Jeder Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches hat zum Jahresende eine Liste seines Inventars aufzustellen. Dabei werden alle Vermögensgegenstände (z. B. Grundstücke, Waren, Forderungen, Schulden etc.) der Anzahl und dem Wert nach bemessen (§ 240 Abs. 1 und 2 HGB).
Nicht als Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches und demnach von der Aufstellungspflicht sind sowohl Freiberufler als auch Unternehmer, welche ihren Gewinn nach der Einnahmenüberschussrechnung bewerten, ausgenommen.
Die Bestandsaufnahme zur Erstellung des Inventars, also das Messen, Zählen und Wiegen bezeichnet man dahingegen als Inventur. Die jährlich durchzuführende Inventur dient dabei nicht nur zum Abgleich der buchhalterischen Bestände, sondern auch zur Erstellung des Jahresabschlusses (z. B. Bewertung des Warenbestandes).
Inventurzeitpunkte- und verfahren
Grundsätzlich kann die Inventur in drei möglichen Varianten vollzogen werden. Die gängige Option ist dabei die Stichtagsinventur, in der innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag eine Inventarliste aufgestellt wird. Möglich gemäß § 241 Abs. 3 HGB ist aber auch eine bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nachgelagerte Inventur um den Bilanzstichtag, wenn eine besondere Inventarliste aufgestellt wird und die Werte und Mengen auf den entsprechenden Bilanzstichtag vor bzw. zurückgerechnet werden. Abschließend kann auch eine permanente Inventur durchgeführt werden, wenn die Bestände des Vorratsvermögens art- und mengenmäßig in der Lagerbuchhaltung erfasst werden. Diese Bestände sind dabei regelmäßig zu kontrollieren und auf ihre Richtigkeit zu prüfen.
Bewertung der Vermögensgegenstände
Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten sind am Abschlussstichtag grundsätzlich einzeln zu bewerten. Hierdurch soll eine Verrechnung verschiedener Vermögensgegenstände vermieden werden.
Anzusetzen sind die Vermögensgegenstände dann mit Ihren (Fortgeführten-) Anschaffungskosten oder (Fortgeführten-) Herstellungskosten. Zu beachten sind dabei auch mögliche Nebenkosten des Erwerbs bzw. der Herstellung (z. B. Transport, Inbetriebnahme Kosten, Finanzierungskosten etc.). Bei der werthaltigen Ermittlung der Vorräte können sogenannten Vereinfachungsverfahren genutzt werden. Dazu zählen handelsrechtlich das Lifo-Verfahren, Fifo-Verfahren und das Durchschnittswertverfahren (vgl. § 240 Abs. 3 u. 4 HGB). Wichtig sind bei der Wertermittlung die Grundsätze der Inventur im Kopf zu behalten, nämlich dass die Wertermittlung klar und auch nachprüfbar richtig erfolgt.
Hinweis: Durchführung Inventur bei Warenbestand
Bei der Durchführung der Inventur ist insbesondere auf die Ermittlung des Warenbestandes zu verweisen, da diese Prüfung den größten zeitlichen Anteil an der Inventarerstellung innehat. Aus diesem Grund sollten bereits vor dem Start der Inventur feststehen:
- Wann die Inventur durchgeführt wird (Stichwort – Günstiger Zeitpunkt)?
- Von wem die Inventur durchgeführt wird (Inventurleiter)?
- Eine übersichtliche Ordnung der Bestände vorgenommen wurde und
- Mögliche Warengruppen/Zusammengehörigkeit geprüft wurden.
Sind diese Fragen geklärt, steht der Inventur hoffentlich nichts mehr im Wege.