Met de implementatie van de Vierde Anti-witwasrichtlijn van het Europees Parlement en de Raad (EU) 2015/849 van mei 2015 is per 1 oktober 2017 het Transparentieregister ingevoerd. Hierdoor rust op elke meldplichtige rechtspersoon sinds uiterlijk 1 oktober 2017 de verplichting om de uiteindelijk belanghebbenden te melden.
Tot dusver konden rechtspersonen profiteren van de zogenoemde meldfictie wanneer hun uiteindelijk belanghebbenden bleken uit elektronisch in de betreffende registers (handelsregister, verenigingsregister, partnerschapsregister enz.) raadpleegbare documenten.
Met de invoering van het Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG), dat inmiddels in werking is getreden, vervalt deze mogelijkheid van de meldfictie en wordt het Transparentieregister tot volwaardig register verklaard.
Daarmee is uw onderneming als meldplichtige rechtspersoon sinds 1 augustus 2021 verplicht een melding bij het Transparentieregister te doen (in beginsel zijn echter overgangstermijnen (zie punt 5) tot 2022 toegekend voor nieuwe aanmeldingen).
Het niet melden alsook het niet tijdig of niet volledig melden vormt een overtreding die op grond van § 56 Abs. 1 Nr. 55 ff. GwG kan worden bestraft met een boete tot 1 mln. euro.
Voor zover nog geen inschrijving in het Transparentieregister heeft plaatsgevonden, is dringend handelen geboden.
1. Wat moet worden gemeld?
Gemeld moeten enerzijds de uiteindelijk belanghebbenden van rechtspersonen naar privaatrecht (GmbH, AG, coöperatie) en van ingeschreven personenvennootschappen (OHG, KG, Partnerschaftsgesellschaften enz.) worden, en anderzijds ook de uiteindelijk belanghebbenden van trustconstructies en vergelijkbare juridische constructies.
Als uiteindelijk belanghebbende geldt volgens § 3 Abs. 2 GwG iedere natuurlijke persoon die direct of indirect meer dan 25% van de kapitaalaandelen of stemrechten houdt of op vergelijkbare wijze zeggenschap uitoefent. Wanneer een feitelijk uiteindelijk belanghebbende ontbreekt of niet kan worden vastgesteld, moeten de fictief uiteindelijk belanghebbenden (bijv. bestuurder, directie e.d.) worden gemeld.
Bij rechtsbevoegde stichtingen en juridische constructies waarmee fiduciair vermogen wordt beheerd of verdeeld, behoren tot de uiteindelijk belanghebbenden op grond van § 3 Abs. 3 GwG onder meer:
- iedere natuurlijke persoon die optreedt als insteller (settlor), trustee of beschermheer (protector), voor zover aanwezig,
- iedere natuurlijke persoon die bestuurslid van de stichting is,
- iedere natuurlijke persoon die als begunstigde is aangewezen,
- de groep van natuurlijke personen ten gunste van wie het vermogen moet worden beheerd of verdeeld, voor zover de natuurlijke persoon die begunstigde van het beheerde vermogen moet worden, nog niet is aangewezen,
- iedere natuurlijke persoon die op andere wijze direct of indirect overheersende invloed uitoefent op het vermogensbeheer of de winstverdeling, en
- iedere natuurlijke persoon die direct of indirect overheersende invloed kan uitoefenen op een vereniging die bestuurslid van de stichting is of die als begunstigde van de stichting is aangewezen.
2. De volgende gegevens van de uiteindelijk belanghebbende moeten worden opgegeven (§ 19 Abs. 1 GwG):
- alle voornamen, achternaam
- geboortedatum
- woonplaats
- alle nationaliteiten
- aard en omvang van het economisch belang
3. Wie moet melden?
De melding moet door het bestuur van de betreffende rechtspersoon zelf, door de vennootschap of door de trustee worden gedaan.
4. Hoe moet worden gemeld?
De genoemde informatie over de uiteindelijk belanghebbenden moet online aan het Transparentieregister worden doorgegeven. Daarvoor moet de meldplichtige zich eerst registreren via www.transparenzregister.de.
5. Tot wanneer moet worden gemeld?
De wetgever heeft een overgangstermijn voor de melding bij het Transparentieregister ingeruimd. Op grond hiervan moeten
- AG, SE, KGaA uiterlijk 31 maart 2022
- GmbH, coöperatie, Europese coöperatie, Partnerschaft uiterlijk 30 juni 2022
- in alle overige gevallen uiterlijk 31 december 2022
de gegevens conform § 19 Abs. 1 GwG aan het Transparentieregister melden.
Vrijstellingsregelingen kunnen daarna niet meer worden ingeroepen.
De genoemde overgangstermijnen gelden echter niet voor u wanneer u zich op grond van de tot en met 31 juli 2021 geldende voorschriften al in het Transparentieregister moest inschrijven. Zij gelden evenmin wanneer een inschrijving uitdrukkelijk wordt verlangd (bijv. bij overbruggingssteun).
