« Tout changement engendre de la peur. Et le meilleur moyen de la combattre est d'améliorer ses connaissances. » – Ihno Schneevoigt
Les changements dans la vie, qu'ils soient d'ordre privé ou professionnel, sont naturels. Ils font tout simplement partie du cours de la vie.
Les processus du quotidien, quels qu'ils soient, sont maîtrisés par habitude. Nous savons quelles informations sont importantes et dans quel classeur les trouver. Nous connaissons le bon interlocuteur pour chaque préoccupation privée ou professionnelle.
Pourquoi devriez-vous constituer un classeur d'urgence ?
Parfois, les conditions de vie changent du jour au lendemain. Dans le meilleur des cas, une protection de base devrait avoir été mise en place avant un changement majeur. Celle-ci pourrait alors permettre un déroulement quasi sans accroc des « choses du quotidien » dans la sphère privée et professionnelle.
Comptes bancaires, mots de passe, assurances retraite, testament, procurations préventives, coffres-forts ou encore votre dossier médical, les coordonnées de vos médecins, assurances complémentaires, etc. – toutes ces données vous sont familières.
D'autres documents importants se trouvent dans des classeurs étiquetés et rangés.
Mais qu'en est-il si vous êtes – de manière imprévue et non planifiée – empêché ?
Qui connaît alors votre système de classement ?
Qui trouvera dans l'urgence la combinaison de chiffres du compte en ligne ou même la clé du véhicule de fonction ? Qui pourra effectuer des virements sur le compte professionnel ou des retraits ? Existe-t-il une procuration bancaire ? Qui est autorisé à signer des contrats ?
Qui est en mesure de prendre rapidement des décisions d'ordre privé ou professionnel ?
Que doit contenir un classeur d'urgence ?
Il n'existe naturellement pas de réponse universelle à cette question.
L'approche dépend de la situation individuelle de chacun, c'est-à-dire qu'il s'agisse d'un particulier, d'un entrepreneur individuel, d'un commerçant ou encore d'un gérant de GmbH.
Plus le niveau de responsabilité est élevé – notamment en matière de direction d'entreprise – plus nombreux sont les détails à prendre en compte afin de garantir la poursuite sûre et solvable de l'entreprise dans tous les domaines.
Une structure possible du classeur
- Données personnelles
- Notez d'abord les coordonnées les plus importantes :
- Famille
- Médecin
- Rechtsanwalt (avocat inscrit au barreau en Allemagne)
- Steuerberater (conseiller fiscal agréé en Allemagne) …
- Interlocuteurs en cas d'urgence
- Vos souhaits et préférences
- Copie de votre pièce d'identité
- Procurations délivrées
- Patrimoine
- Vue d'ensemble de toutes les relations bancaires
- Compte courant, compte sur livret, compte d'épargne, dépôt-titres
- Accès aux coffres-forts bancaires
- Patrimoine immobilier
- Copies des extraits du livre foncier
- Locataires
- Prêts
- Prestations en cas de maladie ou de décès
- Copies de la pension légale ainsi que des assurances privées accidents et vie, assurances retraite et, le cas échéant, complémentaires
- À noter : en cas de déclaration de sinistre, agir sans délai afin de ne pas dépasser les délais importants
- Dispositions, procurations
- Testament
- Directives anticipées
- Procurations préventives,
- de tutelle et
- bancaires
- La forme et la clarté des procurations sont essentielles afin que les banques et assureurs les acceptent directement sans contestation. Veuillez faire vérifier les documents au préalable par la banque et/ou l'assurance
- Antécédents médicaux
- Informations sur le médecin traitant / les médecins spécialistes
- Maladies / opérations / aides médicales / implants
- Traitements de longue durée / plan de médication
- Intolérances / allergies importantes
- Carte de donneur d'organes
- Entreprise personnelle
Pour les entrepreneurs ou professions libérales, il est important de réunir les noms, informations internes et documents, et de clarifier certaines questions :
- Quels collaborateurs doivent prendre des décisions en votre absence ?
- Qui connaît la gestion des situations d'urgence ?
- Qui détient quelles procurations ? De quelle nature ?
- Tous les mots de passe ou clés importants sont-ils accessibles ?
- Qui est responsable des projets en cours, qui est coresponsable aux côtés du chef d'équipe ?
- Les rendez-vous fermement convenus peuvent-ils être identifiés et respectés ?
- Existe-t-il un organigramme de votre entreprise ?
- Qui connaît les codes (PIN/TAN/etc.) ?
Où conserver le classeur d'urgence ?
Réfléchissez à un bon lieu de conservation, où le classeur n'est pas accessible à tous, mais peut être rapidement trouvé en cas d'urgence. Une personne de confiance devrait connaître l'emplacement, savoir également à qui le remettre et dans quelles situations il peut être utilisé. Dans de nombreux cas, des Rechtsanwalt ou Steuerberater sont impliqués.
Quel soutien votre Steuerberater peut-il vous apporter ?
D'une part, nous vous aidons à constituer votre propre classeur d'urgence.
D'autre part, nous nous tenons à votre disposition pour toutes les réflexions autour de ce thème ainsi que pour leur mise en œuvre.
Votre équipe Steffen & Partner, M. Dipl.-Kfm. Ingolf Ersel, Steuerberater
Questions fréquentes
Questions fréquentes
À quoi sert un classeur d'urgence ?
Un classeur d'urgence garantit qu'en cas d'empêchement imprévu (maladie, accident, décès), les processus privés et professionnels essentiels puissent se poursuivre. Il regroupe en un seul endroit toutes les informations importantes telles que coordonnées bancaires, mots de passe, procurations et personnes de contact. Les proches ou les personnes mandatées peuvent ainsi agir rapidement.
Quels documents doivent figurer dans un classeur d'urgence ?
Les éléments typiques sont les données personnelles et contacts, un aperçu du patrimoine incluant comptes bancaires et biens immobiliers, les documents d'assurance, les dispositions et procurations (testament, directives anticipées, procurations préventives et bancaires), les antécédents médicaux ainsi que les informations professionnelles. L'étendue concrète dépend de la situation individuelle, par exemple s'il s'agit d'un particulier ou d'un entrepreneur.
Que doivent régler en plus les chefs d'entreprise dans le classeur d'urgence ?
Les chefs d'entreprise et professions libérales doivent définir quels collaborateurs sont habilités à décider en leur absence, qui détient quelles procurations et qui est responsable des projets en cours. Sont également essentiels un organigramme, l'accessibilité des mots de passe, codes PIN et clés, ainsi qu'une gestion de crise documentée. Ainsi, l'entreprise reste opérationnelle même en cas de défaillance du dirigeant.
À quoi faut-il faire attention concernant les procurations dans le classeur d'urgence ?
Les procurations doivent être formellement correctes et rédigées de manière claire afin que les banques et assureurs les acceptent sans objection. Il est recommandé de faire vérifier les documents au préalable par la banque ou l'assurance concernée. Cela concerne notamment les procurations de prévoyance, de tutelle et bancaires.
Où le classeur d'urgence doit-il être conservé ?
Le classeur doit être conservé dans un endroit sûr, non accessible au public, mais facilement localisable en cas de besoin. Au moins une personne de confiance devrait connaître le lieu de conservation et savoir quand et à qui le classeur peut être remis. Souvent, des Rechtsanwälte (avocats inscrits au barreau en Allemagne) ou Steuerberater (conseillers fiscaux agréés en Allemagne) sont également impliqués.