Zakenreizen horen voor ondernemers bij de dagelijkse praktijk. Ze worden gebruikt voor contractonderhandelingen, maar ook voor bij- en nascholing in het uitgeoefende beroep. Daarbij komt vaak de vraag op in hoeverre de werkelijke maaltijdkosten tijdens een zakenreis als bedrijfskosten aftrekbaar zijn.
Meerkosten voor maaltijden
Om te beginnen het ontnuchterende antwoord: bij werkzaamheden buiten de standplaats kunnen niet de werkelijk gemaakte maaltijdkosten winstverlagend in aanmerking worden genomen, maar uitsluitend de forfaitaire maaltijdvergoedingen volgens § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG in samenhang met § 9 Abs. 4a S. 3 EStG. Een aftrek van voorbelasting uit deze forfaits is echter niet mogelijk. In plaats daarvan mag de ondernemer, wanneer hij recht heeft op aftrek van voorbelasting, de voorbelasting uit de werkelijke kosten in aftrek brengen.
Binnenlandse forfaitaire maaltijdvergoedingen
De hoogte van de toegekende maaltijdforfait hangt af van de duur waarvoor een ondernemer voor een bedrijfsmatige activiteit afwezig is van zijn woning en eerste arbeidsplaats. Mogelijk is een aftrek van 14 € voor elke kalenderdag waarop de ondernemer langer dan 8 uur afwezig is van zijn woning en eerste arbeidsplaats (§ 9 Abs. 4a Nr. 3 EStG). Bij meerdere werkzaamheden buiten de standplaats op één kalenderdag worden de afwezigheden bij elkaar opgeteld en wordt getoetst of in totaal 8 uur is overschreden. Bij meerdaagse reizen geldt voor de heen- en terugreisdag altijd een maaltijdforfait van 14 €. Dit wordt zelfs toegekend wanneer men op de heen- of terugreisdag niet langer dan 8 uur afwezig is van de woning en eerste arbeidsplaats. Voor kalenderdagen waarop de ondernemer 24 uur afwezig is van zijn woning en eerste arbeidsplaats, wordt 28 € per kalenderdag toegekend.
Voorbeeld 1:
Een ondernemer ontmoet op maandag 7.2. zijn zakenpartners voor contractonderhandelingen. Hij vertrekt daarvoor op zondag om 17:00 uur vanuit zijn woning en keert op donderdag om 12:30 uur terug. Daaruit volgen de volgende maaltijdforfaits:
Afwezigheid
Forfait EUR
Zondag, afwezigheid 7 uur (heenreisdag)
14
Maandag, afwezigheid 24 uur
28
Dinsdag, afwezigheid 24 uur
28
Woensdag, afwezigheid 24 uur
28
Donderdag, afwezigheid 12,5 uur
14
Totaal extra maaltijdkosten
112
Voorwaarden voor aftrek van voorbelasting op werkelijke kosten
Omdat de ondernemer geen recht heeft op aftrek van voorbelasting bij de maaltijdforfaits (BFH-uitspraak van 7.7.2005, V R 4/03), bestaat daarentegen de mogelijkheid om de voorbelasting uit de werkelijke kosten tijdens de zakenreis in aftrek te brengen (Abschn. 15.6. Abs. 1 UStAE). Voorwaarde daarvoor is echter een correcte factuur waarop de omzetbelasting afzonderlijk wordt vermeld. Bovendien moet op de factuur de ondernemer als afnemer worden vermeld, of bij een personen- of kapitaalvennootschap de naam van de vennootschap. Want in de gevallen van de personen- of kapitaalvennootschap is alleen deze gerechtigd tot aftrek van voorbelasting. Belangrijk om op te merken is dat bij een kleine-bedragenfactuur tot 250 € (§ 33 UStDV) de vermelding van de ondernemer respectievelijk de vennootschap niet vereist is.
Voorbeeld 2:
Een ondernemer maakt een tweedaagse zakenreis van Keulen naar München. Voor de eigen maaltijden heeft de ondernemer 166,60 EUR uitgegeven (140 EUR + 26,60 EUR omzetbelasting). De maaltijdkosten kan hij aantonen met verschillende kleine-bedragenfacturen die hij contant heeft betaald. Hij heeft in München voor 122 EUR overnacht. Het ontbijt is afzonderlijk vermeld en in de overnachtingsprijs opgenomen met 15 EUR. De hotelkosten heeft de ondernemer met de pinpas van zijn zakelijke rekening betaald. De ondernemer kan de volgende bedragen als bedrijfskosten in aftrek brengen:
1. Aftrekbare kosten
Maaltijdforfait 14 € x 2
28,00 €
Overnachtingskosten (122 € – 15 € – 7 €)
100,00 €
Totaal
128,00 €
2. Aftrekbare voorbelasting
Voorbelasting uit overnachtingsfactuur zonder ontbijt
7,00 €
Voorbelasting uit het hotelontbijt (15 € x 19/119)
2,39 €
Voorbelasting uit de overige werkelijke maaltijdkosten
26,60 €
Voorbelasting in totaal
35,99 €
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Zijn werkelijke verblijfkosten tijdens zakenreizen aftrekbaar als bedrijfskosten?
Nee, bij werkzaamheden buiten de vaste werkplek mogen de daadwerkelijk gemaakte verblijfkosten niet winstverlagend in aanmerking worden genomen. In plaats daarvan zijn uitsluitend de wettelijke forfaitaire bedragen voor maaltijden volgens § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG in samenhang met § 9 Abs. 4a S. 3 EStG als bedrijfskosten aftrekbaar.
Hoe hoog zijn de binnenlandse forfaitaire dagvergoedingen voor maaltijden in 2024?
Bij een afwezigheid van meer dan 8 uur van de woning en de eerste werkplek kan € 14 per kalenderdag in rekening worden gebracht. Bij een afwezigheid van 24 uur bedraagt het forfait € 28 per dag. Voor aankomst- en vertrekdagen bij meerdaagse reizen wordt, ongeacht de duur van de afwezigheid, een forfait van € 14 toegekend.
Is btw-aftrek mogelijk uit de forfaitaire maaltijdvergoeding?
Nee, uit de forfaitaire maaltijdvergoeding zelf is geen btw-aftrek mogelijk (BFH-arrest van 7.7.2005, V R 4/03). Ondernemers met recht op btw-aftrek kunnen echter de btw uit de feitelijke verblijfs- en maaltijdfacturen verrekenen, ook wanneer de kosten voor de inkomstenbelasting niet als bedrijfsuitgave aftrekbaar zijn (Abschn. 15.6 Abs. 1 UStAE).
Welke factuurvereisten gelden voor de aftrek van voorbelasting op verblijfs- en verteerkosten?
Vereist is een correcte factuur met afzonderlijk vermelde omzetbelasting en vermelding van de ondernemer respectievelijk de vennootschap als afnemer. Bij personen- of kapitaalvennootschappen heeft uitsluitend de vennootschap zelf recht op aftrek van voorbelasting. Bij facturen voor kleine bedragen tot € 250 (§ 33 UStDV) is de vermelding van de afnemer niet noodzakelijk.
Hoe worden meerdere dienstreizen op één dag behandeld bij de forfaitaire onkostenvergoeding voor maaltijden?
Bij meerdere dienstreizen op één kalenderdag worden de afzonderlijke afwezigheidstijden bij elkaar opgeteld. Beslissend voor de toekenning van het forfait van € 14 is of de som van de afwezigheden de grens van 8 uur overschrijdt.