Anforderungen Kassensystem

Die aktuellen Anforderungen an Kassensysteme gelten bereits seit 2017. Zu diesen gehören:

  • Alle Geschäftsvorfälle müssen einzeln erfasst und aufgezeichnet werden
  • Eine Unterdrückung der Erfassung der Geschäftsvorfälle ist nicht zulässig
  • Alle aufgezeichneten Daten müssen jederzeit auswertbar und lesbar sein
  • Sämtliche Änderungen sind zu dokumentieren (auch Änderungen an Stamm- und Programmierdaten)
  • Belege sind vollständig und unveränderbar aufzubewahren
  • Kassenaufzeichnungen müssen gem. den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zehn Jahre archiviert werden

Zusätzlich sind zum 01.01.2020 folgende Anforderungen hinzugekommen:

  • Elektronische Kassensysteme müssen über eine zertifizierte TSE (technische Sicherheitseinrichtung) verfügen. Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
  • Für jeden Geschäftsvorfall muss die Möglichkeit bestehen einen Beleg an den Kunden auszugeben
  • Die im Unternehmen genutzten Kassensysteme sind dem Finanzamt zu melden.

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Für die TSE ist durch den Gesetzgeber kein bestimmtes System vorgeschrieben. Die Zertifizierung durch das BSI ist jedoch eine zwingende Voraussetzung. Für diese Zertifizierung gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Es wird eine MicroSD-Karte mithilfe eines Adapters verwendet
  2. Es wird eine cloudbasierte Webdienstlösung verwendet

Aber Achtung! Zertifizierungen gibt es bisher nur für die erste Variante. Nach aktuellem Stand gibt es bisher KEINE zertifizierte cloudbasierte Lösung!

Wichtig für die elektronischen Kassensysteme ist eine dreiteilige TSE:

  1. Sicherheitsmodul: Dieses sorgt dafür, dass sämtliche Eingaben protokolliert und unveränderbar gesichert werden
  2. Speichermedium: Die Einzelaufzeichnungen sind für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu speichern.
  3. Digitale Schnittstelle: Diese Schnittstelle (DSFinV-K) gewährleistet die Datenübertragung für Prüfungszwecke

Kassensysteme

Je nach Beschaffenheit Ihres Kassensystems greifen unterschiedliche Fristen zur Weiterverwendung dieser Systeme:

  • Kassensystem ist aufgrund der Bauart nicht nachrüstbar
    • Sofern dieses Kassensystem nach dem 25.11.2010 aber vor dem 01.01.2020 angeschafft wurde und nicht nachrüstbar ist, darf dieses bis zum 31.12.2022 weiterverwendet werden.
    • Danach muss die Anschaffung eines neuen Systems erfolgen. Diese Ausnahme gilt jedoch nicht für PC-Kassen und App-Systeme.
    • Ältere Kassensysteme (Anschaffung vor 25.11.2010) mussten bereits zum 01.01.2020 durch ein TSE-kompatibles System ersetzt werden.

Hinweis: Lassen Sie sich vom Kassenhersteller bestätigen, dass Ihr System nicht nachrüstbar ist und fügen Sie diese Bestätigung Ihrer Verfahrensdokumentation bei. Bitte beachten Sie auch, dass Altsysteme ebenfalls für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu erhalten sind und vorher nicht entsorgt werden dürfen!

  • Kassensystem kann mit TSE nachgerüstet werden
    • Diese Kassensysteme hätten lt. Gesetz bis zum 01.01.2020 / lt. Finanzverwaltung zum 30.09.2020 nachgerüstet werden müssen.

Unter folgenden Voraussetzungen greift allerdings die Nichtbeanstandungsregelung, welche die Frist zur Nachrüstung bis zum 31.03.2021 verlängert:

  • Die TSE wurde bis zum 30.09.2020 verbindlich beim Kassenhersteller (Händler etc.) bestellt. Die verbindliche Bestellung muss nachweislich erfolgt sein. Ebenfalls muss der Einbau bereits verbindlich in Auftrag gegeben worden sein.
  • Das Kassensystem erfordert eine cloudbasierte TSE. Diese sind nachweislich noch nicht verfügbar.

