Hier sind die grundsätzlichen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug und drohende Bußgelder bei Nichteinhaltung der zusätzlichen Vorgaben der Finanzverwaltung! Die digitale Signatur ist seit dem 01.07.2011 bei elektronischen Rechnungen nicht mehr zwingend. Die Rechnungen dürfen als pdf-Datei oder als e-mail ohne elektronische Signatur versandt werden. Folgende zusätzliche Voraussetzungen zur Sicherung des Vorsteuerabzugs müssen aber (neben den Grundvoraussetzungen*) erfüllt sein (auch bei Papierrechnungen): Die Herkunft der Rechnung muss echt sein
(= „Identität des Rechnungsausstellers“)
UND es muss gewährleistet sein, dass der Inhalt der Rechnung unversehrt ist
(= „Pflichtangaben in der Rechnung unverändert“)
UND die Lesbarkeit der Rechnung muss sichergestellt sein (= „mit menschlichem Auge“). Die Finanzverwaltung verlangt allgemein ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, soweit, so gut! Aber was muss man sich darunter vorstellen? Es gibt leider noch keine amtlichen Vorgaben hierzu. *= der Empfänger muss prüfen, ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben auf der Rechnung vorhanden sind, und, ob die Rechnung berechtigt und rechnerisch korrekt ist. Viele Mandanten haben uns in der letzten Zeit vermehrt gefragt, wie denn dieses Kontrollsystem genau aussieht und wie die richtige Handhabung sichergestellt werden kann? Was muss der Steuerpflichtige konkret tun? Wir haben beim Finanzamt Borken nachgefragt und folgende Auskunft erhalten, die wir für Sie im Folgenden zusammengefasst wiedergeben (bitte beachten Sie, dass es sich um eine unverbindliche Auskunft handelt, die keine Rechtssicherheit gewährleistet): Das Finanzamt Borken hatte in der letzten Dienstsitzung hinsichtlich elektronischer Rechnungen besprochen, dass elektronische Signaturen nicht mehr erforderlich sind; auch das Finanzamt Borken akzeptiert im Grundsatz somit elektronische Rechnungen. Es müssen jedoch folgende Voraussetzungen erfüllt sein, damit das Finanzamt die elektronischen Rechnungen anerkennt: Die Rechnung muss dokumentiert, elektronisch gespeichert und vor Vernichtung geschützt werden- weder Papierausdrucke noch der Verbleib der Datei im e-mail-account reichen somit aus (der Eingang der Rechnung, ihre Konvertierung und die weitere Verarbeitung und Archivierung müssen protokolliert werden). Es darf nicht möglich sein, Änderungen an der Datei vorzunehmen (also Speicherung der Rechnung auf einem Datenträger, der keine Änderung mehr zulässt). Die Datei mit der Rechnung ist zu archivieren, sodass ein Verlust dieser Rechnungsdatei ausgeschlossen ist. Änderungen an der Datei dürfen nicht möglich sein. Die Datei muss aufrufbar sein, wenn der Betriebsprüfer diese einsehen möchte. Der Empfänger muss sicherstellen, dass die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprechen. Welche Konsequenzen ergeben sich, wenn der Steuerpflichtige den Anforderungen des Finanzamtes nicht nachkommt? Um den Vorsteuerabzug zu sichern, müssen die grundsätzlichen Anforderungen, die auch an Papierrechnungen gestellt werden, eingehalten werden. Sollte den weiteren Anforderungen hinsichtlich elektronischer Rechnungen nicht nachgekommen werden, wird also beispielsweise eine per e-mail erhaltene elektronische Rechnung entgegen den oben genannten Anforderungen lediglich ausgedruckt und als Papierbeleg weiterverarbeitet, ist mit einem Bußgeld zu rechnen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen
Ist eine digitale Signatur bei elektronischen Rechnungen noch erforderlich?
Seit dem 01.07.2011 ist eine digitale Signatur für elektronische Rechnungen nicht mehr zwingend erforderlich. Rechnungen dürfen als PDF-Datei oder per E-Mail ohne elektronische Signatur versandt werden. Es müssen jedoch andere Anforderungen erfüllt sein, um den Vorsteuerabzug zu sichern.
Welche Voraussetzungen müssen elektronische Rechnungen für den Vorsteuerabzug erfüllen?
Die Echtheit der Herkunft (Identität des Rechnungsausstellers), die Unversehrtheit des Inhalts (unveränderte Pflichtangaben) und die Lesbarkeit der Rechnung müssen sichergestellt sein. Zudem verlangt die Finanzverwaltung ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Diese Anforderungen gelten gleichermaßen für Papier- und elektronische Rechnungen.
Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?
Elektronische Rechnungen müssen dokumentiert, elektronisch gespeichert und vor Vernichtung geschützt werden. Die Speicherung muss auf einem Datenträger erfolgen, der keine nachträglichen Änderungen zulässt. Eingang, Konvertierung, Verarbeitung und Archivierung sind zu protokollieren, und die Datei muss bei einer Betriebsprüfung jederzeit aufrufbar sein.
Reicht ein Papierausdruck einer per E-Mail erhaltenen Rechnung aus?
Nein, der bloße Papierausdruck einer elektronischen Rechnung reicht nicht aus. Auch der Verbleib der Datei im E-Mail-Account ist unzureichend. Die Rechnung muss elektronisch und revisionssicher archiviert werden, andernfalls droht ein Bußgeld.
Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung der Anforderungen an elektronische Rechnungen?
Bei Verstößen gegen die Archivierungs- und Dokumentationspflichten ist mit einem Bußgeld zu rechnen. Wird beispielsweise eine per E-Mail erhaltene Rechnung nur ausgedruckt und als Papierbeleg verarbeitet, gilt dies als Verstoß. Zudem kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein, wenn die Grundvoraussetzungen nicht eingehalten werden.
Müssen Übertragungs- und Archivierungssysteme bestimmte Standards erfüllen?
Ja, der Empfänger muss sicherstellen, dass die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprechen. Nachträgliche Änderungen an der Rechnungsdatei dürfen nicht möglich sein, und ein Verlust der Datei muss ausgeschlossen werden.