Das BMF hat am 04.12.2012 ein Schreiben zur Übernachtungspauschale bei LKW-Fahrern und zum vereinfachten Nachweis von Reisenebenkosten veröffentlicht. Hintergrund: Der BFH hat in seinem Urteil vom 28.03.2012 (VI R 48/11) entschieden, dass ein Kraftfahrer, der in der Schlafkabine seines LKW übernachtet, die Pauschalen für Übernachtungen bei Auslandsdienstreisen nicht anwenden darf. Liegen Einzelnachweise über die Kosten nicht vor, seien die tatsächlichen Aufwendungen zu schätzen. Reisenebenkosten können Sie aber in vereinfachter Weise ermitteln und glaubhaft machen. Als Reisenebenkosten in diesem Sinne kommen z. B. in Betracht: Gebühren für die Benutzung der sanitären Einrichtungen (Toiletten sowie Dusch- oder Waschgelegenheiten) auf Raststätten, Aufwendungen für die Reinigung der eigenen Schlafkabine. Sie müssen die Ihnen tatsächlich entstandenen und regelmäßig wiederkehrenden Reisenebenkosten aus Vereinfachungsgründen nur für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen aufschreiben. Dabei ist zu beachten, dass bei der Benutzung der sanitären Einrichtungen auf Raststätten nur die tatsächlichen Benutzungsgebühren aufzuzeichnen sind, nicht jedoch die als Wertbons ausgegebenen Beträge. Haben Sie diesen Nachweis erbracht, kann der tägliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für den 3-Monats-Zeitraum ergibt, für den Ansatz von Werbungskosten oder auch für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber so lange zu Grunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Beispiel aus dem BMF-Schreiben: Nachweis durch Belege des Arbeitnehmers Monat Oktober 2012: Aufwendungen gesamt
60 Euro (20 Tage Auswärtstätigkeit) Monat November 2012: Aufwendungen gesamt
80 Euro (25 Tage Auswärtstätigkeit) Monat Dezember 2012: Aufwendungen gesamt
40 Euro (15 Tage Auswärtstätigkeit) Summe der Aufwendungen: 180 Euro: 60 Tage Auswärtstätigkeit = 3 Euro täglicher Durchschnittswert. Den so ermittelten Wert können LKW-Fahrer, die in ihrer Schlafkabine übernachten, für jeden Tag der Auswärtstätigkeit als Werbungskosten geltend machen oder sich steuerfrei vom Arbeitgeber auszahlen lassen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen
Dürfen LKW-Fahrer bei Übernachtung in der Schlafkabine Übernachtungspauschalen ansetzen?
Nein. Nach dem BFH-Urteil vom 28.03.2012 (VI R 48/11) dürfen LKW-Fahrer, die in der Schlafkabine ihres LKW übernachten, die Pauschalen für Übernachtungen bei Auslandsdienstreisen nicht anwenden. Liegen keine Einzelnachweise über die tatsächlichen Kosten vor, sind die Aufwendungen zu schätzen.
Welche Reisenebenkosten können LKW-Fahrer bei Übernachtung im Fahrzeug geltend machen?
Als Reisenebenkosten kommen insbesondere Gebühren für die Benutzung sanitärer Einrichtungen (Toiletten, Dusch- und Waschgelegenheiten) auf Raststätten sowie Aufwendungen für die Reinigung der eigenen Schlafkabine in Betracht. Diese Kosten können neben den Verpflegungspauschalen zusätzlich angesetzt werden.
Wie funktioniert der vereinfachte Nachweis von Reisenebenkosten über drei Monate?
Der Arbeitnehmer muss die tatsächlich entstandenen und regelmäßig wiederkehrenden Reisenebenkosten nur für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen durch Belege aufzeichnen. Aus diesen Aufwendungen wird ein täglicher Durchschnittsbetrag ermittelt, der so lange angesetzt werden kann, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.
Wie wird der tägliche Durchschnittsbetrag für Reisenebenkosten berechnet?
Die Summe der nachgewiesenen Aufwendungen aus dem 3-Monats-Zeitraum wird durch die Anzahl der Tage der Auswärtstätigkeit geteilt. Beispiel: 180 Euro Aufwendungen bei 60 Tagen Auswärtstätigkeit ergeben einen täglichen Durchschnittswert von 3 Euro, der pro Reisetag als Werbungskosten oder steuerfreie Arbeitgebererstattung angesetzt werden kann.
Zählen Wertbons aus Raststätten-Sanitäranlagen zu den nachweisbaren Reisenebenkosten?
Nein. Bei der Benutzung sanitärer Einrichtungen auf Raststätten sind nur die tatsächlichen Benutzungsgebühren aufzuzeichnen. Die als Wertbons ausgegebenen Beträge dürfen nicht als Reisenebenkosten berücksichtigt werden.