Wie bereits in der Winterzeit (Ausgabe 2, Dezember 2012 bis März 2013) berichtet, müssen Gutschriften seit dem 01.01.2013 auch als solche bezeichnet werden, damit der Vorsteuerabzug nicht in Gefahr ist. Dabei handelt es sich um die Fälle, in denen der Leistungsempfänger (also der Kunde) eine Gutschrift schreibt (statt einer Rechnung des Leistenden). Beispiel: Handelsvertreter vermittelt für Ihr Unternehmen Aufträge. Statt dass der Handelsvertreter Ihnen eine Rechnung schreibt, erstellen Sie eine Gutschrift für ihn (z.B. weil Sie die vermittelten Aufträge am PC direkt automatisch zuordnen können und die Abrechnung damit einfacher ist). In diesem Fall handelt es sich um eine „echte“ Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne, die auch als solche bezeichnet werden muss. Hiervon betroffen sind z.B. auch Unternehmen, die bisher zugunsten von unternehmerisch tätigen Agenturen, Vermittlern, etc. im Wege einer Provisionsabrechnung abrechnen. Seit dem 01.01.2013 muss dabei zwingend „Gutschrift“ auf der Abrechnung stehen. Darunter fallen z.B. auch: • Handelsvertreterabrechnungen • Vermittlerabrechnungen • Agenturabrechnungen • Verkäuferabrechnungen • Provisionsabrechnungen Fehlt der Zusatz „Gutschrift“ in deutscher Sprache auf der Rechnung, berechtigt diese nicht mehr zum Vorsteuerabzug. Es besteht das Risiko, dass dieses auch gilt, wenn der Begriff in einer anderen Sprache (z.B. „self-billing”) erscheint. Wenn Sie also Gutschriften in anderen Sprachen erstellen, sollten Sie sicherheitshalber immer das Wort „Gutschrift“ in Klammern hinzufügen. Wichtig: Verwechseln Sie nicht die kaufmännische Gutschrift mit der „echten“ Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne. Denn vermeintliche „Gutschriften“ für z.B. Reklamationen oder Warenrücksendungen von Kunden sind gar keine „Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinne“, sondern hierbei handelt es sich tatsächlich nur um „Rechnungskorrekturen“ oder „Stornorechnungen.“ Um Verwirrungen zu vermeiden, sollten diese auch als solche bezeichnet werden (also in diesen Fällen nicht mehr Gutschrift schreiben, sondern Rechnungskorrektur)! Wenn Sie z.B. als Leistungsempfänger eine Warensendung bemängeln, schreiben Sie üblicherweise als Unternehmer eine sogenannte „Belastungsanzeige.“ Daraufhin erhalten Sie in der Regel eine Rechnungskorrektur vom Leistenden. Bitte achten Sie darauf, dass diese Rechnungskorrektur auch seit dem 01.01.2013 als solche bezeichnet wird (nicht Gutschrift)! Gutschriften sind also nur „echte“ Gutschriften, wenn der Leistungsempfänger (statt des Leistenden) eine Abrechnung erstellt. ZUSAMMENFASSUNG: 1.) Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne: Der Begriff darf nicht verwechselt werden mit der sogenannten “kaufmännischen Gutschrift”. Die (umsatzsteuerlichen) Gutschriften müssen seit dem 01.01.2013 auch Gutschriften genannt werden, damit der Vorsteuerabzug gewährt wird. Hierbei handelt es sich lediglich um die Fälle, in denen der Leistungsempfänger (also der Kunde) in Form einer Gutschrift mit dem Leistenden abrechnet. Diese Fälle sind z.B.: Handelsvertreter (=Leistender) vermittelt Umsätze für Unternehmen/ Kunden (=Leistungsempfänger): Der Handelsvertreter schreibt keine Rechnung, sondern der Leistungsempfänger rechnet in Form einer Gutschrift mit ihm ab. Das sind die Gutschriften, von denen gesprochen wird und die ab dem 01.01.2013 “Gutschriften” genannt werden müssen (nicht Rechnung)!!! Zusammengefasst: Gutschriften immer dann, wenn der Leistungsempfänger STATT des Leistenden abrechnet. 