Exigences applicables aux systèmes de caisse
Les exigences actuelles applicables aux systèmes de caisse sont en vigueur depuis 2017. Elles comprennent :
- Tous les flux d'affaires doivent être saisis et enregistrés individuellement
- Toute suppression de l'enregistrement des flux d'affaires est interdite
- Toutes les données enregistrées doivent être consultables et lisibles à tout moment
- Toutes les modifications doivent être documentées (y compris celles relatives aux données de base et de programmation)
- Les justificatifs doivent être conservés de manière complète et inaltérable
- Les enregistrements de caisse doivent être archivés pendant dix ans conformément aux délais légaux de conservation
Au 01.01.2020, les exigences supplémentaires suivantes sont entrées en vigueur :
- Les systèmes de caisse électroniques doivent disposer d'un dispositif de sécurité technique (TSE) certifié. La certification est délivrée par l'Office fédéral allemand de la sécurité des technologies de l'information (BSI)
- Pour chaque flux d'affaires, la possibilité de remettre un justificatif au client doit exister
- Les systèmes de caisse utilisés dans l'entreprise doivent être déclarés à l'administration fiscale.
Dispositif de sécurité technique certifié (TSE)
Le législateur n'impose aucun système particulier pour la TSE. La certification par le BSI constitue toutefois une condition impérative. Deux options existent pour cette certification :
- Utilisation d'une carte MicroSD au moyen d'un adaptateur
- Utilisation d'une solution cloud sous forme de service web
Attention ! À ce jour, seules les solutions de la première variante ont été certifiées. En l'état actuel, AUCUNE solution cloud certifiée n'est disponible !
Pour les systèmes de caisse électroniques, une TSE en trois parties est essentielle :
- Module de sécurité : il garantit que toutes les saisies sont enregistrées et sécurisées de manière inaltérable
- Support de stockage : les enregistrements individuels doivent être conservés pendant la durée du délai légal de conservation.
- Interface numérique : cette interface (DSFinV-K) assure le transfert des données à des fins de contrôle
Systèmes de caisse
Selon la nature de votre système de caisse, différents délais s'appliquent quant à la poursuite de son utilisation :
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Système de caisse non adaptable en raison de sa conception
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Si ce système de caisse a été acquis après le 25.11.2010 mais avant le 01.01.2020 et qu'il n'est pas adaptable, il peut continuer à être utilisé jusqu'au 31.12.2022.
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Ensuite, l'acquisition d'un nouveau système est nécessaire. Cette exception ne s'applique toutefois pas aux caisses PC et aux systèmes d'application.
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Les systèmes de caisse plus anciens (acquis avant le 25.11.2010) devaient déjà être remplacés au 01.01.2020 par un système compatible TSE.
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Remarque : faites confirmer par le fabricant de votre caisse que votre système n'est pas adaptable et joignez cette confirmation à votre documentation des procédures. Veuillez également noter que les anciens systèmes doivent eux aussi être conservés pendant la durée du délai légal de conservation et ne peuvent être éliminés avant !
- Le système de caisse peut être équipé d'une TSE
- Selon la loi, ces systèmes auraient dû être équipés au plus tard le 01.01.2020 / selon l'administration fiscale, au 30.09.2020.
La règle de non-contestation, qui prolonge le délai d'équipement jusqu'au 31.03.2021, s'applique toutefois sous les conditions suivantes :
- La TSE a été commandée de manière ferme auprès du fabricant de la caisse (revendeur, etc.) au plus tard le 30.09.2020. La commande ferme doit pouvoir être prouvée. L'installation doit également avoir fait l'objet d'une commande ferme.
- Le système de caisse nécessite une TSE basée sur le cloud. Il est démontré que celles-ci ne sont pas encore disponibles.
Si l'une de ces deux conditions est remplie, la prolongation du délai jusqu'au 31.03.2021 s'applique. La prolongation n'a pas à être demandée. Les commandes mentionnées ci-dessus doivent toutefois impérativement être passées avant le 30.09.2020. À défaut, la règle de non-contestation expire le 30.09.2020 !
Prolongation du délai en cas de difficulté
Dans certains cas particuliers, une prolongation individuelle du délai peut être demandée. Les motifs justifiant le défaut de mise à niveau doivent toutefois être démontrés. Les seuls coûts liés à la mise à niveau ne constituent pas un motif valable pour une telle prolongation !
Procédure de déclaration des systèmes de caisse
Depuis 2020, les systèmes de caisse nouvellement acquis ainsi que ceux mis hors service doivent être déclarés à l'administration fiscale (les systèmes de caisse bénéficiant du report jusqu'au 31.12.2022 en sont exemptés). Cette déclaration doit être effectuée selon le formulaire officiellement prescrit et doit comporter les informations suivantes :
- Nom du contribuable
- Lieu d'exploitation de la caisse
- Critère d'identification (numéro fiscal ou similaire)
- Type de TSE certifiée et numéro de série
- ID de certification attribué par le BSI
- Nombre, type et numéro de série du système utilisé
- Date d'acquisition
- Date de mise en service ou hors service
Selon le BMF, la déclaration des systèmes de caisse peut toutefois être différée jusqu'à ce que cette communication puisse être transmise par voie électronique. La date à laquelle cela sera possible n'est cependant pas encore prévisible. Les informations nécessaires à la déclaration doivent néanmoins être tenues à disposition, afin que la communication puisse être effectuée dès que les conditions seront réunies.
