Het BMF heeft op 04-12-2012 een schrijven gepubliceerd over de forfaitaire overnachtingsvergoeding voor vrachtwagenchauffeurs en het vereenvoudigde bewijs van bijkomende reiskosten. Achtergrond: De BFH heeft in zijn arrest van 28-03-2012 (VI R 48/11) beslist dat een chauffeur die in de slaapcabine van zijn vrachtwagen overnacht, de forfaits voor overnachtingen bij dienstreizen naar het buitenland niet mag toepassen. Indien geen afzonderlijke bewijsstukken over de kosten beschikbaar zijn, moeten de werkelijke uitgaven worden geschat. Bijkomende reiskosten kunt u echter op vereenvoudigde wijze bepalen en aannemelijk maken. Als bijkomende reiskosten in deze zin komen bijvoorbeeld in aanmerking: kosten voor het gebruik van de sanitaire voorzieningen (toiletten alsmede douche- of wasgelegenheden) bij wegrestaurants, uitgaven voor het reinigen van de eigen slaapcabine. U hoeft de werkelijk gemaakte en regelmatig terugkerende bijkomende reiskosten omwille van de vereenvoudiging slechts gedurende een representatieve periode van drie maanden afzonderlijk te noteren. Daarbij dient u er rekening mee te houden dat bij het gebruik van sanitaire voorzieningen bij wegrestaurants alleen de werkelijke gebruiksgelden moeten worden geregistreerd, en niet de bedragen die als waardebonnen worden uitgegeven. Heeft u dit bewijs geleverd, dan kan het dagelijkse gemiddelde bedrag dat voortvloeit uit de factuurbedragen over de driemaandsperiode als grondslag worden gehanteerd voor de aftrek als beroepskosten of ook voor de belastingvrije vergoeding door de werkgever, zolang de omstandigheden niet wezenlijk veranderen. Voorbeeld uit het BMF-schrijven: Bewijs door middel van bewijsstukken van de werknemer Maand oktober 2012: uitgaven totaal 60 euro (20 dagen werkzaamheden buiten de standplaats) Maand november 2012: uitgaven totaal 80 euro (25 dagen werkzaamheden buiten de standplaats) Maand december 2012: uitgaven totaal 40 euro (15 dagen werkzaamheden buiten de standplaats) Totaal van de uitgaven: 180 euro : 60 dagen werkzaamheden buiten de standplaats = 3 euro dagelijkse gemiddelde waarde. De aldus bepaalde waarde kunnen vrachtwagenchauffeurs die in hun slaapcabine overnachten, voor elke dag van de werkzaamheden buiten de standplaats als beroepskosten in aftrek brengen of zich belastingvrij door de werkgever laten uitbetalen.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Mogen vrachtwagenchauffeurs bij overnachting in de slaapcabine forfaitaire overnachtingskosten toepassen?
Nee. Volgens de uitspraak van het BFH van 28-03-2012 (VI R 48/11) mogen vrachtwagenchauffeurs die in de slaapcabine van hun vrachtwagen overnachten, de forfaitaire bedragen voor overnachtingen tijdens buitenlandse dienstreizen niet toepassen. Indien er geen individuele bewijsstukken van de werkelijke kosten zijn, moeten de uitgaven worden geschat.
Welke bijkomende reiskosten kunnen vrachtwagenchauffeurs bij overnachting in het voertuig opvoeren?
Als bijkomende reiskosten komen met name vergoedingen voor het gebruik van sanitaire voorzieningen (toiletten, douches en wasgelegenheden) bij wegrestaurants in aanmerking, evenals uitgaven voor de reiniging van de eigen slaapcabine. Deze kosten kunnen aanvullend op de forfaitaire maaltijdvergoedingen worden opgevoerd.
Hoe werkt het vereenvoudigde bewijs van bijkomende reiskosten over drie maanden?
De werknemer hoeft de daadwerkelijk gemaakte en regelmatig terugkerende bijkomende reiskosten slechts gedurende een representatieve periode van drie maanden afzonderlijk met bewijsstukken vast te leggen. Op basis van deze uitgaven wordt een dagelijks gemiddeld bedrag bepaald, dat zolang kan worden toegepast totdat de omstandigheden wezenlijk veranderen.
Hoe wordt het dagelijkse gemiddelde bedrag voor reisbijkomende kosten berekend?
De som van de aangetoonde uitgaven uit de periode van 3 maanden wordt gedeeld door het aantal dagen van de externe werkzaamheden. Voorbeeld: 180 euro aan uitgaven bij 60 dagen externe werkzaamheden levert een dagelijks gemiddelde op van 3 euro, dat per reisdag als beroepskosten of belastingvrije werkgeversvergoeding kan worden opgevoerd.
Tellen waardebonnen van sanitaire voorzieningen bij wegrestaurants mee als aantoonbare reisbijkomende kosten?
Nee. Bij het gebruik van sanitaire voorzieningen bij wegrestaurants mogen uitsluitend de daadwerkelijke gebruiksvergoedingen worden geboekt. De als waardebonnen verstrekte bedragen mogen niet als reisbijkomende kosten in aanmerking worden genomen.