Elena ist da und soll zu erheblichen Einsparungen führen. Klar, im Dezember 2010 ein Thema für Impulse, das Unternehmermagazin. Fakt ist:”Arbeitgeber müssen jeden Monat die Entgeltdaten ihrer Angestellten an eine zentrale Speicherstelle in Würzburg schicken, darunter etwa Angaben zum Gehalt und zur Höhe von Sozialabgaben. Stellt ein Bürger einen Antrag auf Wohngeld, Arbeitslosengeld oder Elterngeld, soll die zuständige Behörde die nötigen Daten künftig direkt dort abrufen können. Unternehmer müssen keine Papierbescheinigungen mehr ausstellen und haben weniger bürokratischen Aufwand. Soweit die Theorie. In der Praxis dürfen Behörden nach Protesten von Datenschützern die gesammelten Informationen erst ab 2014 statt wie geplant ab 2012 nutzen. “Arbeitgeber müssen aber trotzdem weiter melden”, sagt Pablo Mentzinis, Leiter des Bereichs Public Sector im Informations- und Telekommunikationsverband Bitkom. Für Arbeitgeber bedeutet das: Noch drei Jahre lang müssen sie sowohl Papierbelege ausfüllen, als auch jeden Monat Elena-Daten übermitteln.” Zum Thema Übermittlungsaufwand warnt Katharina Kolhep, Leiterin unserer Abteilung Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung, im Artikel: „Übermittelt der Arbeitgeber falsche Angaben, wird unter Umständen Kranken- oder Arbeitslosengeld fehlerhaft an den Arbeitnehmer ausgezahlt“, denn so heißt es:”Hält sich die Zahl der Angestellten noch in Grenzen, ist es nämlich nicht unbedingt nötig, eigens einen Steuerberater mit der Lohnbuchhaltung zu beauftragen. Die manuelle Dateneingabe im Internet ist sehr aufwendig und es kann leicht zu Tippfehlern kommen. Die Daten werden nämlich nicht im Formular gespeichert, sondern müssen jeden Monat neu eingegeben werden.” Dabei ist noch nicht geklärt, wer für Fehler haftet: “Wer für fehlerhafte Angaben haftet, sei noch nicht abschhließend geklärt. Unangenehm für den betroffenen Arbeitnehmer ist es in jedem Fall.” Wir besprechen Elena gerne mit Ihnen und sorgen dafür, dass die Haftungsfrage bestenfalls eine Frage ohne Relevanz für Sie ist. Als Einstieg empfiehlt sich der beigefügte Artikel, den Sie auch hier bei Impulse im Internet finden. [wpfilebase tag=file id=18 /]
Häufige Fragen
Häufige Fragen
Was ist ELENA (Elektronischer Entgeltnachweis)?
ELENA war ein Verfahren, bei dem Arbeitgeber monatlich die Entgeltdaten ihrer Angestellten an eine zentrale Speicherstelle in Würzburg übermitteln mussten. Behörden sollten die Daten bei Anträgen auf Wohngeld, Arbeitslosengeld oder Elterngeld direkt abrufen können, sodass Papierbescheinigungen entfallen. Ziel war eine Reduktion des bürokratischen Aufwands für Unternehmen.
Welche Daten mussten Arbeitgeber im ELENA-Verfahren melden?
Arbeitgeber mussten monatlich Entgeltdaten ihrer Angestellten übermitteln, darunter Angaben zum Gehalt und zur Höhe der Sozialabgaben. Die Meldung erfolgte elektronisch an eine zentrale Speicherstelle. Parallel mussten weiterhin Papierbelege ausgefüllt werden, solange die Behörden die Daten noch nicht abrufen durften.
Welche Risiken bestehen bei fehlerhaften ELENA-Meldungen durch den Arbeitgeber?
Übermittelt der Arbeitgeber falsche Angaben, kann es dazu kommen, dass Kranken- oder Arbeitslosengeld in falscher Höhe an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird. Besonders bei manueller Dateneingabe im Internet sind Tippfehler wahrscheinlich, da Daten nicht im Formular gespeichert, sondern monatlich neu eingegeben werden müssen. Die Haftungsfrage für fehlerhafte Angaben war zudem nicht abschließend geklärt.
Warum bedeutete ELENA für Arbeitgeber zunächst Mehraufwand statt Entlastung?
Nach Protesten von Datenschützern wurde die Datennutzung durch Behörden von 2012 auf 2014 verschoben. Arbeitgeber mussten jedoch trotzdem weiterhin monatlich ELENA-Daten übermitteln. Dadurch entstand für mehrere Jahre Doppelarbeit: Sowohl Papierbescheinigungen als auch elektronische Meldungen mussten erstellt werden.
Wann ist es sinnvoll, die Lohnbuchhaltung für ELENA an einen Steuerberater zu übergeben?
Bei einer größeren Zahl von Angestellten lohnt sich die Übergabe an einen Steuerberater, da die manuelle Dateneingabe sehr aufwendig und fehleranfällig ist. Da Daten nicht im Formular gespeichert wurden und jeden Monat neu eingegeben werden mussten, steigt das Fehlerrisiko mit der Mitarbeiterzahl. Ein professioneller Dienstleister minimiert sowohl den Aufwand als auch das Haftungsrisiko bei fehlerhaften Übermittlungen.