Since 1 January 2013, VAT credit notes must contain the German term "Gutschrift". Without this wording, the document does not entitle the recipient to deduct input VAT. For foreign-language settlements (e.g. "self-billing"), the term "Gutschrift" should be added in brackets as a precaution.
As of: August 2013
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Wann liegt umsatzsteuerlich eine echte Gutschrift vor?
Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne liegt nur dann vor, wenn der Leistungsempfänger (Kunde) anstelle des Leistenden über die erbrachte Leistung abrechnet. Typische Anwendungsfälle sind Handelsvertreter-, Vermittler-, Agentur- oder Provisionsabrechnungen, bei denen der Auftraggeber die Abrechnung selbst erstellt. Für eine reine Rechnungskorrektur oder Storno gilt dies nicht.
Wie unterscheiden sich kaufmännische Gutschrift und umsatzsteuerliche Gutschrift?
Die umsatzsteuerliche Gutschrift erstellt der Leistungsempfänger anstelle des Leistenden. Die kaufmännische Gutschrift hingegen ist eine Korrektur- oder Stornorechnung des Leistenden, z. B. nach Reklamation oder Warenrücksendung. Letztere sollte nicht mehr „Gutschrift“ heißen, sondern als „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“ bezeichnet werden, um Verwechslungen und umsatzsteuerliche Risiken zu vermeiden.
Wie sollten Korrekturen nach Reklamationen oder Warenrücksendungen korrekt bezeichnet werden?
Korrigiert der Leistende seine ursprüngliche Rechnung nach einer Reklamation oder Warenrücksendung, sollte das Dokument ausdrücklich als „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“ bezeichnet werden. Die früher übliche Bezeichnung „Gutschrift“ ist hier irreführend, da keine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne vorliegt. Diese klare Bezeichnung schützt vor Verwechslungen und Vorsteuerrisiken.
Welche Rolle spielt die Belastungsanzeige im Reklamationsprozess?
Die Belastungsanzeige wird vom Leistungsempfänger ausgestellt, um eine Reklamation anzuzeigen, z. B. bei mangelhafter Warenlieferung. Sie bleibt auch nach dem 01.01.2013 unverändert eine Belastungsanzeige. Im Anschluss sollte der Leistende eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung ausstellen – nicht jedoch eine Gutschrift.