An den bunten und imposanten Ständen, in den vielen Hallen der CEBIT könnte man den Eindruck gewinnen, unser Besuch diene hier unserer Selbstabschaffung. Ehemalige Druck- und Kopierunternehmen werden plötzlich zu Spezialisten des papierlosen Büros, des Scannens, der intelligenten Digitalisierung und kooperieren obendrein mit Buchhaltungsprogrammen. Der Computerriese IBM begrüßt uns mit Ollie, einem selbstfahrenden Bus, der sich via der hauseigenen Software Watson sogar mit seinen Fahrgästen unterhalten kann und unter anderem um einen Restauranttipp nicht verlegen ist. An der Ecke der DATEV-Halle spielt ein Kuka-Roboter mit Hard- und Softwareunterstützung von Huawei Schlagzeug, als gälte es, den Beruf des Schlagzeugers abzuschaffen. Im Vorbeigehen lauschen wir der Präsentation eines weiteren Buchhaltungsunternehmens, das eben die Sprachsteuerung für sich entdeckt hat. „Zeig mir alle Rechnungen über 300.000 EUR“ fordert der Moderator – es freut uns ein wenig, dass die Software die Frage nicht richtig verstanden hat. Aber ehrlich, es ist nur noch eine Frage der Zeit, bis dies die (Ihre und unsere) Arbeit nicht mehr einschränkt.
Wir haben die CEBIT zu acht besucht: Aus der Lohn- über die Finanzbuchhaltung, aus dem Kanzleimanagement und der Steuerberatung und aus der Partnerschaft waren die Steffen & Partner angereist, um die neue Welt aus verschiedenen Perspektiven und Fragestellungen zu entdecken. Die wichtigsten Themen für uns: IT-Sicherheit sowie die Digitalisierung und die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Daten. Wir gewinnen den Eindruck, dass die Digitalisierung die Arbeitsproduktivität nun wirklich erhöhen wird und kann.
Tatsächlich werden wir vielerlei Daten fortan mehr oder weniger automatisch in unsere DATEV-Systeme übernehmen können, tatsächlich wird sich die grundlegende Berichterstattung vereinfachen und tatsächlich erwachsen aus den „vernetzten“-Daten ganz neue Berichtsmöglichkeiten. Zusätzlich wird es für Sie einfacher werden, die Daten an uns zu übergeben. Ab Mitte des Jahres wird es eine Scan-App geben, mit der Sie Beleg-Bilder von Ihrem Smartphone direkt zu uns in Ihre Buchhaltung übertragen können. Schon heute können Sie Ihre Dokumente scannen (oder wir scannen für Sie), und unsere Software erkennt den Text und macht erste Buchungsvorschläge. Ein selbstlernendes System, übrigens, was bedeutet, je mehr sie scannen, desto treffsicherer werden die Vorschläge.
Vieles ist noch in der „Mache“. Manches kommt schon bald. An wenigstens drei Stellen werden wir unsere Software zum Vorteil unserer Mandanten ausbauen (Schnittstellen-/Konverter, Berichtswesen, Dokumentenmanagement). Wo es früher bisher nur die Frage gab, wie der Pendelordner von Ihnen zu uns kommt und vice versa, macht es heute durchaus Sinn, wenn sich Ihr IT-Verantwortlicher einmal mit unserem unterhält. Und eben diese IT-Daten-Perspektive werden wir auch in unsere Ablaufvorgaben und unser Qualitätsmanagement aufnehmen. Neue Mandanten werden zukünftig nur noch aufgenommen werden, wenn sie ein solches Gespräch durchlaufen haben, mit unseren alten Mandanten werden wir diese Gespräche sukzessive nachholen.
Unser Fazit: So bald werden wir uns nicht abschaffen. Aber unser Berufsbild ist im Wandel, das Ausmaß dieses Wandels ist noch unklar, die Richtung allerdings vorgezeichnet. Und hierin unterscheidet sich die Situation überhaupt nicht von den letzten Dekaden. Was war, was ist und was wird – in diesem Spannungsfeld bewegen sich all unsere Mandanten und bewegen wir uns seit über 30 Jahren. Die einzige Tradition, die es zu erkennen und zu erhalten gilt, ist die Bewegung von „war“ zu „werden“, von der Vergangenheit zur Zukunft. Darauf freuen wir uns und darin hat uns der CEBIT Besuch bestätigt.
Häufige Fragen
Häufige Fragen
Wie können Belege künftig per Smartphone an die Buchhaltung übertragen werden?
Ab Mitte 2017 steht eine Scan-App zur Verfügung, mit der Mandanten Beleg-Bilder direkt vom Smartphone in die Buchhaltung ihres Steuerberaters übertragen können. Damit entfällt der physische Belegtransport, und die Bearbeitung kann zeitnah erfolgen. Voraussetzung ist die Anbindung an ein digitales Buchhaltungssystem wie DATEV.
Wie funktioniert die automatische Belegerkennung in DATEV-Systemen?
Gescannte Dokumente werden per Texterkennung (OCR) ausgelesen, und die Software erstellt automatisch erste Buchungsvorschläge. Es handelt sich um ein selbstlernendes System: Je mehr Belege verarbeitet werden, desto treffsicherer werden die Vorschläge. Das reduziert den manuellen Erfassungsaufwand erheblich.
Welche Rolle spielt IT-Sicherheit bei der digitalen Zusammenarbeit mit dem Steuerberater?
IT-Sicherheit ist zentral, da sensible Finanz- und Personaldaten elektronisch zwischen Mandant und Kanzlei ausgetauscht werden. Es empfiehlt sich, dass die IT-Verantwortlichen beider Seiten die Datenwege, Schnittstellen und Schutzmaßnahmen gemeinsam abstimmen. Auch die gesetzeskonforme Aufbewahrung der Daten (GoBD) muss dabei berücksichtigt werden.
Warum führen Steuerkanzleien IT-Gespräche vor Aufnahme neuer Mandate ein?
Die Digitalisierung verändert die Datenübergabe und macht abgestimmte technische Prozesse notwendig. Vor Mandatsaufnahme wird geklärt, welche Systeme, Schnittstellen und Sicherheitsstandards beim Mandanten bestehen und wie der Datenaustausch effizient sowie GoBD-konform erfolgen kann. Auch Bestandsmandate werden in dieses Qualitätsmanagement sukzessive einbezogen.
In welchen Bereichen bringt die Digitalisierung der Buchhaltung den größten Produktivitätsgewinn?
Vorteile entstehen vor allem bei der automatischen Datenübernahme aus Vorsystemen, der vereinfachten Berichterstattung und neuen Auswertungsmöglichkeiten aus vernetzten Daten. Zudem verbessern sich Dokumentenmanagement und Schnittstellen/Konverter zwischen verschiedenen Programmen. Dadurch werden Routineaufgaben reduziert und mehr Kapazität für Analyse und Beratung frei.