For refund applications within the EU, the general filing deadline is 30 September of the following year. For non-EU countries, deadlines vary and often fall as early as 30 June of the following year. These are strict cut-off deadlines, and a late application results in the permanent loss of the refund claim.
As of: March 2013
Read more in the article Aktuelle Praxishilfe: Erstattung ausländischer Umsatzsteuer (Vorsteuervergütungsverfahren).
Related questions
Was ist das Vorsteuervergütungsverfahren?
Das Vorsteuervergütungsverfahren ermöglicht es Unternehmern, sich im Ausland gezahlte Umsatzsteuer unter bestimmten Voraussetzungen erstatten zu lassen. Es greift typischerweise dann, wenn im Ausland keine steuerpflichtigen Umsätze ausgeführt wurden und somit kein regulärer Vorsteuerabzug im dortigen Besteuerungsverfahren möglich ist. Anträge werden je nach Land über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) oder direkt im Ausland gestellt.
Für welche Aufwendungen kann ausländische Umsatzsteuer erstattet werden?
Typische erstattungsfähige Positionen sind Tank-, Maut-, Mietwagen-, Reparatur-, Hotel-, Telefon- und Messekosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise oder unternehmerischen Tätigkeit im Ausland anfallen. Voraussetzung ist, dass die Aufwendungen für das eigene Unternehmen verwendet wurden und ordnungsgemäße Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis vorliegen.
Welche Grundvoraussetzungen gelten für die Erstattung ausländischer Vorsteuer?
Der Antragsteller muss Unternehmer sein und darf im Erstattungsstaat keine steuerpflichtigen Umsätze ausgeführt haben (mit Ausnahme bestimmter Reverse-Charge-Fälle). Die ausländische Umsatzsteuer muss in einer ordnungsgemäßen Rechnung ausgewiesen sein, und es gelten Mindestbeträge sowie Antragsfristen, die je nach Land variieren. Innerhalb der EU erfolgt die Antragstellung elektronisch über das Portal des BZSt.