Todo comerciante en el sentido del Código de Comercio alemán (HGB) debe elaborar a final de año una lista de su inventario. En ella se determinan todos los bienes patrimoniales (p. ej., terrenos, mercancías, créditos, deudas, etc.) en cuanto a su número y valor (§ 240 Abs. 1 y 2 HGB).
Quedan excluidos de esta obligación tanto los profesionales liberales como los empresarios que determinan su beneficio mediante el cálculo de excedente de ingresos (Einnahmenüberschussrechnung), ya que no se consideran comerciantes en el sentido del HGB.
La toma de existencias para elaborar el inventario, es decir, medir, contar y pesar, se denomina recuento físico o «Inventur». Este recuento anual sirve no solo para cotejar los saldos contables, sino también para la elaboración de las cuentas anuales (p. ej., valoración de las existencias de mercancías).
Momentos y procedimientos del recuento físico
En principio, el recuento físico puede realizarse en tres variantes. La opción habitual es el recuento a fecha de cierre, en el que se elabora una lista de inventario dentro de los 10 días anteriores o posteriores a la fecha de cierre del balance. Conforme al § 241 Abs. 3 HGB, también es posible un recuento físico hasta tres meses antes o dos meses después de la fecha de cierre del balance, siempre que se elabore una lista de inventario específica y los valores y cantidades se calculen hacia adelante o hacia atrás a la fecha de cierre correspondiente. Por último, también puede llevarse a cabo un recuento físico permanente, cuando las existencias del inmovilizado de almacén se registran en la contabilidad de almacén por tipo y cantidad. Estas existencias deben controlarse periódicamente y verificarse su exactitud.
Valoración de los bienes patrimoniales
Los bienes patrimoniales y las deudas deben valorarse individualmente a la fecha de cierre. De este modo se evita la compensación entre distintos bienes patrimoniales.
Los bienes patrimoniales se contabilizan por sus costes de adquisición (en su caso, amortizados) o por sus costes de producción (en su caso, amortizados). Asimismo, deben tenerse en cuenta los posibles costes accesorios de la adquisición o producción (p. ej., transporte, costes de puesta en marcha, costes de financiación, etc.). Para la determinación del valor de las existencias pueden utilizarse los denominados procedimientos simplificados. Desde el punto de vista mercantil, entre ellos se encuentran el método Lifo, el método Fifo y el método del valor medio (cfr. § 240 Abs. 3 y 4 HGB). En la determinación del valor es importante tener presentes los principios del recuento físico, a saber, que la valoración se realice de forma clara y verificablemente correcta.
Indicación: realización del recuento físico de las existencias de mercancías
Al realizar el recuento físico debe prestarse especial atención a la determinación de las existencias de mercancías, ya que esta comprobación representa la mayor parte del tiempo en la elaboración del inventario. Por este motivo, antes de iniciar el recuento debería estar ya definido:
- ¿Cuándo se realizará el recuento físico? (Palabra clave: momento favorable)
- ¿Quién llevará a cabo el recuento físico? (Responsable del recuento)
- Que se haya organizado de forma clara el almacenamiento de las existencias y
- Que se hayan comprobado los posibles grupos de mercancías y sus relaciones de pertenencia.
Una vez aclaradas estas cuestiones, nada debería oponerse a la correcta realización del recuento físico.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Quién está obligado a elaborar un inventario?
Están obligados todos los comerciantes en el sentido del Código de Comercio alemán, conforme al § 240 Abs. 1 y 2 HGB. A fin de año deben registrar, por cantidad y valor, todos los elementos patrimoniales como inmuebles, mercancías, créditos y deudas. Los profesionales liberales y los empresarios que determinan su beneficio mediante el régimen de ingresos y gastos (Einnahmenüberschussrechnung) están exentos de esta obligación.
¿Cuál es la diferencia entre Inventar e Inventur?
El Inventar es el registro escrito de todos los bienes y deudas, indicando cantidad y valor. La Inventur, en cambio, designa el recuento físico de existencias mediante medición, conteo y pesaje. La Inventur es, por tanto, la actividad cuyo resultado se documenta en el Inventar.
¿Qué procedimientos de inventario son admisibles según el HGB?
Son admisibles tres variantes: el inventario en la fecha de cierre dentro de los 10 días anteriores o posteriores al cierre del balance, el inventario diferido hasta tres meses antes o dos meses después del cierre del balance con actualización de valores conforme al § 241 Abs. 3 HGB, y el inventario permanente mediante la contabilidad de almacén. En el inventario permanente, las existencias deben controlarse periódicamente y verificarse su exactitud.
¿Con qué valores deben registrarse los bienes patrimoniales en el inventario?
Por regla general, los bienes patrimoniales se valoran individualmente a sus costes de adquisición o de producción (amortizados). También deben incluirse los gastos accesorios como transporte, puesta en marcha o costes de financiación. Para las existencias se admiten mercantilmente métodos simplificados como Lifo, Fifo o el método del valor medio conforme al § 240 Abs. 3 y 4 HGB.
¿Qué debe estar aclarado antes de iniciar un inventario de existencias?
Antes de comenzar el inventario deben estar definidos el momento de su realización y la persona responsable de dirigirlo. Además, las existencias deben estar ordenadas de forma clara y se deben revisar los posibles grupos de mercancías o agrupaciones afines. Una preparación cuidadosa es esencial, ya que la determinación de las existencias representa la mayor parte del tiempo del inventario.