Depuis le 01/07/2011, la signature numérique n'est plus obligatoire pour les factures électroniques. Les factures peuvent être envoyées au format PDF ou par e-mail sans signature électronique. D'autres conditions doivent toutefois être remplies pour garantir la déduction de la TVA en amont.
Mise à jour: novembre 2012
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Questions liées
Welche Voraussetzungen müssen elektronische Rechnungen für den Vorsteuerabzug erfüllen?
Die Echtheit der Herkunft (Identität des Rechnungsausstellers), die Unversehrtheit des Inhalts (unveränderte Pflichtangaben) und die Lesbarkeit der Rechnung müssen sichergestellt sein. Zudem verlangt die Finanzverwaltung ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Diese Anforderungen gelten gleichermaßen für Papier- und elektronische Rechnungen.
Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?
Elektronische Rechnungen müssen dokumentiert, elektronisch gespeichert und vor Vernichtung geschützt werden. Die Speicherung muss auf einem Datenträger erfolgen, der keine nachträglichen Änderungen zulässt. Eingang, Konvertierung, Verarbeitung und Archivierung sind zu protokollieren, und die Datei muss bei einer Betriebsprüfung jederzeit aufrufbar sein.
Reicht ein Papierausdruck einer per E-Mail erhaltenen Rechnung aus?
Nein, der bloße Papierausdruck einer elektronischen Rechnung reicht nicht aus. Auch der Verbleib der Datei im E-Mail-Account ist unzureichend. Die Rechnung muss elektronisch und revisionssicher archiviert werden, andernfalls droht ein Bußgeld.
Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung der Anforderungen an elektronische Rechnungen?
Bei Verstößen gegen die Archivierungs- und Dokumentationspflichten ist mit einem Bußgeld zu rechnen. Wird beispielsweise eine per E-Mail erhaltene Rechnung nur ausgedruckt und als Papierbeleg verarbeitet, gilt dies als Verstoß. Zudem kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein, wenn die Grundvoraussetzungen nicht eingehalten werden.