„Elke verandering veroorzaakt angst. En die bestrijd je het beste door je kennis te vergroten." – Ihno Schneevoigt
Veranderingen in het leven, of ze nu privé of zakelijk zijn, zijn natuurlijk. Ze horen gewoon bij de stroom van het leven.
Dagelijkse processen van allerlei aard hebben we routinematig onder controle. We weten welke informatie belangrijk is en in welke ordner deze te vinden is. We kennen de juiste contactpersoon voor elke privé- en zakelijke aangelegenheid.
Waarom zou u een noodordner aanleggen?
Soms veranderen levensomstandigheden van de ene op de andere dag. In het beste geval is er vóór een ingrijpende verandering een basisvoorziening getroffen. Deze zou dan een nagenoeg soepel verloop van de „dagelijkse zaken" in het privé- en zakelijke domein kunnen waarborgen.
Bankrekeningen, wachtwoorden, pensioenverzekeringen, testament, zorgvolmachten, kluizen of ook uw medisch dossier, contactgegevens van uw artsen, aanvullende verzekeringen enzovoort – al deze gegevens kent u.
Verdere belangrijke documenten bevinden zich in opgeborgen, gelabelde ordners.
Maar wat als u – onverwacht en ongepland – verhinderd bent?
Wie kent dan uw archiefsysteem?
Wie vindt ad hoc de cijfercombinatie voor de online bankrekening of zelfs maar de autosleutel van de bedrijfsauto? Wie kan overboekingen via de zakelijke rekening of uitbetalingen doen? Is er een bankvolmacht aanwezig? Wie mag contracten ondertekenen?
Wie is in staat om snel beslissingen van privé- of zakelijke aard te nemen?
Wat hoort er in een noodordner?
Op deze vraag is uiteraard geen algemeen geldig antwoord.
Het uitgangspunt ligt in de individuele situatie van de betrokkene, dat wil zeggen of het gaat om een privépersoon, een eenmanszaak, een ondernemer of een GmbH-bestuurder.
Hoe meer verantwoordelijkheid – juist met het oog op de bedrijfsvoering – aanwezig is, des te meer details er in acht moeten worden genomen, zodat een veilige en solvente voortzetting van de onderneming op alle gebieden mogelijk is.
Een mogelijke opbouw van de ordner
- Persoonlijke gegevens
- Noteer eerst de belangrijkste contactgegevens:
- Familie
- Arts
- Rechtsanwalt (Duitse advocaat)
- Steuerberater (Duitse belastingadviseur) …
- Contactpersonen in noodgevallen
- Uw wensen en voorstellingen
- Kopie van uw identiteitsbewijs
- Verleende volmachten
- Vermogen
- Overzicht van alle bankrelaties
- Betaal-, spaarrekening tot effectendepot
- Toegang tot bankkluizen
- Onroerendgoedvermogen
- Kopieën van kadasterinschrijvingen
- Huurders
- Leningen
- Uitkeringen bij ziekte of overlijden
- Kopieën van het wettelijk pensioen en van particuliere ongevallen- en levensverzekeringen, pensioen- en eventueel aanvullende verzekeringen
- Let op: handel bij schademeldingen onverwijld om belangrijke termijnen niet te overschrijden
- Beschikkingen, volmachten
- Testament
- Wilsverklaring
- Zorg-,
- Curatele- en
- Bankvolmachten
- Belangrijk zijn de vorm en de duidelijkheid van de volmachten, zodat banken en verzekeraars deze direct zonder bezwaar accepteren. Laat de documenten vooraf door de bank en/of verzekering controleren
- Medische voorgeschiedenis
- Gegevens van huisarts/specialisten
- Ziekten/operaties/hulpmiddelen/implantaten
- Permanente medicatie/medicatieplan
- Belangrijke intoleranties/allergieën
- Donorcodicil
- Eigen bedrijf
Voor ondernemers of vrije beroepsbeoefenaren is het belangrijk namen, interne zaken en documenten te bundelen en vragen te beantwoorden:
- Welke medewerkers mogen tijdens uw afwezigheid beslissingen nemen?
- Wie kent het noodmanagement?
- Wie heeft welke volmachten? Van welke aard?
- Zijn alle belangrijke wachtwoorden of sleutels vindbaar?
- Wie is verantwoordelijk voor lopende projecten, wie is naast de teamleider medeverantwoordelijk?
- Kunnen vast afgesproken afspraken worden geïdentificeerd en nagekomen?
- Bestaat er een organogram van uw onderneming?
- Wie kent de wachtwoorden (pincode/TAN/enz.)?
Waar bewaart u de noodordner het beste?
Kies een goede bewaarplek waar de ordner niet voor iedereen toegankelijk is, maar in noodgevallen snel te vinden is. Een vertrouwenspersoon moet de bewaarplek kennen, en moet eveneens weten aan wie de ordner moet worden overhandigd en in welke situaties deze mag worden gebruikt. In veel gevallen worden Rechtsanwälte of Steuerberater ingeschakeld.
Welke ondersteuning krijgt u van uw Steuerberater?
Enerzijds helpen wij u bij het aanleggen van uw eigen noodordner.
Anderzijds staan wij u ter beschikking voor alle overwegingen rond dit onderwerp en de uitvoering daarvan.
Uw team Steffen & Partner, Dhr. Dipl.-Kfm. Ingolf Ersel, Steuerberater
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Waarvoor dient een noodmap?
Een noodmap zorgt ervoor dat bij onvoorziene verhindering (ziekte, ongeval, overlijden) belangrijke privé- en bedrijfsprocessen kunnen blijven doorlopen. Hij bundelt alle relevante informatie zoals rekeninggegevens, wachtwoorden, volmachten en contactpersonen op één plek. Zo kunnen familieleden of gevolmachtigden snel handelen.
Welke inhoud hoort er in een noodmap?
Typische onderdelen zijn persoonlijke gegevens en contacten, een vermogensoverzicht inclusief bankrekeningen en onroerend goed, verzekeringsdocumenten, beschikkingen en volmachten (testament, wilsverklaring, zorg- en bankvolmachten), de medische voorgeschiedenis en bedrijfsinformatie. De concrete omvang hangt af van de individuele situatie, bijvoorbeeld of het om een particulier of een ondernemer gaat.
Wat moeten ondernemers aanvullend regelen in de noodmap?
Ondernemers en vrije beroepers moeten vastleggen welke medewerkers bij hun afwezigheid beslissingsbevoegd zijn, wie welke volmachten heeft en wie verantwoordelijk is voor lopende projecten. Daarnaast zijn een organogram, de vindbaarheid van wachtwoorden, pincodes en sleutels en een gedocumenteerd noodmanagement van belang. Zo blijft de onderneming ook bij uitval van de leidinggevende handelingsbekwaam.
Waar moet bij volmachten in de noodmap op worden gelet?
Volmachten moeten formeel correct en inhoudelijk duidelijk geformuleerd zijn, zodat banken en verzekeraars ze zonder bezwaar accepteren. Het is raadzaam de documenten vooraf door de betreffende bank of verzekeraar te laten controleren. Hiertoe behoren met name zorg-, bewinds- en bankvolmachten.
Waar moet de noodmap worden bewaard?
De map moet op een veilige, niet voor het publiek toegankelijke, maar in geval van nood snel vindbare plek worden bewaard. Minstens één vertrouwenspersoon moet de bewaarplaats kennen en weten wanneer en aan wie de map mag worden overhandigd. Vaak zijn hierbij ook Rechtsanwälte (Duitse advocaat) of Steuerberater (Duitse belastingadviseur) betrokken.