2.) Korrekturrechnung oder Stornorechnung (= sogenannte kaufmännische Gutschrift): Hierbei handelt es sich um Fälle, in denen der Leistende (=derjenige, der z.B. die Waren verkauft) zunächst eine Rechnung an seinen Kunden über die gelieferte Ware schreibt. Der Kunde reklamiert einen Teil oder die gesamte Warenlieferung und sendet z.B. Ware zurück. Im Anschluss schreibt dann (wieder) der Leistende eine Rechnungskorrektur oder eine Stornorechnung an den Kunden. In Ihrer Verkaufsabteilung wurde dieser Vorgang dann früher als “Gutschrift” bezeichnet, es wurde also eine Gutschrift an den Kunden geschickt. Um Verwirrungen zu vermeiden (da es sich hier nicht um eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne handelt), sollten diese Rechnungen nicht mehr Gutschrift, sondern Rechnungskorrektur oder aber auch Stornorechnung genannt werden (dieser Fall betrifft z.B. Ihre Verkaufsabteilung). 3.) Belastungsanzeige: Die Belastungsanzeigen bleiben auch weiterhin Belastungsanzeigen, da hierbei lediglich Reklamationen angezeigt werden. Im Anschluss daran sollte dann z.B. eine Rechnungskorrektur oder eine Stornorechnung vom Leistenden (also von demjenigen, der die Waren geliefert hat) verschickt werden.
Häufige Fragen
Häufige Fragen
Wann liegt umsatzsteuerlich eine echte Gutschrift vor?
Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne liegt nur dann vor, wenn der Leistungsempfänger (Kunde) anstelle des Leistenden über die erbrachte Leistung abrechnet. Typische Anwendungsfälle sind Handelsvertreter-, Vermittler-, Agentur- oder Provisionsabrechnungen, bei denen der Auftraggeber die Abrechnung selbst erstellt. Für eine reine Rechnungskorrektur oder Storno gilt dies nicht.
Welche Pflichtangabe ist seit 01.01.2013 auf umsatzsteuerlichen Gutschriften zwingend?
Seit dem 01.01.2013 muss auf umsatzsteuerlichen Gutschriften zwingend der Begriff „Gutschrift“ in deutscher Sprache vermerkt sein. Fehlt diese Bezeichnung, berechtigt das Dokument nicht zum Vorsteuerabzug. Bei fremdsprachigen Abrechnungen (z. B. „self-billing“) sollte vorsorglich „Gutschrift“ in Klammern ergänzt werden.
Wie unterscheiden sich kaufmännische Gutschrift und umsatzsteuerliche Gutschrift?
Die umsatzsteuerliche Gutschrift erstellt der Leistungsempfänger anstelle des Leistenden. Die kaufmännische Gutschrift hingegen ist eine Korrektur- oder Stornorechnung des Leistenden, z. B. nach Reklamation oder Warenrücksendung. Letztere sollte nicht mehr „Gutschrift“ heißen, sondern als „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“ bezeichnet werden, um Verwechslungen und umsatzsteuerliche Risiken zu vermeiden.
Wie sollten Korrekturen nach Reklamationen oder Warenrücksendungen korrekt bezeichnet werden?
Korrigiert der Leistende seine ursprüngliche Rechnung nach einer Reklamation oder Warenrücksendung, sollte das Dokument ausdrücklich als „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“ bezeichnet werden. Die früher übliche Bezeichnung „Gutschrift“ ist hier irreführend, da keine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne vorliegt. Diese klare Bezeichnung schützt vor Verwechslungen und Vorsteuerrisiken.
Welche Rolle spielt die Belastungsanzeige im Reklamationsprozess?
Die Belastungsanzeige wird vom Leistungsempfänger ausgestellt, um eine Reklamation anzuzeigen, z. B. bei mangelhafter Warenlieferung. Sie bleibt auch nach dem 01.01.2013 unverändert eine Belastungsanzeige. Im Anschluss sollte der Leistende eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung ausstellen – nicht jedoch eine Gutschrift.