employeurs devaient transmettre chaque mois les données salariales de leurs employés, notamment le montant du salaire et celui des cotisations sociales. La déclaration s'effectuait par voie électronique auprès d'un centre de stockage central. Parallèlement, les justificatifs papier devaient toujours être remplis tant que les autorités n'étaient pas encore autorisées à consulter les données.
Quels risques résultent de déclarations ELENA erronées de la part de l'employeur ?
Si l'employeur transmet des données incorrectes, les indemnités maladie ou chômage peuvent être versées au salarié dans un montant erroné. Les fautes de frappe sont particulièrement probables lors de la saisie manuelle en ligne, car les données ne sont pas enregistrées dans le formulaire et doivent être ressaisies chaque mois. De plus, la question de la responsabilité en cas de déclarations erronées n'avait pas été définitivement clarifiée.
Pourquoi ELENA a-t-il d'abord représenté une charge supplémentaire plutôt qu'un allègement pour les employeurs ?
À la suite de protestations des défenseurs de la protection des données, l'utilisation des données par les autorités a été reportée de 2012 à 2014. Les employeurs devaient toutefois continuer à transmettre mensuellement les données ELENA. Il en a résulté un double travail pendant plusieurs années : des attestations papier ainsi que des déclarations électroniques devaient être établies.
Quand est-il judicieux de confier la gestion de la paie pour ELENA à un Steuerberater (conseiller fiscal agréé en Allemagne) ?
Lorsque l'effectif est important, l'externalisation à un Steuerberater est rentable, car la saisie manuelle des données est très chronophage et sujette aux erreurs. Étant donné que les données n'étaient pas enregistrées dans le formulaire et devaient être ressaisies chaque mois, le risque d'erreur augmente avec le nombre de salariés. Un prestataire professionnel réduit à la fois la charge de travail et le risque de responsabilité en cas de transmissions erronées.