Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die verpflichtende Ausstellung der neuen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) auf den Weg gebracht. Schon jetzt (2025) müssen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können - das Vorhandensein eines E-Mail-Postfachs ist hierfür technisch gesehen ausreichend. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gibt es verschiedene Übergangsregelungen, für den Empfänger sind diese allerdings grundsätzlich nicht vorgesehen.
Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen.
Es gibt verschiedene Formate, wie etwa ZUGFeRD oder X-Rechnung. Nicht zu verwechseln ist die E-Rechnung mit Rechnungsdokumenten, die lediglich auf elektronischem Weg versendet werden (z.B. als PDF per E-Mail). Der Unterschied hierbei ist, dass die E-Rechnung weiterführende, auswertbare Datenstrukturen im Hintergrund enthält.
Hinweis: Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft grundsätzlich nur Unternehmer im Inland in ihrem Liefer- und Leistungsverkehr untereinander (Businessto-Business, B2B). Rechnungen an Privatpersonen können weiterhin in Papierform oder in einem einfachen elektronischen Format (z.B. PDF) ausgestellt werden.Hinweis: Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft grundsätzlich nur Unternehmer im Inland in ihrem Liefer- und Leistungsverkehr untereinander (Businessto-Business, B2B). Rechnungen an Privatpersonen können weiterhin in Papierform oder in einem einfachen elektronischen Format (z.B. PDF) ausgestellt werden.
Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur E-Rechnungsstellung ausgenommen. Auch sie sollten allerdings in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmern zu empfangen und zu archivieren. Zeitlich ist bei der E-Rechnung folgender Fahrplan zu beachten:
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Bis Ende 2026 dürfen zwischen Unternehmern weiterhin auch Papierrechnungen ausgetauscht werden. Auch elektronische Formate, die nicht dem E-Rechnungsformat entsprechen, dürfen noch genutzt werden, allerdings muss sich der Rechnungsempfänger mit diesem Vorgehen einverstanden erklären.
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Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen austauschen oder elektronische Formate nutzen, die nicht dem E-Rechnungsformat entsprechen, wenn der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 € hat.
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Ab 01.01.2028 sind die neuen Anforderungen der E-Rechnung zwingend von allen Rechnungsausstellern (außer Kleinunternehmern) einzuhalten.
Fundstelle: Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz) v. 27.03.2024, BGBl. I 2024 Nr. 108
Preguntas frecuentes
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Welche Pflichten gelten bei der E-Rechnung?
Zur verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich gibt es einen aktuellen Umsetzungsstand mit Übergangsfristen — Details und Fundstelle im Beitrag. (Quelle: Deubner Recht & Steuern)