6. Controle van de inschrijvingen
De inschrijving moet doorlopend – ten minste eenmaal per jaar – op volledigheid en actualiteit worden gecontroleerd. De wettelijk vereiste inschrijvingen in het handelsregister moeten onafhankelijk van de melding bij het Transparentieregister plaatsvinden.
Wijzigingen bij de uiteindelijk belanghebbenden moeten onverwijld aan het Transparentieregister worden doorgegeven. Dit geldt naast een wijziging in de deelnemingsverhoudingen ook voor verhuizing, naamswijziging e.d.
De controle dient – evenals de vaststelling van de uiteindelijk belanghebbenden – te worden gedocumenteerd en deze documentatie dient te worden bewaard.
Mocht u ondersteuning nodig hebben bij de melding aan het Transparentieregister of bij de regelmatige controle en documentatie daarvan, dan staan wij uiteraard graag tot uw beschikking. Belt u ons gerust, zodat wij de details kunnen afstemmen en u een passende opdracht, die u ons in dat geval zou moeten verstrekken, kunnen toesturen.
De door de Bundesanzeiger geheven jaarvergoeding van € 4,80 per jaar (sinds 2020, daarvoor € 2,50) wordt u rechtstreeks door de Bundesanzeiger in rekening gebracht.
Voor vragen staan wij u graag ter beschikking.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Wie is sinds de TraFinG verplicht tot melding aan het Transparenzregister?
Sinds de inwerkingtreding van het Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) op 01-08-2021 zijn in beginsel alle privaatrechtelijke rechtspersonen (bijv. GmbH, AG, coöperatie) en geregistreerde personenvennootschappen (bijv. OHG, KG, Partnerschaftsgesellschaft) meldingsplichtig. Ook trustconstructies en vergelijkbare juridische constructies moeten hun uiteindelijk begunstigden melden. De voorheen geldende meldingsfictie bij elektronisch raadpleegbare registerinschrijvingen is vervallen, omdat het Transparenzregister nu een volledig register is.
Wie geldt als uiteindelijk begunstigde in de zin van de Geldwäschegesetz (Duitse anti-witwaswet)?
Uiteindelijk begunstigde is volgens § 3 Abs. 2 GwG iedere natuurlijke persoon die direct of indirect meer dan 25% van de kapitaalbelangen of stemrechten houdt of op vergelijkbare wijze controle uitoefent. Kan er geen feitelijke uiteindelijk begunstigde worden vastgesteld, dan moeten de fictief uiteindelijk begunstigden worden gemeld, bijvoorbeeld de bestuurder of het bestuur. Voor stichtingen en trustachtige structuren gelden uitgebreidere regels op grond van § 3 Abs. 3 GwG.
Welke gegevens over de uiteindelijk belanghebbende moeten aan het Transparenzregister worden gemeld?
Volgens § 19 Abs. 1 GwG moeten alle voornamen en de achternaam, de geboortedatum, de woonplaats, alle nationaliteiten alsmede aard en omvang van het economische belang worden opgegeven. De melding gebeurt online via www.transparenzregister.de na voorafgaande registratie. Verantwoordelijk voor de melding is de directie van de betreffende vennootschap respectievelijk de trustee.
Welke overgangstermijnen gelden voor de eerste melding aan het Transparenzregister?
AG, SE en KGaA moesten zich uiterlijk 31-03-2022 melden, GmbH, coöperaties, Europese coöperaties en Partnerschaften uiterlijk 30-06-2022, alle overige rechtsvormen uiterlijk 31-12-2022. De overgangstermijnen gelden echter niet wanneer de inschrijvingsplicht reeds onder het oude recht tot 31-07-2021 bestond of wanneer een inschrijving uitdrukkelijk wordt verlangd, bijvoorbeeld in het kader van Überbrückungshilfen (Duitse overbruggingssteun).
Welke boetes dreigen bij nalatige of onjuiste melding aan het Transparenzregister?
Het niet, niet tijdig of onvolledig melden vormt een overtreding op grond van § 56 Abs. 1 Nr. 55 ff. GwG. Dit kan worden bestraft met boetes tot 1 mln. euro. Bij ernstige, herhaalde of systematische overtredingen kan de boete aanzienlijk hoger uitvallen.
Hoe vaak moeten inschrijvingen in het Transparenzregister worden gecontroleerd en geactualiseerd?
De inschrijvingen moeten doorlopend, maar ten minste eenmaal per jaar op volledigheid en actualiteit worden gecontroleerd. Wijzigingen bij de uiteindelijk belanghebbenden, bijvoorbeeld door gewijzigde deelnemingsverhoudingen, verhuizing of naamswijziging, moeten onverwijld worden gemeld. De controle en het vaststellen van de uiteindelijk belanghebbenden dienen te worden gedocumenteerd en de documentatie moet worden bewaard.