Elena is er en moet leiden tot aanzienlijke besparingen. Logisch dat dit in december 2010 een onderwerp is voor Impulse, het ondernemersmagazine. Feit is: "Werkgevers moeten elke maand de loongegevens van hun werknemers naar een centrale opslagplaats in Würzburg sturen, waaronder gegevens over salaris en de hoogte van sociale premies. Wanneer een burger een aanvraag indient voor huurtoeslag, werkloosheidsuitkering of ouderschapsuitkering, moet de bevoegde instantie de benodigde gegevens in de toekomst rechtstreeks daar kunnen opvragen. Ondernemers hoeven geen papieren verklaringen meer op te stellen en hebben minder bureaucratische lasten. Dat is de theorie. In de praktijk mogen instanties na protesten van privacytoezichthouders de verzamelde informatie pas vanaf 2014 gebruiken in plaats van zoals gepland vanaf 2012. "Werkgevers moeten echter toch blijven melden", aldus Pablo Mentzinis, hoofd Public Sector bij de informatie- en telecommunicatievereniging Bitkom. Voor werkgevers betekent dit: nog drie jaar lang moeten zij zowel papieren bewijsstukken invullen als elke maand Elena-gegevens aanleveren." Over de aanleverlast waarschuwt Katharina Kolhep, hoofd van onze afdeling Boekhouding en Financiële administratie, in het artikel: "Geeft de werkgever onjuiste gegevens door, dan wordt onder omstandigheden ziekengeld of werkloosheidsuitkering foutief aan de werknemer uitbetaald", want er staat: "Blijft het aantal werknemers nog binnen de perken, dan is het namelijk niet per se nodig om speciaal een Steuerberater (Duitse belastingadviseur) in te schakelen voor de salarisadministratie. De handmatige gegevensinvoer op internet is zeer bewerkelijk en er kunnen gemakkelijk typefouten optreden. De gegevens worden namelijk niet in het formulier opgeslagen, maar moeten elke maand opnieuw worden ingevoerd." Daarbij is nog niet duidelijk wie aansprakelijk is voor fouten: "Wie aansprakelijk is voor onjuiste gegevens, is nog niet definitief geregeld. Voor de betrokken werknemer is het in elk geval onaangenaam." Wij bespreken Elena graag met u en zorgen ervoor dat de aansprakelijkheidsvraag in het gunstigste geval een vraag zonder relevantie voor u is. Als inleiding raden wij het bijgevoegde artikel aan, dat u ook hier bij Impulse op internet vindt. [wpfilebase tag=file id=18 /]
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Wat is ELENA (Elektronisch loonbewijs)?
ELENA was een procedure waarbij werkgevers maandelijks de loongegevens van hun werknemers moesten doorgeven aan een centrale opslagplaats in Würzburg. Overheidsinstanties zouden deze gegevens rechtstreeks kunnen opvragen bij aanvragen voor huurtoeslag, werkloosheidsuitkering of ouderschapsuitkering, zodat papieren bewijsstukken overbodig werden. Het doel was het verminderen van de administratieve lasten voor bedrijven.
Welke gegevens moesten werkgevers in de ELENA-procedure melden?
Werkgevers moesten maandelijks loongegevens van hun werknemers doorgeven, waaronder informatie over het salaris en de hoogte van de sociale premies. De melding gebeurde elektronisch aan een centrale opslagplaats. Tegelijkertijd moesten papieren bewijsstukken nog steeds worden ingevuld, zolang de autoriteiten de gegevens nog niet mochten opvragen.
Welke risico's bestaan er bij foutieve ELENA-meldingen door de werkgever?
Geeft de werkgever onjuiste gegevens door, dan kan ziekengeld of werkloosheidsuitkering in een verkeerd bedrag aan de werknemer worden uitbetaald. Vooral bij handmatige invoer via internet zijn typefouten waarschijnlijk, omdat gegevens niet in het formulier worden opgeslagen, maar maandelijks opnieuw moeten worden ingevoerd. Bovendien was de aansprakelijkheidsvraag bij foutieve gegevens niet sluitend geregeld.
Waarom betekende ELENA voor werkgevers aanvankelijk meer werk in plaats van ontlasting?
Na protesten van privacydeskundigen werd het gebruik van de gegevens door overheidsinstanties uitgesteld van 2012 naar 2014. Werkgevers moesten desondanks maandelijks ELENA-gegevens blijven aanleveren. Daardoor ontstond gedurende meerdere jaren dubbel werk: zowel papieren verklaringen als elektronische meldingen moesten worden opgesteld.
Wanneer is het zinvol om de loonadministratie voor ELENA aan een Steuerberater (Duitse belastingadviseur) over te dragen?
Bij een groter aantal werknemers loont de overdracht aan een Steuerberater, omdat handmatige gegevensinvoer zeer arbeidsintensief en foutgevoelig is. Doordat gegevens niet in het formulier werden opgeslagen en elke maand opnieuw moesten worden ingevoerd, neemt het foutrisico toe naarmate het personeelsbestand groeit. Een professionele dienstverlener beperkt zowel de inspanning als het aansprakelijkheidsrisico bij foutieve aangiften.