Sofern eine der beiden Voraussetzungen zutrifft, greift die Fristverlängerung zum 31.03.2021. Die Fristverlängerung muss nicht beantrag werden. Bestellungen wie oben genannt sind aber zwingend bis zum 30.09.2020 zu tätigen. Anderenfalls läuft die Nichtbeanstandungsregelung zum 30.09.2020 aus!

Fristverlängerung im Härtefall

In Einzelfällen kann eine individuelle verlängerte Frist beantragt werden. Die Gründe für die nicht erfolgte Aufrüstung sind allerdings nachzuweisen. Allein die Kosten, die durch die Aufrüstung verursacht werden, sind kein Grund für solch eine Fristverlängerung!

Meldeverfahren für Kassensysteme

Neu angeschaffte und auch außer Betrieb genommene Kassensysteme müssen seit 2020 der Finanzverwaltung gemeldet werden (Kassensysteme die unter die Verlängerung bis zum 31.12.2022 fallen, sind hiervon ausgenommen). Diese Meldung muss nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck erfolgen und muss folgende Angaben beinhalten:

  • Name des Steuerpflichtigen
  • Betriebsstätte der Kasse
  • Ordnungskriterium (Steuernummer o.ä.)
  • Art der zertifizierten TSE und Seriennummer
  • Durch das BSI vergebene Zertifizierungs –ID
  • Anzahlt, Art und Seriennummer des eingesetzten Systems
  • Datum der Anschaffung
  • Datum der In- bzw. Außerbetriebnahme

Von der Meldung der Kassensysteme kann lt. BMF allerdings abgesehen werden, bis diese Mitteilung elektronisch übermittelbar ist. Wann das der Fall ist, ist allerdings noch nicht absehbar. Die für die Meldung notwendigen Angaben sollten allerdings bereitgehalten werden, damit die Mitteilung dann ab Schaffung der Voraussetzungen erfolgen kann.

Belegausgabepflicht

Zum 01.01.2020 ist die Pflicht zur Ausgabe eines Kassenbelegs an alle Kunden in Kraft getreten – unabhängig davon, ob dieser tatsächlich mitgenommen wird oder nicht. Sofern der Kunde zustimmt, kann dies auch elektronisch erfolgen (z.B. PDF, JPG etc.).

Die elektronische Belegausgabe wurde mittlerweile durch das BMF vereinfacht. Grundsätzlich gilt ein elektronischer Beleg als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Entgegennahme ermöglicht wurde. Nun ist aber bereits die konkludente Zustimmung des Kunden ausreichend. Das bedeutet, dass z.B. mit einem Schild an der Kasse darauf hingewiesen werden kann, dass Belege grundsätzlich elektronisch erstellt werden. Der Ausdruck eines Papierbelegs kann auf Wunsch erfolgen. Sofern der Kunde also in der Lage ist diesen E-Bon herunterzuladen (mittels QR-Code o.ä.) ist dies zulässig – unabhängig davon, ob der Kunde den Beleg tatsächlich herunterlädt oder nicht.

Ausnahmen von der Belegausgabepflicht werden nur äußerst selten vom Gesetzgeber gestattet. Hier wird nur selten zugunsten der Antragsteller entschieden!

Kassennachschau

Das Finanzamt ist berechtigt, Ihr Kassensystem jederzeit und unangekündigt während der laufenden Geschäftszeiten zu prüfen und einen Kassensturz zu verlangen. Sie sind verpflichtet, dem Prüfer sämtliche Daten in Verbindung mit Ihrem Kassensystem zugänglich zu machen. Bei Feststellung von Unregelmäßigkeiten kann direkt zu einer vollumfänglichen Außenprüfung übergegangen werden.

Im Falle einer Kassennachschau sollten folgende Unterlangen stets in aktueller Version verfügbar sein:

  • Verfahrensdokumentation einschl.     
    • Allgemeine Beschreibung
    • Anwenderdokumentation
    • Technische Systemdokumentation
    • Betriebsdokumentation
  • Elektronische Kassenaufzeichnungen
  • Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen zum Kassensystem
  • Programmier- und Einrichtungsprotokolle zur Kasse

Bei Fragen zur Umsetzung, zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation oder auch zu anderen Punkten, melden Sie sich gern persönlich bei uns. Wir helfen Ihnen weiter.

Alle Informationen nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr. Für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen kann keine Gewähr übernommen werden. Diese Information ersetzt nicht die individuelle Beratung!