De fooi vormt in veel beroepen (horeca, hotelwezen, taxibranche, enz.) een belangrijke inkomstenbron naast de betaalde hoofdprestatie. Ondanks de bekendheid van het onderwerp komt het toch regelmatig voor dat de belastingheffing of de registratie van de betaalde fooi wordt verzuimd. Deze vermijdbare fouten hebben vaak ernstige gevolgen voor het betrokken bedrijf, zoals schattingen, geldboetes (tot € 25.000) of zelfs een fiscale strafprocedure. Daarom willen wij in dit artikel ingaan op de correcte belastingheffing en registratie van fooien.
Fooi voor werknemers
Als werknemer in openbare of particuliere dienst heeft men recht op alle voordelen die bij het salaris horen (§ 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG). Hiertoe behoren ook giften van derden (bijv. fooi). In het bijzonder zijn fooien, of deze nu contant of niet-contant worden betaald, belastingvrij en kennen geen maximumbedrag (§ 3 Nr. 51 EStG). Dit geldt echter uitsluitend mits aan een aantal juridische voorwaarden is voldaan. De fooi voor werknemers is namelijk alleen belastingvrij wanneer deze wordt uitgekeerd naar aanleiding van een dienst van de werknemer. Dat betekent dat de fooi de tevredenheid van een derde over een persoonlijke prestatie van de medewerker tot uitdrukking moet brengen. Daarnaast moet de fooi vrijwillig door de klant worden betaald (resp. zonder dat hierop een juridische aanspraak bestaat) en bovenop het bedrag dat sowieso voor de arbeidsprestatie verschuldigd is. Bedieningstoeslagen die op de menukaart staan, behoren daardoor niet tot de belastingvrije inkomsten van de werknemer. Een persoonlijk contact met de medewerker die de fooi ontvangt, is niet noodzakelijk. Zo kan ook het keukenpersoneel profiteren van de belastingvrije fooi van een derde. Hierbij moet echter worden opgemerkt dat wanneer de werkgever de fooi eerst inhoudt en vervolgens zelf beslist welk deel aan de medewerkers toekomt, de fooi belastingplichtig wordt. Bovendien bestond tot dusver voor contant of niet-contant aan werknemers betaalde fooi geen registratieplicht. De belastingdienst gaat er nu echter van uit dat deze versoepeling door de invoering van de elektronische kassa en de technische beveiligingsvoorziening (TSE) kan komen te vervallen. Zo dient contant betaalde fooi als afzonderlijke boekhoudpost in de kassa te worden geboekt wanneer de fooi niet duidelijk gescheiden is van de kasvoorraad. Niet-contant (bijv. pinpas, creditcard, enz.) betaalde fooi moet verplicht via de TSE worden beveiligd, zodat traceerbaarheid door het Finanzamt gewaarborgd kan worden.
Fooi voor ondernemers
Aan ondernemers betaalde fooi wordt ook in het vervolg als bedrijfsopbrengst geregistreerd en is dus belastingplichtig. Daarnaast bestaat er een verplichte registratieplicht. Onderstaande tabel geeft aan hoe aan de registratieplicht bij de verschillende kassasystemen kan worden voldaan:
Registratiesysteem
Vastlegging
Elektronisch registratiesysteem zonder TSE
Verplichting tot boneren in het elektronische registratiesysteem
Elektronisch registratiesysteem met TSE
Verplichting tot boneren in het elektronische registratiesysteem en protocollering binnen de TSE
Open kassalade met afzonderlijke registratie
Documentatie op het oorspronkelijke bewijsstuk
Open kassalade zonder afzonderlijke registratie (kasverslag)
Telling van de kasvoorraad inclusief de fooien en documentatie in het kasverslag (eventueel fooien afzonderlijk vermelden)
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Zijn fooien voor werknemers belastingvrij?
Ja, fooien aan werknemers zijn op grond van § 3 Nr. 51 EStG onbeperkt belastingvrij, mits zij vrijwillig en bovenop het verschuldigde loon door een derde ter gelegenheid van een dienstverlening worden betaald. Bedieningstoeslagen die vast op de menukaart staan vermeld, vallen hier niet onder en zijn belastbaar arbeidsloon.
Wanneer verliest een fooi aan werknemers de belastingvrijstelling?
De belastingvrijstelling vervalt wanneer de werkgever de fooi eerst inhoudt en zelf beslist over de verdeling onder de medewerkers. In dat geval wordt de fooi behandeld als belastingplichtig loon. Ook verplichte bedieningstoeslagen zijn niet belastingvrij.
Moeten fooien aan werknemers worden geregistreerd?
In beginsel bestond er voor fooien aan werknemers geen registratieplicht. Met de invoering van het elektronische kassasysteem met TSE verlangt de Duitse belastingdienst echter dat contant betaalde fooien als afzonderlijke transactie worden geboekt, voor zover deze niet duidelijk gescheiden zijn van de kasvoorraad. Niet-contant betaalde fooien (pin- of creditcard) moeten verplicht via de TSE worden beveiligd.
Hoe worden fooien aan ondernemers fiscaal behandeld?
Fooien aan ondernemers (bijv. eenmanszaken, eigenaren) zijn altijd belastbare bedrijfsinkomsten. Er geldt een dwingende registratieplicht, die afhankelijk van het kassasysteem op verschillende manieren moet worden nageleefd. De belastingvrijstelling volgens § 3 Nr. 51 EStG geldt uitsluitend voor werknemers.
Hoe moeten fooien bij een open kassa worden geregistreerd?
Bij een open kassa met individuele registratie moet de fooi op het oorspronkelijke bewijsstuk worden gedocumenteerd. Zonder individuele registratie wordt het kassaldo inclusief fooien geteld en in het kassarapport vastgelegd; afzonderlijke fooien moeten daarbij apart worden vermeld.
Welke gevolgen dreigen bij een onjuiste registratie van fooien?
Bij nalatigheden dreigen bijschattingen door het Finanzamt, geldboetes tot 25.000 € en in het uiterste geval een fiscale strafprocedure. Een correcte scheiding en documentatie van de fooien is daarom essentieel om deze risico's te vermijden.