Zoals reeds in de Winterzeit (uitgave 2, december 2012 tot maart 2013) gemeld, moeten creditnota's sinds 01-01-2013 ook als zodanig worden aangeduid, anders komt de btw-aftrek in gevaar. Het gaat om gevallen waarin de afnemer (dus de klant) een creditnota opstelt (in plaats van een factuur van de leverancier).
Voorbeeld: een handelsagent bemiddelt opdrachten voor uw onderneming. In plaats dat de handelsagent u een factuur stuurt, stelt u een creditnota voor hem op (bijv. omdat u de bemiddelde opdrachten direct automatisch in de pc kunt toewijzen en de afrekening daarmee eenvoudiger is). In dit geval is sprake van een "echte" creditnota in btw-rechtelijke zin, die ook als zodanig moet worden aangeduid.
Hiervan zijn bijv. ook ondernemingen betroffen die tot nu toe ten gunste van als ondernemer optredende agentschappen, bemiddelaars enz. door middel van een provisieafrekening afrekenen. Sinds 01-01-2013 moet daarop verplicht "Gutschrift" (creditnota) vermeld staan. Hieronder vallen bijv. ook:
• afrekeningen aan handelsagenten • afrekeningen aan bemiddelaars • afrekeningen aan agentschappen • afrekeningen aan verkopers • provisieafrekeningen
Ontbreekt de toevoeging "Gutschrift" in de Duitse taal op de factuur, dan geeft deze geen recht meer op btw-aftrek. Er bestaat het risico dat dit ook geldt wanneer het begrip in een andere taal verschijnt (bijv. "self-billing"). Stelt u dus creditnota's in andere talen op, voeg dan voor de zekerheid altijd het woord "Gutschrift" tussen haakjes toe.
Belangrijk: verwar de commerciële creditnota niet met de "echte" creditnota in btw-rechtelijke zin. Want vermeende "creditnota's" voor bijv. reclames of retourzendingen van klanten zijn helemaal geen "creditnota's in btw-rechtelijke zin", maar betreffen feitelijk alleen "factuurcorrecties" of "stornofacturen". Om verwarring te voorkomen, moeten deze ook als zodanig worden aangeduid (in deze gevallen dus niet meer Gutschrift schrijven, maar factuurcorrectie)!
Wanneer u bijv. als afnemer een goederenzending afkeurt, stelt u als ondernemer gewoonlijk een zogenoemde "debetnota" (Belastungsanzeige) op. Vervolgens ontvangt u in de regel een factuurcorrectie van de leverancier. Let u erop dat deze factuurcorrectie sinds 01-01-2013 ook als zodanig wordt aangeduid (niet als Gutschrift)!
Creditnota's zijn dus alleen "echte" creditnota's wanneer de afnemer (in plaats van de leverancier) een afrekening opstelt.
SAMENVATTING:
1.) Creditnota in btw-rechtelijke zin: het begrip mag niet worden verward met de zogenoemde "commerciële creditnota". De (btw-rechtelijke) creditnota's moeten sinds 01-01-2013 ook Gutschrift worden genoemd, opdat de btw-aftrek wordt verleend. Dit betreft uitsluitend de gevallen waarin de afnemer (dus de klant) in de vorm van een creditnota afrekent met de leverancier. Deze gevallen zijn bijv.: handelsagent (= leverancier) bemiddelt omzetten voor onderneming/klant (= afnemer): de handelsagent stuurt geen factuur, maar de afnemer rekent in de vorm van een creditnota met hem af. Dit zijn de creditnota's waarover wordt gesproken en die vanaf 01-01-2013 "Gutschriften" moeten worden genoemd (niet Rechnung)!!! Samengevat: creditnota's altijd dan wanneer de afnemer IN PLAATS VAN de leverancier afrekent.
2.) Factuurcorrectie of stornofactuur (= zogenoemde commerciële creditnota): hierbij gaat het om gevallen waarin de leverancier (= degene die bijv. de goederen verkoopt) eerst een factuur aan zijn klant over de geleverde goederen opstelt. De klant reclameert een deel of de gehele goederenlevering en stuurt bijv. goederen retour. Vervolgens stelt (wederom) de leverancier een factuurcorrectie of een stornofactuur op aan de klant. In uw verkoopafdeling werd deze handeling vroeger als "Gutschrift" aangeduid, er werd dus een creditnota naar de klant gestuurd. Om verwarring te voorkomen (omdat het hier niet gaat om een creditnota in btw-rechtelijke zin), moeten deze facturen niet meer Gutschrift, maar factuurcorrectie of ook stornofactuur worden genoemd (deze situatie betreft bijv. uw verkoopafdeling).
3.) Debetnota (Belastungsanzeige): debetnota's blijven ook in het vervolg debetnota's, omdat hiermee uitsluitend reclames worden gemeld. Aansluitend dient dan bijv. een factuurcorrectie of een stornofactuur door de leverancier (dus door degene die de goederen heeft geleverd) te worden verzonden.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Wanneer is er btw-technisch sprake van een echte Gutschrift (creditfactuur)?
Een Gutschrift in btw-technische zin bestaat alleen wanneer de afnemer (klant) in plaats van de leverancier afrekent over de verrichte prestatie. Typische toepassingen zijn afrekeningen voor handelsvertegenwoordigers, bemiddelaars, agenturen of provisies, waarbij de opdrachtgever zelf de afrekening opstelt. Voor een gewone factuurcorrectie of storno geldt dit niet.
Welke verplichte vermelding is sinds 01.01.2013 dwingend voorgeschreven op btw-Gutschriften (creditfacturen)?
Sinds 01.01.2013 moet op btw-Gutschriften verplicht de term „Gutschrift" in het Duits worden vermeld. Ontbreekt deze aanduiding, dan geeft het document geen recht op aftrek van voorbelasting. Bij anderstalige afrekeningen (bijv. „self-billing") dient voor de zekerheid „Gutschrift" tussen haakjes te worden toegevoegd.
Wat is het verschil tussen een commerciële creditnota en een btw-creditnota?
De btw-creditnota (umsatzsteuerliche Gutschrift) wordt opgesteld door de afnemer in plaats van door de leverancier. De commerciële creditnota (kaufmännische Gutschrift) daarentegen is een correctie- of annuleringsfactuur van de leverancier, bijvoorbeeld na een klacht of retourzending. Deze laatste mag niet meer „Gutschrift“ worden genoemd, maar moet als „Rechnungskorrektur“ of „Stornorechnung“ worden aangeduid om verwarring en btw-risico's te vermijden.
Hoe moeten correcties na reclamaties of retourzendingen correct worden aangeduid?
Corrigeert de leverancier zijn oorspronkelijke factuur na een reclamatie of retourzending, dan moet het document uitdrukkelijk als „Rechnungskorrektur“ (factuurcorrectie) of „Stornorechnung“ (annuleringsfactuur) worden aangeduid. De vroeger gebruikelijke benaming „Gutschrift“ (creditnota) is hier misleidend, omdat er geen creditnota in btw-technische zin aanwezig is. Deze duidelijke aanduiding voorkomt verwarring en risico's met betrekking tot de voorbelasting.
Welche Rolle spielt die Belastungsanzeige im Reklamationsprozess?
De Belastungsanzeige (debetnota) wordt door de afnemer opgesteld om een reclamatie te melden, bijvoorbeeld bij gebrekkige goederenleveringen. Ook na 01-01-2013 blijft deze ongewijzigd een Belastungsanzeige. Vervolgens dient de leverancier een factuurcorrectie of annuleringsfactuur uit te reiken – uitdrukkelijk geen creditnota (Gutschrift).