De afgelopen tijd heeft de Deutsche Steuerberaterverband herhaaldelijk kritiek geuit bij het Bundesministerium der Finanzen op de boeking van pinbetalingen. Het BMF heeft zijn rechtsopvatting van 16-08-2017 nu nader uitgewerkt in een schrijven van 29-06-2018, met aanwijzingen voor de praktijk:
"…Het opnemen van pinbetalingen in het kasboek vormt, …, zowel in het verleden als in de toekomst een formeel gebrek, aangezien in het kasboek uitsluitend contante mutaties moeten worden vastgelegd. Doel en strekking van een kasboek is de documentatie van het actuele kassaldo.
Het kasboek dient een overzicht te bieden van het contante saldo van de belastingplichtige. Daartoe moet het zo zijn ingericht dat het saldo volgens administratie te allen tijde met het werkelijke saldo kan worden vergeleken, zodat een kasopname op elk moment mogelijk is. Zoals reeds toegelicht in het schrijven van 16-8-2017, is de fiscaalrechtelijke beoordeling van het feitencomplex vervolgens afhankelijk van het individuele geval. Worden de aanvankelijk in het kasboek opgenomen pinbetalingen bijvoorbeeld in een volgende stap afzonderlijk kenbaar gemaakt of zelfs weer uit het kasboek overgeboekt naar een afzonderlijke rekening, dan is – ook al blijven de aanvankelijk ten onrechte in het kasboek opgenomen pinbetalingen een formeel gebrek – de kasopnamemogelijkheid van de kas nog steeds gewaarborgd.
Het (in elk geval tijdelijk) opnemen van pinbetalingen in het kasboek is een formeel gebrek dat bij de afweging van overige formele gebreken met het oog op een eventuele verwerping van de boekhouding op grond van § 158 AO doorgaans buiten beschouwing blijft. Voorwaarde is dat de betalingswijze voldoende wordt gedocumenteerd en dat de controleerbaarheid van het feitelijke kassaldo te allen tijde gewaarborgd is. …"
Wend u met betrekking tot uw vragen en de praktische uitvoering in uw situatie rechtstreeks tot uw boekhouding/uw Steuerberater (Duitse belastingadviseur).
De beide BMF-schrijvens hebben wij bij dit artikel gevoegd:
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Is het registreren van pinbetalingen in het kasboek toegestaan?
Nee, het registreren van pinbetalingen in het kasboek vormt volgens het BMF-schrijven van 29-06-2018 een formeel gebrek. In het kasboek mogen uitsluitend contante mutaties worden geboekt, omdat het dient ter documentatie van de actuele kasvoorraad. Dit geldt zowel met terugwerkende kracht als voor de toekomst.
Welk doel heeft het kasboek volgens het BMF?
Het kasboek dient ter documentatie van het actuele contante geldsaldo. Het moet zo worden bijgehouden dat het boeksaldo op elk moment kan worden vergeleken met het werkelijke saldo, om de zogenoemde 'Kassensturzfähigkeit' (mogelijkheid tot directe kascontrole) te waarborgen.
Leidt het registreren van pinbetalingen in het kasboek tot verwerping van de boekhouding?
In de regel niet. Het formele gebrek blijft bij de weging van overige gebreken met het oog op een verwerping van de boekhouding op grond van § 158 AO doorgaans buiten beschouwing. Voorwaarde is dat de betalingsweg voldoende is gedocumenteerd en dat de controleerbaarheid van het werkelijke kassaldo te allen tijde gewaarborgd blijft.
Hoe kunnen pinbetalingen achteraf correct worden verwerkt?
Werden pinbetalingen aanvankelijk in het kasboek geboekt, dan kunnen ze in een volgende stap apart worden gemarkeerd of naar een afzonderlijke rekening worden overgeboekt. Ook al blijft het formele gebrek bestaan, de mogelijkheid tot kasopname (Kassensturzfähigkeit) blijft hiermee gewaarborgd.
Aan welke voorwaarden moet zijn voldaan om het formele gebrek zonder gevolgen te laten blijven?
De betalingsweg van de pinomzetten moet voldoende gedocumenteerd zijn en de controleerbaarheid van het feitelijke kassaldo moet te allen tijde mogelijk zijn. Alleen onder deze voorwaarden blijft het formele gebrek bij een eventuele verwerping van de boekhouding buiten beschouwing.