Van de ene op de andere dag werd alles tot een minimum teruggeschroefd. Scholen, kinderdagverblijven, winkels enzovoort gesloten. Dienovereenkomstig moesten ook wij ons werk snel aanpassen, om op de – voor ons allen nieuwe – pandemie passend en zo snel mogelijk te reageren.
Hier heeft het zich opnieuw, ditmaal in nog veel grotere mate, voor ons als kantoor uitbetaald dat wij vroeg met de tijd zijn meegegaan en het thema digitalisering hebben aangepakt.
Vanzelfsprekend moest ons werkdagelijks leven desondanks enigszins heroverwogen en gestructureerd worden.
Enerzijds konden wij ervan profiteren dat de technische voorwaarden voor het werken in het thuiskantoor al aanwezig waren. Veel medewerkers hadden eerder al, soms meer en soms minder, in het thuiskantoor gewerkt, zodat de thuiswerkplekken al ingericht waren en er geen grote omschakeling of voorbereiding nodig was. Anderzijds hebben wij in ons kantoor de meeste processen al gedigitaliseerd, zodat documenten enzovoort op papier bijna een uitzondering vormen en het grootste deel digitaal beschikbaar is. Dat maakt ons in ons werk veel flexibeler, omdat er geen documenten of ordners meer "meegesleept" hoeven te worden. Wij kunnen eenvoudigweg onze "computer" (wij werken met zogenaamde Surfaces) inpakken en dan vrijwel locatieonafhankelijk werken.
Dat in elk geval de werkpleksituatie zeer eenvoudig op te lossen was, heeft ons op zijn beurt het hoofd vrij gehouden voor andere, nieuwe zaken. En daarvan waren en zijn er nog steeds veel. Er hebben zich diverse nieuwe vakinhoudelijke uitdagingen voorgedaan. Bijna dagelijks werd er nieuwe informatie verstrekt of werden er besluiten genomen. Nieuwe uitdagingen zijn in ons beroep geen zeldzaamheid. Echter was deze keer alles nieuw en waren er geen ervaringswaarden of soortgelijke aanknopingspunten waarop men had kunnen voortbouwen. Met een eenvoudige blik in de wet was het deze keer dus niet gedaan. Het was alles op de een of andere manier wat "learning by doing".
Wat in deze tijd ook erg gemist werd en deels nog steeds tekortschiet, is de onderlinge uitwisseling. Een kleine brainstorm tussen deur en deurpost heeft ons al meer dan eens verder geholpen en nieuwe invalshoeken laten zien. Dat is echter helaas inderdaad wat ondanks vergaande digitalisering en druk mailverkeer zo niet vervangen kon worden.
En natuurlijk zweefden ook bij onze cliënten de vraagtekens boven het hoofd.
Want door werktijdverkorting, btw-wijzigingen en diverse aanvragen voor bijvoorbeeld overbruggingssteun enzovoort, waren er maar weinig cliënten die niet op de een of andere manier door de crisis geraakt werden, ook al was niet iedereen in alle gebieden betrokken of vroegen sommigen "slechts" voor de zekerheid om antwoorden, om zich "voor het geval dat" voor te bereiden. Zo hadden wij deze keer dus een thematiek waarin wij ons een stuk samen met onze cliënten hebben ingewerkt en deze zo ook hebben overwonnen.
Dankzij de technische voorwaarden, de brede toegang tot digitale media en een actieve uitwisseling en informatiestroom onderling en ook met onze cliënten, zijn wij als kantoor er redelijk goed van afgekomen en hebben de nieuwe uitdagingen goed het hoofd geboden.
Maar ook al hebben wij hier zeker veel uit geleerd voor de toekomst en kunnen wij dat meenemen, hopen ook wij natuurlijk dat het bij deze eenmalige ervaring blijft en dat alles langzaam weer normaliseert. Op dit moment is er helaas nog geen einde aan de extra werkdruk in zicht.
Blijft u gezond!
Uw Lena Nolte
Aanvulling van de kantoorleiding;
Wij willen op deze plaats nog eens heel bijzonder bedanken voor de enorme inzet van alle medewerksters en medewerkers.
Alle afdelingen werden de afgelopen maanden meer dan zwaar belast en hebben meer dan volledige inzet getoond. In dergelijke crisistijden toont zich de ware saamhorigheid en wij zijn er erg trots op dat deze in ons kantoor blijkbaar wonderwel functioneert.
EEN ENORM DANKJEWEL voor de bovengemiddelde werkinzet. En wanneer "Corona" voorbij is en de tijden het toelaten, verheugen wij ons op een onvergetelijk bedrijfsuitje met jullie allen in Praag, want dat hebben jullie allemaal meer dan verdiend.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Welke voordelen biedt een gedigitaliseerd kantoor tijdens een lockdown?
Een grotendeels gedigitaliseerd kantoor kan op korte termijn overschakelen naar thuiswerken, omdat documenten elektronisch beschikbaar zijn en medewerkers locatieonafhankelijk kunnen werken. Papieren dossiers hoeven niet vervoerd te worden, wat flexibiliteit oplevert. Bovendien blijft er meer capaciteit over om zich te concentreren op nieuwe vakinhoudelijke uitdagingen, zoals arbeidstijdverkorting of overbruggingssteun.
Welke vakinhoudelijke uitdagingen bracht de coronapandemie voor Steuerkanzleien met zich mee?
Kantoren moesten zich vrijwel dagelijks inwerken in nieuwe regelingen, besluiten en informatie, zonder te kunnen terugvallen op eerdere ervaringen. Onderwerpen als arbeidstijdverkorting, btw-wijzigingen en aanvragen voor overbruggingssteun raakten nagenoeg alle cliënten. Veel moest volgens het principe 'learning by doing' worden aangepakt.
Waarom is persoonlijk overleg op de thuiswerkplek moeilijk te vervangen?
Ondanks e-mailverkeer en digitale tools ontbreekt bij thuiswerken het spontane brainstormen tussendoor. Korte vakinhoudelijke gesprekken met collega's leveren vaak nieuwe oplossingen op, die niet volledig door elektronische communicatie kunnen worden vervangen. Juist bij nieuwe, onduidelijke onderwerpen is dit directe overleg bijzonder waardevol.
Hoe kunnen cliënten in tijden van crisis profiteren van een goed gedigitaliseerd belastingkantoor?
Een digitaal opgesteld kantoor blijft ook tijdens een lockdown operationeel en kan cliënten op korte termijn ondersteunen bij werktijdverkorting, btw-wijzigingen of aanvragen voor overbruggingssteun. Dankzij digitale communicatiekanalen en een snelle informatiestroom worden vragen vlot beantwoord. Cliënten en kantoor werken zich samen in nieuwe onderwerpen in.