L'authenticité de l'origine (identité de l'émetteur), l'intégrité du contenu (mentions obligatoires inchangées) et la lisibilité de la facture doivent être garanties. L'administration fiscale exige en outre une procédure de contrôle interne de l'entreprise. Ces exigences s'appliquent de la même manière aux factures papier et aux factures électroniques.
Mise à jour: novembre 2012
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Questions liées
Ist eine digitale Signatur bei elektronischen Rechnungen noch erforderlich?
Seit dem 01.07.2011 ist eine digitale Signatur für elektronische Rechnungen nicht mehr zwingend erforderlich. Rechnungen dürfen als PDF-Datei oder per E-Mail ohne elektronische Signatur versandt werden. Es müssen jedoch andere Anforderungen erfüllt sein, um den Vorsteuerabzug zu sichern.
Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?
Elektronische Rechnungen müssen dokumentiert, elektronisch gespeichert und vor Vernichtung geschützt werden. Die Speicherung muss auf einem Datenträger erfolgen, der keine nachträglichen Änderungen zulässt. Eingang, Konvertierung, Verarbeitung und Archivierung sind zu protokollieren, und die Datei muss bei einer Betriebsprüfung jederzeit aufrufbar sein.
Reicht ein Papierausdruck einer per E-Mail erhaltenen Rechnung aus?
Nein, der bloße Papierausdruck einer elektronischen Rechnung reicht nicht aus. Auch der Verbleib der Datei im E-Mail-Account ist unzureichend. Die Rechnung muss elektronisch und revisionssicher archiviert werden, andernfalls droht ein Bußgeld.
Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung der Anforderungen an elektronische Rechnungen?
Bei Verstößen gegen die Archivierungs- und Dokumentationspflichten ist mit einem Bußgeld zu rechnen. Wird beispielsweise eine per E-Mail erhaltene Rechnung nur ausgedruckt und als Papierbeleg verarbeitet, gilt dies als Verstoß. Zudem kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein, wenn die Grundvoraussetzungen nicht eingehalten werden.