Requisitos del sistema de caja
Los requisitos actuales para los sistemas de caja están vigentes desde 2017. Entre ellos se incluyen:
- Todas las operaciones comerciales deben registrarse y documentarse de forma individual
- No se permite suprimir el registro de las operaciones comerciales
- Todos los datos registrados deben poder ser leídos y evaluados en cualquier momento
- Cualquier modificación debe documentarse (también los cambios en datos maestros y de programación)
- Los justificantes deben conservarse de forma completa e inalterable
- Los registros de caja deben archivarse durante diez años conforme a los plazos legales de conservación
Adicionalmente, desde el 01.01.2020 se han añadido los siguientes requisitos:
- Los sistemas de caja electrónicos deben disponer de una TSE (dispositivo técnico de seguridad) certificada. La certificación corre a cargo de la Oficina Federal de Seguridad en Tecnologías de la Información (BSI)
- Para cada operación debe existir la posibilidad de emitir un justificante al cliente
- Los sistemas de caja utilizados en la empresa deben comunicarse al Finanzamt.
Dispositivo técnico de seguridad certificado (TSE)
El legislador no prescribe un sistema concreto para la TSE. No obstante, la certificación por el BSI es un requisito imprescindible. Para esta certificación existen dos opciones:
- Uso de una tarjeta MicroSD mediante un adaptador
- Uso de una solución basada en servicios web en la nube
¡Atención! Hasta la fecha, las certificaciones solo existen para la primera variante. Según el estado actual, NO existe aún ninguna solución certificada basada en la nube.
Es importante que la TSE de los sistemas de caja electrónicos sea tripartita:
- Módulo de seguridad: garantiza que todas las entradas queden registradas y aseguradas de forma inalterable
- Soporte de almacenamiento: los registros individuales deben conservarse durante el plazo legal de conservación.
- Interfaz digital: esta interfaz (DSFinV-K) garantiza la transmisión de datos con fines de comprobación
Sistemas de caja
Según las características de su sistema de caja, se aplican distintos plazos para su uso continuado:
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El sistema de caja no es actualizable por su diseño
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Si este sistema de caja se adquirió después del 25.11.2010 pero antes del 01.01.2020 y no es actualizable, podrá seguir utilizándose hasta el 31.12.2022.
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Posteriormente deberá adquirirse un nuevo sistema. Esta excepción no se aplica, sin embargo, a las cajas de PC ni a los sistemas en forma de aplicación.
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Los sistemas de caja más antiguos (adquisición anterior al 25.11.2010) ya debían sustituirse el 01.01.2020 por un sistema compatible con TSE.
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Nota: Solicite al fabricante de la caja que le confirme que su sistema no es actualizable y adjunte dicha confirmación a su documentación de procedimientos. Tenga en cuenta también que los sistemas antiguos deben conservarse durante el plazo legal de conservación y no pueden eliminarse antes.
- El sistema de caja puede actualizarse con TSE
- Estos sistemas de caja deberían haberse actualizado, según la ley, el 01.01.2020 / según la administración tributaria, el 30.09.2020.
No obstante, bajo las siguientes condiciones se aplica la regla de no objeción, que amplía el plazo para la actualización hasta el 31.03.2021:
- La TSE se encargó de forma vinculante al fabricante de la caja (distribuidor, etc.) antes del 30.09.2020. El pedido vinculante debe poder acreditarse. Asimismo, la instalación debe haberse encargado de forma vinculante.
- El sistema de caja requiere una TSE basada en la nube. Estas, demostradamente, aún no están disponibles.
Si se cumple uno de los dos requisitos, se aplica la prórroga hasta el 31.03.2021. La prórroga no debe solicitarse. Sin embargo, los pedidos mencionados deben realizarse obligatoriamente antes del 30.09.2020. De lo contrario, la regla de no objeción vence el 30.09.2020.
Prórroga del plazo en casos de especial dureza
En casos concretos puede solicitarse una prórroga individual del plazo. No obstante, deben acreditarse los motivos por los que no se ha realizado la actualización. Los costes derivados de la actualización por sí solos no constituyen motivo para tal prórroga.
Procedimiento de notificación de sistemas de caja
Desde 2020, los sistemas de caja recién adquiridos, así como los puestos fuera de servicio, deben notificarse a la administración tributaria (los sistemas de caja que se acojan a la prórroga hasta el 31.12.2022 quedan exentos). Esta notificación debe realizarse según el formulario oficial y debe incluir los siguientes datos:
- Nombre del contribuyente
- Establecimiento donde se encuentra la caja
- Criterio de identificación (número fiscal o similar)
- Tipo de TSE certificada y número de serie
- ID de certificación asignado por el BSI
- Número, tipo y número de serie del sistema utilizado
- Fecha de adquisición
- Fecha de puesta en servicio o de cese
No obstante, según el BMF se puede prescindir de la notificación de los sistemas de caja hasta que dicha comunicación pueda transmitirse electrónicamente. Cuándo será posible aún no es previsible. Sin embargo, los datos necesarios para la notificación deberían mantenerse disponibles para que la comunicación pueda efectuarse una vez creadas las condiciones.
