The cash book serves to document the current cash balance. It must be maintained in such a way that the target balance can be reconciled with the actual balance at any time, ensuring the so-called cash audit capability (Kassensturzfähigkeit).
As of: July 2018
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Ist die Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch zulässig?
Nein, die Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch stellt laut BMF-Schreiben vom 29.06.2018 einen formellen Mangel dar. Im Kassenbuch dürfen ausschließlich Barbewegungen erfasst werden, da es der Dokumentation des aktuellen Barbestands dient. Dies gilt sowohl rückwirkend als auch für die Zukunft.
Führt die Erfassung von EC-Umsätzen im Kassenbuch zur Verwerfung der Buchführung?
In der Regel nicht. Der formelle Mangel bleibt bei der Gewichtung weiterer Mängel im Hinblick auf eine Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO regelmäßig außer Betracht. Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert ist und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestands jederzeit gewährleistet bleibt.
Wie können EC-Karten-Umsätze nachträglich korrekt behandelt werden?
Wurden EC-Karten-Umsätze zunächst im Kassenbuch erfasst, können sie in einem weiteren Schritt gesondert kenntlich gemacht oder auf ein separates Konto aus- bzw. umgetragen werden. Auch wenn der formelle Mangel bestehen bleibt, ist damit die Kassensturzfähigkeit weiterhin gegeben.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit der formelle Mangel folgenlos bleibt?
Der Zahlungsweg der EC-Karten-Umsätze muss ausreichend dokumentiert sein, und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestands muss jederzeit möglich sein. Nur unter diesen Bedingungen bleibt der formelle Mangel bei einer möglichen Verwerfung der Buchführung außer Betracht.