Reisekosten – Verpflegung auf Geschäftsreisen

Geschäftsreisen gehören als Unternehmer zum täglichen Geschäft. Dabei werden diese für Vertragsverhandlungen aber auch Fort- und Weiterbildungen im ausgeübten Beruf genutzt. Häufig kommt dabei die Frage auf, inwieweit die tatsächlichen Verpflegungskosten während der Geschäftsreise als Betriebsausgabe abzugsfähig sind?

Mehraufwand für Verpflegung

Zunächst die ernüchternde Antwort, bei auswärtigen Tätigkeiten dürfen gewinnmindernd nicht die tatsächlich angefallenen Verpflegungskosten geltend gemacht werden, sondern nur die Verpflegungspauschalen gemäß § 4 Abs.5 Nr.5 EStG i.V.m. § 9 Abs.4a S.3 EStG. Ein Vorsteuerabzug aus den Verpflegungspauschalen ist jedoch nicht möglich. Stattdessen darf der Unternehmer, wenn er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, die Vorsteuer aus den tatsächlichen Kosten geltend machen.

Inländische Verpflegungspauschalen

Die Höhe der gewährten Verpflegungspauschale hängt von der Dauer ab, die ein Unternehmer für eine betriebliche Tätigkeit von seiner Wohnung und 1. Tätigkeitstätte fernbleibt. Möglich ist ein Abzug von 14 € für jeden Kalendertag, an dem der Unternehmer länger als 8 Stunden von seiner Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte entfernt ist (§ 9 Abs. 4a Nr. 3 EStG). Bei mehreren Auswärtstätigkeiten an einem Kalendertag werden die Abwesenheiten zusammengerechnet und es wird geprüft, ob in der Summe 8 Stunden überschritten wurden. Bei mehrtägigen Reisen gibt es für den Anreise- und Abreisetag immer eine Verpflegungspauschale von 14 €. Diese wird selbst dann gewährt, wenn man an dem Anreise- oder Abreisetag nicht länger als 8 Stunden von der Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte entfernt ist. Für Kalendertage, an denen der Unternehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und der 1. Tätigkeitsstätte entfernt ist werden ihm 28 € pro Kalendertag gewährt.

Beispielfall 1:

Ein Unternehmer trifft sich am Montag, 7.2., mit seinen Geschäftspartnern zur Vertragsverhandlung. Er fährt dafür am Sonntag um 17 Uhr von seiner Wohnung ab und kehrt am Donnerstag um 12:30 zu dieser zurück. Daraus ergeben sich folgende Verpflegungspauschalen: 

Voraussetzungen für Vorsteuerabzug tatsächlichen Aufwendungen

Da der Unternehmer keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug bei den Verpflegungspauschalen hat (BFH-Urteil v. 7.7.2005, V R 4/03), besteht dahingegen die Möglichkeit den Vorsteuerabzug von den tatsächlichen Kosten während der Geschäftsreise geltend zu machen (Abschn. 15.6. Abs. 1 UStAE). Voraussetzung dafür ist aber eine ordnungsgemäße Rechnung, auf der die Umsatzsteuer separat ausgewiesen wird. Weiterhin muss auf der Rechnung der Unternehmer als Leistungsempfänger ausgewiesen werden bzw. bei einer Personen- oder Kapitalgesellschaft der Name der Gesellschaft. Denn in den Fällen der Personen- oder Kapitalgesellschaft ist auch nur diese zum Vorsteuerabzug berechtigt. Wichtig zu beachten ist, dass bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 € (§ 33 UStDV) die Angabe des Unternehmers bzw. der Gesellschaft entbehrlich ist.

Beispielfall 2:

Ein Unternehmer unternimmt eine zweitägige Geschäftsreise von Köln nach München. Für die eigene Verpflegung hat der Unternehmer 166,60 EUR (140 EUR + 26,60 EUR Umsatzsteuer) ausgegeben. Die Verpflegungskosten kann er durch verschiedene Kleinbetragsrechnungen nachweisen, die er bar bezahlt hat. Er hat in München für 122 EUR übernachtet. Das Frühstück ist gesondert ausgewiesen und im Übernachtungspreis mit 15 EUR enthalten. Die Hotelkosten hat der Unternehmer mit der EC-Karte von seinem Betriebskonto gezahlt. Der Unternehmer kann die folgenden Beträge als Betriebsausgaben geltend machen: