<small>Cliënteninformatie: </small><br>Kasadministratie 2020 – Waar moet u op letten?

Eisen aan kassasystemen

De huidige eisen aan kassasystemen gelden al sinds 2017. Daartoe behoren:

• Alle bedrijfshandelingen moeten afzonderlijk worden geregistreerd en vastgelegd
• Het onderdrukken van de registratie van bedrijfshandelingen is niet toegestaan
• Alle vastgelegde gegevens moeten te allen tijde evalueerbaar en leesbaar zijn
• Alle wijzigingen moeten worden gedocumenteerd (ook wijzigingen aan stam- en programmeergegevens)
• Bonnen moeten volledig en onveranderbaar worden bewaard
• Kasregistraties moeten conform de wettelijke bewaartermijnen tien jaar worden gearchiveerd

Daarnaast zijn per 01-01-2020 de volgende eisen toegevoegd:

• Elektronische kassasystemen moeten beschikken over een gecertificeerde TSE (technische beveiligingsvoorziening). De certificering geschiedt door het Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
• Voor elke bedrijfshandeling moet de mogelijkheid bestaan om een bon aan de klant uit te geven
• De in het bedrijf gebruikte kassasystemen moeten bij het Finanzamt worden aangemeld.

Gecertificeerde technische beveiligingsvoorziening (TSE)

De wetgever schrijft geen bepaald systeem voor de TSE voor. De certificering door het BSI is echter een dwingende voorwaarde. Voor deze certificering zijn er twee mogelijkheden:

1. Er wordt een MicroSD-kaart met behulp van een adapter gebruikt
2. Er wordt een cloudgebaseerde webdienstoplossing gebruikt

Let op! Certificeringen zijn tot dusver alleen voor de eerste variant beschikbaar. Op dit moment bestaat er nog GEEN gecertificeerde cloudgebaseerde oplossing!

Belangrijk voor de elektronische kassasystemen is een driedelige TSE:

1. Beveiligingsmodule: deze zorgt ervoor dat alle invoer wordt geprotocolleerd en onveranderbaar wordt beveiligd
2. Opslagmedium: de afzonderlijke registraties moeten voor de duur van de wettelijke bewaartermijn worden opgeslagen.
3. Digitale interface: deze interface (DSFinV-K) waarborgt de gegevensoverdracht voor controledoeleinden

Kassasystemen

Afhankelijk van de aard van uw kassasysteem gelden verschillende termijnen voor het verdere gebruik van deze systemen:

• Kassasysteem kan vanwege de bouwwijze niet worden aangepast

  • Indien dit kassasysteem na 25-11-2010 maar vóór 01-01-2020 is aangeschaft en niet kan worden aangepast, mag dit tot 31-12-2022 verder worden gebruikt.

  • Daarna moet een nieuw systeem worden aangeschaft. Deze uitzondering geldt echter niet voor pc-kassa's en app-systemen.

  • Oudere kassasystemen (aanschaf vóór 25-11-2010) moesten al per 01-01-2020 worden vervangen door een TSE-compatibel systeem.

Aanwijzing: Laat door de kassafabrikant bevestigen dat uw systeem niet kan worden aangepast en voeg deze bevestiging bij uw proceduredocumentatie. Houd er ook rekening mee dat oude systemen eveneens voor de duur van de wettelijke bewaartermijn moeten worden behouden en niet eerder mogen worden weggedaan!

• Kassasysteem kan met TSE worden aangepast
  • Deze kassasystemen hadden volgens de wet uiterlijk per 01-01-2020 / volgens de belastingdienst uiterlijk per 30-09-2020 moeten worden aangepast.

Onder de volgende voorwaarden geldt echter de niet-bezwaarregeling, die de termijn voor aanpassing tot 31-03-2021 verlengt:

• De TSE is uiterlijk per 30-09-2020 bindend bij de kassafabrikant (handelaar etc.) besteld. De bindende bestelling moet aantoonbaar zijn gedaan. Eveneens moet de inbouw reeds bindend zijn opgedragen.
• Het kassasysteem vereist een cloudgebaseerde TSE. Deze zijn aantoonbaar nog niet beschikbaar.

Indien aan een van beide voorwaarden is voldaan, geldt de termijnverlenging tot 31-03-2021. De termijnverlenging hoeft niet te worden aangevraagd. Bestellingen zoals hierboven genoemd moeten echter uiterlijk per 30-09-2020 worden geplaatst. Anders loopt de niet-bezwaarregeling per 30-09-2020 af!

Termijnverlenging in geval van hardheid

In individuele gevallen kan een individueel verlengde termijn worden aangevraagd. De redenen voor de niet uitgevoerde aanpassing moeten echter worden aangetoond. Alleen de kosten die door de aanpassing ontstaan, vormen geen reden voor een dergelijke termijnverlenging!

Aanmeldingsprocedure voor kassasystemen

Nieuw aangeschafte en ook buiten gebruik gestelde kassasystemen moeten sinds 2020 bij de belastingdienst worden aangemeld (kassasystemen die onder de verlenging tot 31-12-2022 vallen, zijn hiervan uitgesloten). Deze aanmelding moet volgens het officieel voorgeschreven formulier gebeuren en moet de volgende gegevens bevatten:

• Naam van de belastingplichtige
• Vestiging van de kassa
• Ordeningscriterium (belastingnummer o.i.d.)
• Aard van de gecertificeerde TSE en serienummer
• Door het BSI toegekende certificerings-ID
• Aantal, aard en serienummer van het gebruikte systeem
• Datum van aanschaf
• Datum van inbedrijfstelling resp. buitenbedrijfstelling

Van de aanmelding van de kassasystemen kan volgens het BMF echter worden afgezien, totdat deze melding elektronisch kan worden overgedragen. Wanneer dat het geval is, is echter nog niet te voorzien. De voor de aanmelding noodzakelijke gegevens dienen echter gereed te worden gehouden, zodat de melding vanaf het creëren van de voorwaarden kan plaatsvinden.

Bonuitgifteplicht

Per 01-01-2020 is de plicht tot uitgifte van een kassabon aan alle klanten in werking getreden – ongeacht of deze daadwerkelijk wordt meegenomen of niet. Indien de klant daarmee instemt, kan dit ook elektronisch gebeuren (bijv. PDF, JPG etc.).

De elektronische bonuitgifte is inmiddels door het BMF vereenvoudigd. In beginsel geldt een elektronische bon als ter beschikking gesteld wanneer de klant de mogelijkheid tot ontvangst is geboden. Nu is echter reeds de impliciete instemming van de klant voldoende. Dat betekent dat bijv. met een bord bij de kassa erop kan worden gewezen dat bonnen in beginsel elektronisch worden aangemaakt. Het uitprinten van een papieren bon kan op verzoek plaatsvinden. Indien de klant dus in staat is deze e-bon te downloaden (door middel van QR-code o.i.d.) is dit toegestaan – ongeacht of de klant de bon daadwerkelijk downloadt of niet.

Uitzonderingen op de bonuitgifteplicht worden door de wetgever slechts uiterst zelden toegestaan. Hier wordt slechts zelden in het voordeel van de aanvrager beslist!

Kascontrole ter plaatse

Het Finanzamt is gerechtigd uw kassasysteem te allen tijde en onaangekondigd tijdens de lopende openingstijden te controleren en een kassasturz (kasopneming) te verlangen. U bent verplicht de controleur alle gegevens met betrekking tot uw kassasysteem toegankelijk te maken. Bij vaststelling van onregelmatigheden kan direct worden overgegaan tot een volledig boekenonderzoek.

In geval van een kascontrole ter plaatse dienen de volgende documenten steeds in de actuele versie beschikbaar te zijn:

• Proceduredocumentatie incl.

  • Algemene beschrijving

  • Gebruikersdocumentatie

  • Technische systeemdocumentatie

  • Operationele documentatie

• Elektronische kasregistraties

• Handboeken, bedienings- en programmeerhandleidingen bij het kassasysteem

• Programmeer- en installatieprotocollen van de kassa

Bij vragen over de uitvoering, over het opstellen van een proceduredocumentatie of over andere punten kunt u zich persoonlijk bij ons melden. Wij helpen u graag verder.