Ante los stands coloridos e imponentes, en las numerosas naves de la CeBIT, podría dar la impresión de que nuestra visita sirve a nuestra propia autoabolición. Antiguas empresas de impresión y copiado se convierten de pronto en especialistas de la oficina sin papel, del escaneo y de la digitalización inteligente, y además cooperan con programas de contabilidad. El gigante informático IBM nos recibe con Ollie, un autobús autónomo que, gracias al software propio Watson, incluso puede conversar con sus pasajeros y, entre otras cosas, no se queda corto a la hora de recomendar un restaurante. En una esquina de la nave de DATEV, un robot Kuka toca la batería con el apoyo de hardware y software de Huawei, como si se tratara de abolir la profesión de baterista. Al pasar, escuchamos la presentación de otra empresa de contabilidad que acaba de descubrir el control por voz. «Muéstrame todas las facturas de más de 300.000 EUR», pide el moderador; nos alegra un poco que el software no haya entendido bien la pregunta. Pero, sinceramente, es solo cuestión de tiempo hasta que esto deje de limitar el trabajo (el suyo y el nuestro).
Visitamos la CeBIT en un grupo de ocho personas: desde la nómina hasta la contabilidad financiera, desde la gestión del despacho y el asesoramiento fiscal hasta la dirección, Steffen & Partner viajó para descubrir el nuevo mundo desde diferentes perspectivas y planteamientos. Los temas más importantes para nosotros: la seguridad informática, así como la digitalización y la conservación de datos conforme a la ley. Nos llevamos la impresión de que la digitalización realmente va a aumentar la productividad del trabajo, y puede hacerlo.
En efecto, en lo sucesivo podremos incorporar de forma más o menos automática numerosos datos en nuestros sistemas DATEV, los informes básicos se simplificarán y de los datos «interconectados» surgirán posibilidades de elaboración de informes completamente nuevas. Además, para usted será más sencillo entregarnos los datos. A partir de mediados de año habrá una aplicación de escaneo con la que podrá transferir imágenes de comprobantes desde su smartphone directamente a su contabilidad con nosotros. Ya hoy puede escanear sus documentos (o los escaneamos nosotros por usted), y nuestro software reconoce el texto y propone los primeros asientos contables. Un sistema con aprendizaje automático, por cierto, lo que significa que cuanto más escanee, más precisas serán las propuestas.
Muchas cosas están aún «en proceso». Algunas llegarán pronto. En al menos tres puntos ampliaremos nuestro software en beneficio de nuestros mandantes (interfaces/conversores, sistema de informes, gestión documental). Donde antes solo se planteaba la cuestión de cómo el archivador iba y venía entre usted y nosotros, hoy tiene todo el sentido que su responsable de TI hable una vez con el nuestro. Y precisamente esta perspectiva de los datos informáticos la incorporaremos también a nuestras directrices de procesos y a nuestra gestión de calidad. En el futuro, los nuevos mandantes solo serán aceptados tras haber mantenido una conversación de este tipo; con nuestros mandantes actuales iremos recuperando estas conversaciones de forma progresiva.
Nuestra conclusión: no nos vamos a abolir tan pronto. Pero nuestra profesión está en transformación, el alcance de esta transformación todavía no está claro, aunque la dirección sí está marcada. Y en esto la situación no se diferencia en absoluto de las últimas décadas. Lo que fue, lo que es y lo que será: en esta tensión se mueven todos nuestros mandantes y nos movemos nosotros desde hace más de 30 años. La única tradición que cabe reconocer y conservar es el movimiento de «fue» a «será», del pasado al futuro. Eso nos ilusiona, y la visita a la CeBIT nos lo ha confirmado.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Cómo se podrán transferir los justificantes a la contabilidad mediante smartphone?
A partir de mediados de 2017 estará disponible una aplicación de escaneo con la que los clientes podrán enviar imágenes de los justificantes directamente desde el smartphone a la contabilidad de su Steuerberater (asesor fiscal colegiado en Alemania). Así se elimina el transporte físico de los documentos y el procesamiento puede realizarse con rapidez. Como requisito se necesita la conexión a un sistema de contabilidad digital como DATEV.
¿Cómo funciona el reconocimiento automático de documentos en los sistemas DATEV?
Los documentos escaneados se procesan mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el software genera automáticamente las primeras propuestas de asiento contable. Se trata de un sistema de autoaprendizaje: cuantos más documentos se procesan, más precisas son las propuestas. Esto reduce considerablemente el trabajo manual de registro.
¿Qué papel desempeña la seguridad informática en la colaboración digital con el Steuerberater (asesor fiscal colegiado en Alemania)?
La seguridad informática es esencial, ya que se intercambian electrónicamente datos financieros y de personal sensibles entre el cliente y el despacho. Se recomienda que los responsables de TI de ambas partes coordinen conjuntamente las vías de transmisión, las interfaces y las medidas de protección. Asimismo, debe tenerse en cuenta la conservación de los datos conforme a la normativa (GoBD).
¿Por qué los despachos fiscales realizan entrevistas de TI antes de aceptar nuevos mandatos?
La digitalización transforma el intercambio de datos y exige procesos técnicos coordinados. Antes de aceptar el mandato se aclara qué sistemas, interfaces y estándares de seguridad existen en el cliente y cómo puede realizarse el intercambio de datos de forma eficiente y conforme a los GoBD. Los mandatos existentes también se integran progresivamente en esta gestión de calidad.
¿En qué áreas aporta la digitalización de la contabilidad la mayor ganancia de productividad?
Las ventajas se obtienen sobre todo en la transferencia automática de datos desde sistemas previos, la simplificación de los informes y nuevas posibilidades de análisis a partir de datos interconectados. Además, mejoran la gestión documental y las interfaces o conversores entre los distintos programas. De este modo se reducen las tareas rutinarias y se libera capacidad para el análisis y el asesoramiento.