Voici les conditions de fond pour la déduction de la TVA en amont et les amendes encourues en cas de non-respect des exigences supplémentaires de l'administration fiscale ! Depuis le 01/07/2011, la signature numérique n'est plus obligatoire pour les factures électroniques. Les factures peuvent être envoyées sous forme de fichier PDF ou par e-mail sans signature électronique. Les conditions supplémentaires suivantes doivent toutefois être remplies (en plus des conditions de base*) pour garantir la déduction de la TVA en amont (cela vaut également pour les factures papier) : l'origine de la facture doit être authentique (= « identité de l'émetteur de la facture ») ET l'intégrité du contenu de la facture doit être garantie (= « mentions obligatoires inchangées dans la facture ») ET la lisibilité de la facture doit être assurée (= « à l'œil nu »). L'administration fiscale exige de manière générale un processus de contrôle interne à l'entreprise – jusque-là, rien à redire ! Mais qu'entend-on concrètement par là ? Il n'existe malheureusement pas encore de directives officielles à ce sujet. *= le destinataire doit vérifier que toutes les mentions légales obligatoires figurent sur la facture et que celle-ci est justifiée et arithmétiquement correcte. De nombreux clients nous ont récemment demandé à plusieurs reprises à quoi ressemble exactement ce système de contrôle et comment garantir sa bonne mise en œuvre. Que doit faire concrètement le contribuable ? Nous avons interrogé le centre des impôts (Finanzamt) de Borken et obtenu la réponse suivante, que nous résumons ci-après (veuillez noter qu'il s'agit d'un renseignement non contraignant qui n'offre aucune sécurité juridique) : lors de sa dernière réunion de service, le Finanzamt de Borken a discuté du fait que les signatures électroniques ne sont plus requises pour les factures électroniques ; le Finanzamt de Borken accepte donc en principe les factures électroniques. Les conditions suivantes doivent toutefois être remplies pour que le Finanzamt reconnaisse les factures électroniques : la facture doit être documentée, archivée sous forme électronique et protégée contre toute destruction – ni une impression papier ni la conservation du fichier dans la boîte e-mail ne suffisent (la réception de la facture, sa conversion ainsi que son traitement ultérieur et son archivage doivent être consignés). Il ne doit pas être possible de modifier le fichier (la facture doit donc être enregistrée sur un support de données qui n'autorise plus aucune modification). Le fichier contenant la facture doit être archivé de manière à exclure toute perte. Aucune modification du fichier ne doit être possible. Le fichier doit pouvoir être consulté lorsque le vérificateur fiscal souhaite en prendre connaissance. Le destinataire doit s'assurer que les systèmes de transmission, d'archivage et de conversion sont conformes aux principes d'une comptabilité régulière (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, GoB). Quelles sont les conséquences si le contribuable ne satisfait pas aux exigences du Finanzamt ? Pour garantir la déduction de la TVA en amont, les exigences de fond qui s'appliquent également aux factures papier doivent être respectées. Si les exigences supplémentaires relatives aux factures électroniques ne sont pas respectées – par exemple lorsqu'une facture électronique reçue par e-mail est simplement imprimée puis traitée comme un justificatif papier, contrairement aux exigences mentionnées ci-dessus –, une amende est à prévoir.
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Une signature numérique est-elle encore requise pour les factures électroniques ?
Depuis le 01/07/2011, la signature numérique n'est plus obligatoire pour les factures électroniques. Les factures peuvent être envoyées au format PDF ou par e-mail sans signature électronique. D'autres conditions doivent toutefois être remplies pour garantir la déduction de la TVA en amont.
Quelles conditions les factures électroniques doivent-elles remplir pour ouvrir droit à la déduction de la TVA en amont ?
L'authenticité de l'origine (identité de l'émetteur), l'intégrité du contenu (mentions obligatoires inchangées) et la lisibilité de la facture doivent être garanties. L'administration fiscale exige en outre une procédure de contrôle interne de l'entreprise. Ces exigences s'appliquent de la même manière aux factures papier et aux factures électroniques.
Comment les factures électroniques doivent-elles être archivées ?
Les factures électroniques doivent être documentées, stockées sous forme électronique et protégées contre toute destruction. Le stockage doit être effectué sur un support ne permettant aucune modification ultérieure. La réception, la conversion, le traitement et l'archivage doivent être consignés, et le fichier doit pouvoir être consulté à tout moment lors d'un contrôle fiscal.
Une impression papier d'une facture reçue par e-mail est-elle suffisante ?
Non, la simple impression papier d'une facture électronique n'est pas suffisante. Le maintien du fichier dans la messagerie est également insuffisant. La facture doit être archivée sous forme électronique et de manière infalsifiable, sous peine d'amende.
Quelles sont les conséquences en cas de non-respect des exigences relatives aux factures électroniques ?
En cas de manquement aux obligations d'archivage et de documentation, une amende est à prévoir. Par exemple, si une facture reçue par e-mail est simplement imprimée et traitée comme un justificatif papier, cela constitue une infraction. De plus, la déduction de la TVA en amont peut être compromise si les conditions de base ne sont pas respectées.
Les systèmes de transmission et d'archivage doivent-ils répondre à des normes particulières ?
Oui, le destinataire doit s'assurer que les systèmes de transmission, d'archivage et de conversion respectent les principes de comptabilité régulière (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, GoB). Toute modification ultérieure du fichier de facture doit être impossible, et la perte du fichier doit être exclue.