The applicant must be an entrepreneur and must not have carried out any taxable transactions in the refunding state (except for certain reverse-charge cases). The foreign VAT must be shown on a proper invoice, and minimum amounts as well as application deadlines apply, which vary by country. Within the EU, applications are submitted electronically via the BZSt portal.
As of: March 2013
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Was ist das Vorsteuervergütungsverfahren?
Das Vorsteuervergütungsverfahren ermöglicht es Unternehmern, sich im Ausland gezahlte Umsatzsteuer unter bestimmten Voraussetzungen erstatten zu lassen. Es greift typischerweise dann, wenn im Ausland keine steuerpflichtigen Umsätze ausgeführt wurden und somit kein regulärer Vorsteuerabzug im dortigen Besteuerungsverfahren möglich ist. Anträge werden je nach Land über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) oder direkt im Ausland gestellt.
Für welche Aufwendungen kann ausländische Umsatzsteuer erstattet werden?
Typische erstattungsfähige Positionen sind Tank-, Maut-, Mietwagen-, Reparatur-, Hotel-, Telefon- und Messekosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise oder unternehmerischen Tätigkeit im Ausland anfallen. Voraussetzung ist, dass die Aufwendungen für das eigene Unternehmen verwendet wurden und ordnungsgemäße Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis vorliegen.
Welche Fristen sind beim Vorsteuervergütungsverfahren zu beachten?
Für Erstattungsanträge innerhalb der EU gilt grundsätzlich eine Antragsfrist bis zum 30. September des Folgejahres. Für Drittstaaten sind die Fristen unterschiedlich und liegen häufig bereits zum 30. Juni des Folgejahres. Die Fristen sind Ausschlussfristen, ein verspäteter Antrag führt zum endgültigen Verlust des Erstattungsanspruchs.