Hier vindt u de fundamentele voorwaarden voor de aftrek van voorbelasting en de boetes die dreigen bij niet-naleving van de aanvullende eisen van de Duitse belastingdienst! De digitale handtekening is sinds 01-07-2011 niet meer verplicht bij elektronische facturen. De facturen mogen als pdf-bestand of per e-mail zonder elektronische handtekening worden verzonden. Wel moet (naast de basisvoorwaarden*) aan de volgende aanvullende voorwaarden worden voldaan om de aftrek van voorbelasting veilig te stellen (ook bij papieren facturen): de herkomst van de factuur moet authentiek zijn (= „identiteit van de opsteller van de factuur”) ÉN het moet gewaarborgd zijn dat de inhoud van de factuur ongewijzigd is (= „verplichte vermeldingen op de factuur onveranderd”) ÉN de leesbaarheid van de factuur moet zijn gewaarborgd (= „met het menselijk oog”). De belastingdienst eist in het algemeen een interne controleprocedure binnen het bedrijf, tot zover duidelijk! Maar wat moet men zich daarbij voorstellen? Helaas zijn er hierover nog geen officiële richtlijnen. *= de ontvanger moet controleren of alle wettelijk voorgeschreven gegevens op de factuur aanwezig zijn en of de factuur terecht en rekenkundig correct is. Veel cliënten hebben ons de laatste tijd vaker gevraagd hoe dit controlesysteem er precies uitziet en hoe de juiste toepassing kan worden gewaarborgd. Wat moet de belastingplichtige concreet doen? Wij hebben navraag gedaan bij het Finanzamt Borken en de volgende informatie ontvangen, die wij hieronder samengevat weergeven (let op: het betreft een niet-bindende inlichting die geen rechtszekerheid biedt): het Finanzamt Borken heeft tijdens het laatste dienstoverleg met betrekking tot elektronische facturen besproken dat elektronische handtekeningen niet langer vereist zijn; ook het Finanzamt Borken accepteert dus in beginsel elektronische facturen. Wel moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan, opdat de belastingdienst de elektronische facturen erkent: de factuur moet worden gedocumenteerd, elektronisch opgeslagen en beschermd tegen vernietiging — papieren afdrukken of het achterblijven van het bestand in het e-mailaccount volstaan dus niet (de ontvangst van de factuur, de conversie ervan en de verdere verwerking en archivering moeten worden geprotocolleerd). Het mag niet mogelijk zijn wijzigingen in het bestand aan te brengen (dus opslag van de factuur op een gegevensdrager die geen wijziging meer toelaat). Het bestand met de factuur moet zo worden gearchiveerd dat verlies van dit factuurbestand is uitgesloten. Wijzigingen aan het bestand mogen niet mogelijk zijn. Het bestand moet oproepbaar zijn wanneer de controleur het wenst in te zien. De ontvanger moet waarborgen dat de transmissie-, archiverings- en conversiesystemen voldoen aan de Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB, beginselen van een ordelijke boekhouding). Welke gevolgen heeft het wanneer de belastingplichtige niet aan de eisen van de belastingdienst voldoet? Om de aftrek van voorbelasting veilig te stellen, moet worden voldaan aan de basisvereisten die ook aan papieren facturen worden gesteld. Wordt niet voldaan aan de aanvullende eisen voor elektronische facturen — wordt bijvoorbeeld een per e-mail ontvangen elektronische factuur in strijd met de hierboven genoemde eisen slechts uitgeprint en als papieren bewijsstuk verder verwerkt — dan moet men rekening houden met een boete.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Is een digitale handtekening bij elektronische facturen nog vereist?
Sinds 01-07-2011 is een digitale handtekening voor elektronische facturen niet meer verplicht. Facturen mogen als PDF-bestand of per e-mail zonder elektronische handtekening worden verzonden. Wel moeten andere voorwaarden zijn vervuld om de voorbelastingaftrek veilig te stellen.
Aan welke voorwaarden moeten elektronische facturen voldoen voor de aftrek van voorbelasting?
De echtheid van de herkomst (identiteit van de factuuruitsteller), de integriteit van de inhoud (ongewijzigde verplichte vermeldingen) en de leesbaarheid van de factuur moeten gewaarborgd zijn. Bovendien eist de Duitse belastingdienst een interne controleprocedure. Deze eisen gelden zowel voor papieren als voor elektronische facturen.
Hoe moeten elektronische facturen worden gearchiveerd?
Elektronische facturen moeten worden gedocumenteerd, elektronisch opgeslagen en beschermd tegen vernietiging. De opslag dient plaats te vinden op een gegevensdrager die geen latere wijzigingen toelaat. Ontvangst, conversie, verwerking en archivering moeten worden geprotocolleerd, en het bestand moet bij een belastingcontrole te allen tijde oproepbaar zijn.
Volstaat een papieren afdruk van een per e-mail ontvangen factuur?
Nee, een papieren afdruk van een elektronische factuur volstaat niet. Ook het bewaren van het bestand in de e-mailaccount is onvoldoende. De factuur moet elektronisch en revisiebestendig worden gearchiveerd, anders dreigt een geldboete.
Welke gevolgen dreigen bij niet-naleving van de eisen aan elektronische facturen?
Bij overtredingen van de archiverings- en documentatieplichten moet rekening worden gehouden met een boete. Wordt bijvoorbeeld een per e-mail ontvangen factuur enkel uitgeprint en als papieren bewijsstuk verwerkt, dan geldt dit als overtreding. Bovendien kan de aftrek van voorbelasting in gevaar komen wanneer niet aan de basisvoorwaarden wordt voldaan.
Moeten transmissie- en archiveringssystemen aan bepaalde normen voldoen?
Ja, de ontvanger moet waarborgen dat de transmissie-, archiverings- en conversiesystemen voldoen aan de Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB, Duitse beginselen van een ordelijke boekhouding). Latere wijzigingen aan het factuurbestand mogen niet mogelijk zijn en verlies van het bestand moet worden uitgesloten.