Elektronische facturen moeten worden gedocumenteerd, elektronisch opgeslagen en beschermd tegen vernietiging. De opslag dient plaats te vinden op een gegevensdrager die geen latere wijzigingen toelaat. Ontvangst, conversie, verwerking en archivering moeten worden geprotocolleerd, en het bestand moet bij een belastingcontrole te allen tijde oproepbaar zijn.
Stand: november 2012
Meer hierover in het artikel Elektronische Rechnungen: Digitale Signatur? Ja oder nein?.
Verwante vragen
Ist eine digitale Signatur bei elektronischen Rechnungen noch erforderlich?
Seit dem 01.07.2011 ist eine digitale Signatur für elektronische Rechnungen nicht mehr zwingend erforderlich. Rechnungen dürfen als PDF-Datei oder per E-Mail ohne elektronische Signatur versandt werden. Es müssen jedoch andere Anforderungen erfüllt sein, um den Vorsteuerabzug zu sichern.
Welche Voraussetzungen müssen elektronische Rechnungen für den Vorsteuerabzug erfüllen?
Die Echtheit der Herkunft (Identität des Rechnungsausstellers), die Unversehrtheit des Inhalts (unveränderte Pflichtangaben) und die Lesbarkeit der Rechnung müssen sichergestellt sein. Zudem verlangt die Finanzverwaltung ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Diese Anforderungen gelten gleichermaßen für Papier- und elektronische Rechnungen.
Reicht ein Papierausdruck einer per E-Mail erhaltenen Rechnung aus?
Nein, der bloße Papierausdruck einer elektronischen Rechnung reicht nicht aus. Auch der Verbleib der Datei im E-Mail-Account ist unzureichend. Die Rechnung muss elektronisch und revisionssicher archiviert werden, andernfalls droht ein Bußgeld.
Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung der Anforderungen an elektronische Rechnungen?
Bei Verstößen gegen die Archivierungs- und Dokumentationspflichten ist mit einem Bußgeld zu rechnen. Wird beispielsweise eine per E-Mail erhaltene Rechnung nur ausgedruckt und als Papierbeleg verarbeitet, gilt dies als Verstoß. Zudem kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein, wenn die Grundvoraussetzungen nicht eingehalten werden.