If the supplier corrects the original invoice after a complaint or return of goods, the document should be expressly labeled as a "Rechnungskorrektur" (invoice correction) or "Stornorechnung" (cancellation invoice). The previously common term "Gutschrift" (credit note) is misleading here, as there is no credit note within the meaning of VAT law. This clear designation prevents confusion and input VAT risks.
As of: August 2013
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Wann liegt umsatzsteuerlich eine echte Gutschrift vor?
Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne liegt nur dann vor, wenn der Leistungsempfänger (Kunde) anstelle des Leistenden über die erbrachte Leistung abrechnet. Typische Anwendungsfälle sind Handelsvertreter-, Vermittler-, Agentur- oder Provisionsabrechnungen, bei denen der Auftraggeber die Abrechnung selbst erstellt. Für eine reine Rechnungskorrektur oder Storno gilt dies nicht.
Welche Pflichtangabe ist seit 01.01.2013 auf umsatzsteuerlichen Gutschriften zwingend?
Seit dem 01.01.2013 muss auf umsatzsteuerlichen Gutschriften zwingend der Begriff „Gutschrift“ in deutscher Sprache vermerkt sein. Fehlt diese Bezeichnung, berechtigt das Dokument nicht zum Vorsteuerabzug. Bei fremdsprachigen Abrechnungen (z. B. „self-billing“) sollte vorsorglich „Gutschrift“ in Klammern ergänzt werden.
Wie unterscheiden sich kaufmännische Gutschrift und umsatzsteuerliche Gutschrift?
Die umsatzsteuerliche Gutschrift erstellt der Leistungsempfänger anstelle des Leistenden. Die kaufmännische Gutschrift hingegen ist eine Korrektur- oder Stornorechnung des Leistenden, z. B. nach Reklamation oder Warenrücksendung. Letztere sollte nicht mehr „Gutschrift“ heißen, sondern als „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“ bezeichnet werden, um Verwechslungen und umsatzsteuerliche Risiken zu vermeiden.
Welche Rolle spielt die Belastungsanzeige im Reklamationsprozess?
Die Belastungsanzeige wird vom Leistungsempfänger ausgestellt, um eine Reklamation anzuzeigen, z. B. bei mangelhafter Warenlieferung. Sie bleibt auch nach dem 01.01.2013 unverändert eine Belastungsanzeige. Im Anschluss sollte der Leistende eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung ausstellen – nicht jedoch eine Gutschrift.