For cash-intensive businesses using programmable electronic cash register systems, the absence of programming logs constitutes a significant formal deficiency in cash management. This deficiency entitles the tax office to estimate taxable income under § 162 AO. Taxpayers should therefore retain all setup, programming, and modification logs of the cash register in full.
As of: April 2017
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Wann gilt ein PC-gestütztes Kassensystem als manipulationsanfällig?
Ein PC-gestütztes Kassensystem ist bereits dann manipulationsanfällig, wenn nachträgliche Änderungen ohne Rückverfolgung möglich sind – unabhängig davon, ob nur IT-Spezialisten oder bereits normale Anwender solche Manipulationen vornehmen könnten. Das FG Münster (Urteil vom 29.03.2017, 7 K 3675/13) stellte klar, dass auch ein auf Microsoft Access basierendes System diese Voraussetzung nicht erfüllt. Entscheidend ist die abstrakte Manipulationsmöglichkeit, nicht ob tatsächlich manipuliert wurde.
Reicht es aus, wenn eine Kassensoftware nur von Spezialisten manipulierbar ist?
Nein. Nach Auffassung des FG Münster ist es unerheblich, durch wen oder mit welchem Aufwand eine Manipulation möglich ist. Auch wenn nur ein geschulter IT-Spezialist mit Zusatzprogrammen Daten unbemerkt ändern könnte, erfüllt die Software nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kasse. Maßgeblich ist allein, dass die vollständige Erfassung aller Einnahmen technisch gewährleistet sein muss.
In welcher Höhe sind Hinzuschätzungen bei Kassenführungsmängeln zulässig?
Das FG Münster begrenzte die Hinzuschätzung im Streitfall auf einen Sicherheitszuschlag von 7,5 % der erklärten Umsätze, weil die vom Finanzamt vorgenommene Bargeldverkehrsrechnung und die Kalkulation einzelner Umsatzbereiche nicht schlüssig waren. Eine Bargeldverkehrsrechnung setzt insbesondere die Ermittlung von Anfangs- und Endbeständen sowie nachvollziehbare Lebenshaltungskosten voraus. Stichprobenkalkulationen außerhalb amtlicher Richtsätze sind kritisch zu sehen.
Muss dem Steuerpflichtigen eine tatsächliche Manipulation nachgewiesen werden?
Nein. Nach der BFH-Rechtsprechung genügt für die Verwerfung der Kassenführung, dass das System überhaupt Manipulationsmöglichkeiten eröffnet. Ein konkreter Nachweis tatsächlicher Manipulationen durch den Steuerpflichtigen ist nicht erforderlich. Damit reicht bereits die abstrakte technische Anfälligkeit des Kassensystems aus, um eine Schätzungsbefugnis des Finanzamts zu begründen.