Electronic bank statements must be retained in their originally transmitted electronic format throughout the statutory retention period (generally 10 years). A mere paper printout is not sufficient for tax purposes. In addition, the data must be stored in an unalterable, legible, and machine-readable form in order to comply with the GoBD requirements.
As of: September 2014
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Werden elektronisch übermittelte Kontoauszüge vom Finanzamt als Buchungsbeleg anerkannt?
Ja, elektronische Kontoauszüge werden grundsätzlich als Buchungsbeleg anerkannt. Allerdings müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, insbesondere im Hinblick auf Aufbewahrung, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Daten. Maßgeblich ist hierzu das entsprechende BMF-Schreiben.
Reicht der Ausdruck eines elektronischen Kontoauszugs für das Finanzamt aus?
Nein, der reine Papierausdruck eines elektronisch übermittelten Kontoauszugs erfüllt die steuerlichen Aufbewahrungspflichten nicht. Da der Auszug originär in elektronischer Form übermittelt wurde, muss auch das elektronische Original revisionssicher gespeichert und vorgehalten werden.
Wie lange müssen elektronische Kontoauszüge aufbewahrt werden?
Als Buchungsbelege unterliegen elektronische Kontoauszüge der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach § 147 AO. Die Aufbewahrung muss in elektronischer Form erfolgen, sodass die Daten jederzeit lesbar und auswertbar zur Verfügung stehen.
Welche Rolle spielt das BMF-Schreiben zur Anerkennung elektronischer Kontoauszüge?
Das BMF-Schreiben legt die konkreten Voraussetzungen fest, unter denen elektronisch übermittelte Kontoauszüge als Buchungsbeleg anerkannt werden. Es regelt insbesondere Anforderungen an Authentizität, Integrität und revisionssichere Speicherung der Daten und schafft damit Rechtssicherheit für Unternehmen, die auf elektronisches Banking setzen.