„Alle Veränderung erzeugt Angst. Und die bekämpft man am besten, indem man das Wissen verbessert.“ – Ihno Schneevoigt
Veränderungen im Leben, seien sie privater oder beruflicher Natur, sind natürlich. Sie gehören einfach zum Fluss des Lebens.
Abläufe jeglicher Art im Alltag haben wir routinemäßig unter Kontrolle. Wir wissen, welche Information wichtig und auch in welchem Ordner sie zu finden sind. Wir kennen den richtigen Ansprechpartner für jedes private und betriebliche Anliegen.
Warum sollten Sie einen Notfallordner anlegen?
Manchmal ändern sich die Lebensverhältnisse von einem auf den anderen Tag. Im besten Fall sollte vor einer gravierenden Änderung eine Grundabsicherung erfolgt sein. Diese könnte dann einen nahezu reibungslosen Ablauf der „alltäglichen Dinge“ im privaten und betrieblichen Bereich garantieren.
Bankkonten, Passwörter, Rentenversicherungen, Testament, Vorsorgevollmachten, Schließfächer oder auch Ihre Krankenakte, Kontaktdaten Ihrer Ärzte, Zusatzversicherungen und so weiter – alle Daten sind Ihnen bekannt.
Weitere wichtige Unterlagen befinden sich in abgelegten beschrifteten Ordnen.
Was aber ist, wenn Sie – unvorhergesehen und ungeplant – verhindert sind?
Wer kennt dann Ihr Ablagesystem?
Wer findet ad hoc die Zahlenkombination zum Onlinekonto oder auch nur den Autoschlüssel des Dienstfahrzeuges? Wer kann Überweisungen über das Betriebskonto oder auch Auszahlungen tätigen? Liegt eine Bankvollmacht vor? Wer darf Verträge unterzeichnen?
Wer ist in der Lage, zügig Entscheidungen privater oder auch betrieblicher Art zu treffen?
Was gehört in einen Notfallordner?
Auf diese Frage gibt es naturgemäß keine allgemeingültige Antwort.
Der Ansatz liegt in der individuellen Fallkonstellation des Einzelnen, d.h. ob es sich um eine Privatperson, einen Einzelunternehmer, Gewerbetreibenden oder auch einen GmbH-Geschäftsführer handelt.
Je mehr Verantwortung – gerade in Hinblick auf die Unternehmensführung – vorliegt, desto mehr Details sind zu beachten, damit eine sichere und solvente Weiterführung des Unternehmens in allen Bereichen möglich ist.
Ein möglicherer Aufbau des Ordners
1. Persönliche Daten
- Notieren Sie zunächst die wichtigsten Kontaktdaten:
- Familie
- Arzt
- Rechtsanwalt
- Steuerberater …
- Ansprechpartner in Notfällen
- Ihre Wünsche, Vorstellungen
- Kopie Ihres Ausweises
- erteilte Vollmachten
2. Vermögen
- Übersicht über sämtliche Bankverbindungen
- Giro-, Tagesgeld- bis Sparkonto, Wertpapierdepot
- Zugang zu Bankschließfächern
- Immobilienvermögen
- Kopien von Grundbucheinträgen
- Mieter
- Darlehen
3. Leistungen im Krankheits- oder Todesfall
- Kopien der gesetzlichen Rente sowie privater Unfall- und Lebensversicherungen, Renten- und ggf. Zusatzversicherungen
- Bitte beachten: Bei Schadensmeldungen unverzüglich handeln, um wichtige Fristen nicht zu verletzen
4. Verfügungen, Vollmachten
- Testament
- Patientenverfügung
- Vorsorge-,
- Betreuungs- und
- Bankvollmachten
- Wichtig sind die Form und die Klarheit der Vollmachten, damit Banken und Versicherer sie direkt ohne Einwände akzeptieren. Bitte lassen Sie die Unterlagen von der Bank und/ oder Versicherung vorher prüfen
5. Krankengeschichte
- Angaben zu Hausarzt/ Fachärzten
- Krankheiten/ Operationen/ Hilfsmittel / Implantate
- Dauer-Medikationen/ Medikationsplan
- wichtige Unverträglichkeiten/ Allergien
- Organspende Ausweis
6. Eigener Betrieb
Für Unternehmer oder Freiberufler ist es wichtig, Namen, Interna und Unterlagen zusammenzustellen sowie Fragen zu klären:
- Welche Mitarbeiter sollen in Ihrer Abwesenheit Entscheidungen treffen?
- Wer kennt das Notfallmanagement?
- Wer hat welche Vollmachten? Welcher Art?
- Sind alle wichtigen Passwörter oder Schlüssel auffindbar?
- Wer ist verantwortlich für laufende Projekte, wer ist neben dem Teamleiter mitverantwortlich?
- Können fest vereinbarte Termine identifiziert und eingehalten werden?
- Gibt es ein Organigramm Ihres Unternehmens?
- Wem sind Kennwörter (Pin/Tan/etc.) bekannt?
Wo sollten Sie den Notfallordner aufbewahren?
Überlegen Sie sich einen guten Aufbewahrungsort, an dem der Ordner nicht für jedermann zugänglich, aber im Ernstfall schnell zu finden ist. Eine Vertrauensperson sollte den Fundort kennen, ebenfalls sollte er wissen, wem er auszuhändigen ist und in welchen Situationen er genutzt werden darf. In vielen Fällen werden Rechtsanwälte oder Steuerberater involviert.
Welche Unterstützung erhalten Sie von Ihrem Steuerberater?
Einerseits helfen wir Ihnen, Ihren eigenen Notfallordner anzulegen.
Zum anderen stehen wir Ihnen für alle Überlegungen rund um dieses Thema sowie deren Umsetzung zur Verfügung.
Ihr Team Steffen & Partner, Herr Dipl.-Kfm. Ingolf Ersel, Steuerberater