Obligation de remise du justificatif
Depuis le 01.01.2020, l'obligation de remettre un justificatif de caisse à tous les clients est entrée en vigueur – indépendamment du fait qu'il soit effectivement emporté ou non. Avec l'accord du client, cette remise peut également s'effectuer par voie électronique (par ex. PDF, JPG, etc.).
La remise électronique du justificatif a été simplifiée par le BMF. En principe, un justificatif électronique est considéré comme mis à disposition dès lors que sa réception a été rendue possible au client. Désormais, le consentement tacite du client suffit. Cela signifie qu'il est par exemple possible d'indiquer par un panneau apposé à la caisse que les justificatifs sont en principe établis sous forme électronique. L'impression d'un justificatif papier reste possible sur demande. Dès lors que le client est en mesure de télécharger ce e-ticket (via QR-code ou similaire), cela est admissible – indépendamment du fait que le client télécharge effectivement le justificatif ou non.
Les dérogations à l'obligation de remise du justificatif ne sont accordées qu'exceptionnellement par le législateur. Les décisions sont rarement rendues en faveur du demandeur !
Contrôle inopiné de caisse
L'administration fiscale est en droit de contrôler votre système de caisse à tout moment et sans préavis pendant les heures d'ouverture, et d'exiger un comptage de caisse. Vous êtes tenu de mettre à la disposition du contrôleur toutes les données liées à votre système de caisse. En cas de constatation d'irrégularités, le contrôle peut basculer directement vers une vérification fiscale complète.
En cas de contrôle inopiné de caisse, les documents suivants devraient toujours être disponibles dans leur version actuelle :
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Documentation des procédures comprenant
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Description générale
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Documentation utilisateur
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Documentation technique du système
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Documentation d'exploitation
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Enregistrements de caisse électroniques
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Manuels, notices d'utilisation et de programmation du système de caisse
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Protocoles de programmation et de configuration de la caisse
Pour toute question relative à la mise en œuvre, à l'élaboration d'une documentation des procédures ou à d'autres aspects, n'hésitez pas à nous contacter directement. Nous nous tenons à votre disposition.
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Quelles exigences supplémentaires s'appliquent aux systèmes de caisse électroniques depuis 2020 ?
Depuis le 01/01/2020, les systèmes de caisse électroniques doivent être équipés d'un dispositif de sécurité technique (TSE) certifié par le BSI. S'y ajoutent l'obligation de délivrer un justificatif pour chaque opération commerciale ainsi que l'obligation de déclarer les systèmes de caisse utilisés au Finanzamt. Les obligations en vigueur depuis 2017 concernant l'enregistrement individuel, l'inaltérabilité et la conservation pendant dix ans demeurent inchangées.
De quels trois composants doit être constitué un TSE certifié ?
Un TSE comprend un module de sécurité qui enregistre toutes les saisies et les protège de manière inaltérable, un support de stockage pour conserver les enregistrements individuels pendant la durée légale de conservation, ainsi qu'une interface numérique (DSFinV-K) pour la transmission des données à des fins de contrôle. À ce jour, seules les solutions sur carte MicroSD avec adaptateur sont certifiées ; les solutions basées sur le cloud ne le sont pas encore.
Jusqu'à quand les systèmes de caisse non rééquipables peuvent-ils continuer à être utilisés ?
Les systèmes de caisse acquis entre le 25/11/2010 et le 01/01/2020, qui ne peuvent techniquement pas être équipés d'un TSE, peuvent être utilisés jusqu'au 31/12/2022. Cette exception ne s'applique pas aux caisses sur PC ni aux systèmes par application. Les caisses plus anciennes (acquises avant le 25/11/2010) devaient déjà être remplacées au 01/01/2020. L'impossibilité de rééquipement doit être confirmée par le fabricant et jointe à la documentation des procédures.
Quelle est la règle de tolérance applicable aux systèmes de caisse modernisables sans TSE ?
Les systèmes de caisse modernisables auraient dû être équipés d'une TSE au plus tard le 30/09/2020. Le délai est prolongé jusqu'au 31/03/2021 si la TSE a été commandée fermement et son installation mandatée de manière contraignante avant le 30/09/2020, ou si le système de caisse requiert une TSE cloud non encore disponible. La prolongation du délai ne doit pas être demandée, mais les conditions doivent pouvoir être prouvées.
Quelles informations doit contenir la déclaration d'un système de caisse enregistreuse à l'administration fiscale (Finanzamt) ?
Sont requis : le nom du contribuable, l'établissement, le critère d'identification (p. ex. numéro fiscal), le type et le numéro de série du module de sécurité technique (TSE), l'identifiant de certification attribué par le BSI, ainsi que le nombre, le type et le numéro de série des caisses utilisées, de même que la date d'acquisition et de mise en service ou hors service. Tant qu'une procédure de transmission électronique n'est pas disponible, le BMF autorise à renoncer à cette déclaration ; les données doivent toutefois être tenues à disposition.
Comment l'obligation de délivrance du ticket peut-elle être remplie par voie électronique ?
Depuis le 01/01/2020, un ticket doit être délivré pour chaque opération commerciale, que le client l'emporte ou non. Avec l'accord tacite du client, une mise à disposition électronique (par ex. PDF, JPG ou code QR) est également admise, notamment via une mention affichée à la caisse. L'essentiel est que le client puisse réceptionner ou télécharger le ticket ; un ticket papier doit en outre être imprimé sur demande.