Yes, time records must also be kept for marginally employed staff with a fixed monthly salary. The German Minimum Wage Act (Mindestlohngesetz) requires employers to document the start, end and duration of daily working hours for mini-jobbers. The records must be prepared no later than the seventh subsequent day and retained for at least two years.
As of: July 2013
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Worauf achten Lohnsteuer-Außenprüfer bei Minijobs verstärkt?
Lohnsteuer-Außenprüfer fordern vermehrt die Vorlage von Stundenzetteln für Minijobber. Fehlen diese Aufzeichnungen, drohen Beanstandungen, Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen sowie Bußgelder. Die Stundenaufzeichnungen sollten daher in der Lohnbuchhaltung jederzeit griffbereit sein.
Welche Folgen drohen bei fehlenden Stundenaufzeichnungen für Minijobber?
Bei fehlenden oder unvollständigen Stundenzetteln kann der Status als Minijob in Frage gestellt werden, wenn der gezahlte Lohn umgerechnet auf die geleisteten Stunden den Mindestlohn unterschreitet. Dies kann zu Nachzahlungen von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen führen. Zusätzlich können Bußgelder nach dem Mindestlohngesetz verhängt werden.
Wie sollten Stundenaufzeichnungen für Minijobber dokumentiert werden?
Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Dokumentation muss schriftlich oder elektronisch erfolgen und vom Arbeitgeber für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Die Aufzeichnungen müssen bei Prüfungen durch das Finanzamt oder den Zoll jederzeit vorgelegt werden können.