Obligación de emisión de justificantes
El 01.01.2020 entró en vigor la obligación de emitir un justificante de caja a todos los clientes, con independencia de que este se lleven efectivamente o no. Si el cliente lo acepta, esto también puede realizarse de forma electrónica (p. ej., PDF, JPG, etc.).
La emisión electrónica de justificantes ha sido simplificada entretanto por el BMF. En principio, un justificante electrónico se considera puesto a disposición cuando se ha permitido al cliente recibirlo. Ahora basta con el consentimiento concluyente del cliente. Esto significa que, por ejemplo, con un cartel en la caja se puede indicar que los justificantes se emiten en principio de forma electrónica. La impresión de un justificante en papel puede realizarse a petición. Por lo tanto, si el cliente está en condiciones de descargar este e-Bon (mediante código QR o similar), ello es admisible, con independencia de que el cliente descargue efectivamente o no el justificante.
Las excepciones a la obligación de emisión de justificantes solo se conceden muy rara vez por el legislador. Solo en pocos casos se decide a favor de los solicitantes.
Inspección de caja (Kassennachschau)
El Finanzamt está facultado para comprobar su sistema de caja en cualquier momento y sin previo aviso durante el horario comercial habitual, así como para exigir un arqueo de caja. Usted está obligado a poner a disposición del inspector todos los datos relacionados con su sistema de caja. Si se detectan irregularidades, se puede pasar directamente a una inspección externa integral.
En caso de una inspección de caja, los siguientes documentos deberían estar siempre disponibles en su versión actual:
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Documentación de procedimientos, incluyendo
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Descripción general
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Documentación para el usuario
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Documentación técnica del sistema
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Documentación operativa
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Registros electrónicos de caja
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Manuales, instrucciones de uso y de programación del sistema de caja
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Protocolos de programación y configuración de la caja
Si tiene preguntas sobre la implementación, la elaboración de una documentación de procedimientos u otros aspectos, contacte con nosotros personalmente. Estaremos encantados de ayudarle.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Qué requisitos adicionales se aplican a los sistemas de caja electrónicos desde 2020?
Desde el 01/01/2020, los sistemas de caja electrónicos deben disponer de un dispositivo técnico de seguridad (TSE) certificado por el BSI. Adicionalmente, existe la obligación de emitir un recibo por cada operación comercial, así como la obligación de notificar al Finanzamt los sistemas de caja utilizados. Las obligaciones vigentes desde 2017 relativas al registro individual, la inalterabilidad y la conservación durante diez años se mantienen sin cambios.
¿De qué tres componentes debe constar un TSE certificado?
Un TSE se compone de un módulo de seguridad que registra todas las entradas y las protege de forma inalterable, un medio de almacenamiento para conservar los registros individuales durante el plazo legal de conservación y una interfaz digital (DSFinV-K) para la transmisión de datos con fines de control. Hasta la fecha, solo están certificadas las soluciones mediante tarjeta MicroSD con adaptador; las soluciones basadas en la nube aún no están certificadas.
¿Hasta cuándo pueden seguir utilizándose los sistemas de caja no actualizables?
Los sistemas de caja adquiridos entre el 25/11/2010 y el 01/01/2020 que, por su diseño, no admitan la incorporación de una TSE pueden seguir utilizándose hasta el 31/12/2022. Esta excepción no se aplica a las cajas de PC ni a los sistemas basados en aplicaciones. Las cajas más antiguas (adquiridas antes del 25/11/2010) debían sustituirse ya el 01/01/2020. La imposibilidad de actualización debe ser confirmada por el fabricante y adjuntarse a la documentación del procedimiento.
¿Qué régimen de no objeción se aplica a los sistemas de caja registradora actualizables sin TSE?
Los sistemas de caja registradora actualizables deberían haber estado equipados con una TSE antes del 30.09.2020. El plazo se prorroga hasta el 31.03.2021 si la TSE fue pedida en firme y su instalación encargada de forma vinculante antes del 30.09.2020, o si el sistema requiere una TSE basada en la nube aún no disponible. La prórroga no debe solicitarse, pero los requisitos deben poder acreditarse.
¿Qué datos debe contener la notificación de un sistema de caja registradora al Finanzamt?
Se requieren: nombre del contribuyente, centro de actividad, criterio identificativo (p. ej., número fiscal), tipo y número de serie de la TSE, ID de certificación asignada por el BSI, así como cantidad, tipo y número de serie de las cajas utilizadas, junto con la fecha de adquisición y de puesta en servicio o baja. Según el BMF, mientras no esté disponible un procedimiento electrónico de transmisión, puede prescindirse de la notificación, pero los datos deben mantenerse disponibles.
¿Cómo puede cumplirse electrónicamente la obligación de emisión de comprobante?
Desde el 01.01.2020 debe emitirse un comprobante por cada operación comercial, con independencia de que el cliente lo retire. Con el consentimiento tácito del cliente también es admisible la puesta a disposición electrónica (p. ej., PDF, JPG o código QR), por ejemplo mediante un aviso en la caja. Lo decisivo es que el cliente pueda recibir o descargar el comprobante; si lo solicita, deberá imprimirse adicionalmente un comprobante en papel.