Iedere koopman in de zin van het Duitse Handelsgesetzbuch moet aan het einde van het jaar een lijst van zijn inventaris opstellen. Daarbij worden alle vermogensbestanddelen (bijv. terreinen, goederen, vorderingen, schulden enz.) naar aantal en waarde gewaardeerd (§ 240 Abs. 1 en 2 HGB).
Niet als koopman in de zin van het Handelsgesetzbuch en daarmee vrijgesteld van de opstellingsplicht zijn zowel beoefenaars van vrije beroepen als ondernemers die hun winst volgens de kasstelselmethode (Einnahmenüberschussrechnung) bepalen.
De fysieke opname ten behoeve van het opstellen van het inventaris, dus het meten, tellen en wegen, wordt daarentegen aangeduid als inventarisatie. De jaarlijks uit te voeren inventarisatie dient daarbij niet alleen om de boekhoudkundige standen af te stemmen, maar ook ter opstelling van de jaarrekening (bijv. waardering van de voorraad goederen).
Tijdstippen en methoden van inventarisatie
In beginsel kan de inventarisatie op drie manieren worden uitgevoerd. De gangbare optie is daarbij de inventarisatie op balansdatum, waarbij binnen 10 dagen voor of na de balansdatum een inventarislijst wordt opgesteld. Mogelijk is volgens § 241 Abs. 3 HGB echter ook een inventarisatie tot drie maanden vóór of twee maanden ná de balansdatum, mits een afzonderlijke inventarislijst wordt opgesteld en de waarden en hoeveelheden naar de betreffende balansdatum worden voor- respectievelijk teruggerekend. Tot slot kan ook een permanente inventarisatie worden uitgevoerd, indien de standen van de voorraden naar soort en hoeveelheid in de voorraadadministratie worden vastgelegd. Deze standen dienen daarbij regelmatig te worden gecontroleerd en op juistheid te worden getoetst.
Waardering van de vermogensbestanddelen
Vermogensbestanddelen en verplichtingen dienen op balansdatum in beginsel individueel te worden gewaardeerd. Daarmee wordt verrekening tussen verschillende vermogensbestanddelen voorkomen.
De vermogensbestanddelen worden vervolgens opgenomen tegen hun (geamortiseerde) aanschaffingskosten of (geamortiseerde) vervaardigingskosten. Daarbij dient ook rekening te worden gehouden met mogelijke bijkomende kosten van verwerving respectievelijk vervaardiging (bijv. transport, kosten van inbedrijfstelling, financieringskosten enz.). Bij de waardebepaling van de voorraden kunnen zogenaamde vereenvoudigingsmethoden worden gebruikt. Daartoe behoren handelsrechtelijk de Lifo-methode, de Fifo-methode en de gemiddeldewaardemethode (vgl. § 240 Abs. 3 en 4 HGB). Bij de waardebepaling is het belangrijk de grondbeginselen van de inventarisatie in gedachten te houden, namelijk dat de waardebepaling helder en ook controleerbaar juist plaatsvindt.
Aanwijzing: uitvoering van de inventarisatie bij voorraden
Bij de uitvoering van de inventarisatie dient met name te worden gewezen op de bepaling van de voorraadstand, aangezien deze controle het grootste tijdsbeslag bij het opstellen van het inventaris in beslag neemt. Om die reden dient reeds vóór aanvang van de inventarisatie vast te staan:
- Wanneer de inventarisatie wordt uitgevoerd (trefwoord – gunstig tijdstip)?
- Door wie de inventarisatie wordt uitgevoerd (inventarisatieleider)?
- Of een overzichtelijke ordening van de voorraden is doorgevoerd en
- Of mogelijke goederengroepen/samenhangen zijn getoetst.
Zijn deze vragen beantwoord, dan staat de inventarisatie hopelijk niets meer in de weg.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Wie is verplicht een inventaris op te stellen?
Verplicht zijn alle kooplieden in de zin van het Duitse Handelsgesetzbuch volgens § 240 Abs. 1 en 2 HGB. Zij moeten aan het einde van het jaar alle vermogensbestanddelen zoals onroerend goed, voorraden, vorderingen en schulden naar aantal en waarde vastleggen. Vrije beroepsbeoefenaren en ondernemers die hun winst via een kasstelselberekening (Einnahmenüberschussrechnung) bepalen, zijn van deze verplichting vrijgesteld.
Wat is het verschil tussen inventaris en inventarisatie?
De inventaris is de schriftelijke lijst van alle vermogensbestanddelen en schulden, met vermelding van hoeveelheid en waarde. De inventarisatie daarentegen is de feitelijke opname van de voorraad door meten, tellen en wegen. De inventarisatie is dus de handeling waarvan het resultaat in de inventaris wordt vastgelegd.
Welke inventarisatiemethoden zijn volgens het HGB toegestaan?
Toegestaan zijn drie varianten: de inventarisatie op de balansdatum binnen 10 dagen vóór of na de balansdatum, de tijdsverschoven inventarisatie tot drie maanden vóór of twee maanden na de balansdatum met waardeactualisering conform § 241 Abs. 3 HGB en de permanente inventarisatie via de magazijnadministratie. Bij de permanente inventarisatie moeten de voorraden regelmatig worden gecontroleerd en op juistheid worden gecontroleerd.
Tegen welke waarden moeten vermogensbestanddelen bij de inventarisatie worden opgenomen?
Vermogensbestanddelen worden in beginsel afzonderlijk gewaardeerd tegen hun (voortgezette) aanschaffings- of vervaardigingskosten. Daarbij moeten ook bijkomende kosten zoals transport, inbedrijfstellings- of financieringskosten worden meegenomen. Voor voorraden zijn vereenvoudigingsmethoden zoals Lifo, Fifo of de gemiddelde-waardemethode op grond van § 240 Abs. 3 en 4 HGB handelsrechtelijk toegestaan.
Wat moet vóór aanvang van een voorraadinventarisatie geregeld zijn?
Vóór de start van de inventarisatie moeten het tijdstip van uitvoering en de verantwoordelijke inventarisatieleider zijn vastgelegd. Daarnaast dienen de voorraden overzichtelijk te zijn geordend en moeten mogelijke productgroepen of samenhangende posten worden gecontroleerd. Een zorgvuldige voorbereiding is essentieel, omdat het vaststellen van de voorraad het grootste deel van de inventarisatietijd in beslag neemt.