Zum Jahreswechsel stellt sich in jedem Unternehmen dieselbe Frage: Welche Unterlagen müssen weiter aufbewahrt werden – und welche dürfen vernichtet werden? Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 147 AO und § 257 HGB. Sie betragen – je nach Art der Unterlage – sechs, acht oder zehn Jahre.
Entscheidend für die Berechnung: Die Frist beginnt nicht mit dem Datum des Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Jahresabschluss aufgestellt oder der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).
Drei Fristen – und eine Neuerung ab 2025
Zehn Jahre gelten für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz sowie für die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).
Acht Jahre – neu für Buchungsbelege. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – etwa Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge sowie Kassen- und Zahlungsbelege – von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die kürzere Frist gilt ab dem 1. Januar 2025 für alle Buchungsbelege, deren bisherige Zehn-Jahres-Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war.
Sechs Jahre gelten für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie für sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5 AO).
Was Sie ab dem 1. Januar 2026 vernichten dürfen
| Art der Unterlage | Aufbewahrungsfrist | Vernichtbar 2026 (aus dem Jahr … und früher) |
|---|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte | 10 Jahre | 2015 |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Kassen- und Zahlungsbelege) | 8 Jahre | 2017 |
| Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen | 6 Jahre | 2019 |
Aufbewahrungsfristen von A bis Z
Die folgende Übersicht ordnet die gängigsten Unterlagen ihrer Frist zu und nennt das jüngste Jahr, aus dem die Belege ab dem 1. Januar 2026 vernichtet werden dürfen. Die Einordnung ist eine Orientierung und ersetzt keine Einzelfallprüfung.
312 Einträge
| Abschlagszahlungen | 8 Jahre | 2017 |
| Abschlussbuchungen | 10 Jahre | 2015 |
| Abschlusskonten | 10 Jahre | 2015 |
| Abschlussrechnungen | 8 Jahre | 2017 |
| Abschreibungsunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Abtretungserklärungen | 10 Jahre | 2015 |
| Abwertungsbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Akkordunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Akkreditive | 6 Jahre | 2019 |
| Aktenvermerke | 6 Jahre | 2019 |
| Änderungsnachweise bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | 2015 |
| Anfragen | 10 Jahre | 2015 |
| Angebote, die nicht zum Auftrag führten | 6 Jahre | 2019 |
| Angebote, die zum Auftrag führten | 6 Jahre | 2019 |
| Angestelltenversicherungsunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Anlagengruppenverzeichnis | 10 Jahre | 2015 |
| Anlageninventare | 10 Jahre | 2015 |
| Anlagenunterhaltskosten | 10 Jahre | 2015 |
| Anlagenvermögenskartei | 10 Jahre | 2015 |
| Anleihebücher | 10 Jahre | 2015 |
| Anleihen | 10 Jahre | 2015 |
| Anzahlungsbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Arbeitgeberzuschüsse | 6 Jahre | 2019 |
| Arbeitnehmersparzulage | 6 Jahre | 2019 |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 10 Jahre | 2015 |
| Auftragsbestätigungen | 6 Jahre | 2019 |
| Auftragskostenbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Ausfuhrunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Ausgangsrechnungen | 8 Jahre | 2017 |
| Ausschusslisten als Buchungsbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Außendienstabrechnungen | 6 Jahre | 2019 |
| Außenhandelsunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Auszahlungsbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Bahnbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Bahnfrachtbriefe | 6 Jahre | 2019 |
| Bankbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Bankbürgschaften | 6 Jahre | 2019 |
| Bareinkaufsunterlagen | 8 Jahre | 2017 |
| Barverkaufsunterlagen | 8 Jahre | 2017 |
| Bauanträge | 6 Jahre | 2019 |
| Baubeschreibungen | 6 Jahre | 2019 |
| Baubücher | 6 Jahre | 2019 |
| Baugenehmigungen | 6 Jahre | 2019 |
| Beförderungssteuernachweise | 10 Jahre | 2015 |
| Beherrschungsverträge | 10 Jahre | 2015 |
| Beitragsabrechnungen Sozialversicherung | 6 Jahre | 2019 |
| Benzinbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Berlinförderungsunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Bestandsberichtigungen | 10 Jahre | 2015 |
| Bestandsermittlungen | 10 Jahre | 2015 |
| Bestandsverzeichnisse | 10 Jahre | 2015 |
| Betriebsabrechnungsbögen | 6 Jahre | 2019 |
| Betriebskostenrechnungen | 8 Jahre | 2017 |
| Betriebsprüfungsberichte | 10 Jahre | 2015 |
| Betriebsunfallunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Bewertungsunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Bewirtungsunterlagen | 8 Jahre | 2017 |
| Bezugskontennachweise | 10 Jahre | 2015 |
| Bilanzbücher | 10 Jahre | 2015 |
| Bilanzen | 10 Jahre | 2015 |
| Bilanzkonten | 10 Jahre | 2015 |
| Bilanzunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Bons | 8 Jahre | 2017 |
| Börsenaufträge | 10 Jahre | 2015 |
| Bruttoerlösnachweis | 10 Jahre | 2015 |
| Bruttolohnlisten | 6 Jahre | 2019 |
| Bruttolohnsammelkarten | 6 Jahre | 2019 |
| Buchungsanweisungen | 10 Jahre | 2015 |
| Buchungsbelege | 10 Jahre | 2015 |
| Bürgschaftsunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Clearing-Belege | 8 Jahre | 2017 |
| Code-Pläne für EDV-Buchführung | 10 Jahre | 2015 |
| COM-Verfahrensbeschreibungen | 10 Jahre | 2015 |
| Darlehenskonten | 10 Jahre | 2015 |
| Darlehensunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Darlehensverträge | 10 Jahre | 2015 |
| Daueraufträge | 6 Jahre | 2019 |
| Debitorenkonten | 10 Jahre | 2015 |
| Deklaration | 10 Jahre | 2015 |
| Depotbücher | 10 Jahre | 2015 |
| Devisenunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Edelmetallbestände | 10 Jahre | 2015 |
| Edelmetallumsätze | 10 Jahre | 2015 |
| Effektenbücher | 10 Jahre | 2015 |
| Effektenkassenquittungen | 8 Jahre | 2017 |
| Eichaufnahmen | 6 Jahre | 2019 |
| Einfuhrunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Eingangsrechnungen | 8 Jahre | 2017 |
| Eingangsüberweisungsträger | 6 Jahre | 2019 |
| Eingliederungsverträge | 6 Jahre | 2019 |
| Einheitswertbescheide | 10 Jahre | 2015 |
| Einheitswertunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Einkaufsbücher | 10 Jahre | 2015 |
| Einnahmen-Überschuss-Rechnungen | 10 Jahre | 2015 |
| Einzahlungsbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Energieverbrauchsunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Erlösjournal | 10 Jahre | 2015 |
| Ersatzkassenunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Essensgeldabrechnung | 6 Jahre | 2019 |
| Exportunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Expressauslieferungsbücher | 6 Jahre | 2019 |
| Fahrtenbücher | 10 Jahre | 2015 |
| Fahrtkostenerstattungen | 8 Jahre | 2017 |
| Fehlerjournale als Buchungsbeleg | 8 Jahre | 2017 |
| Feuerversicherungsunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Finanzberichte | 6 Jahre | 2019 |
| Frachtbriefe | 6 Jahre | 2019 |
| Freistemplerabrechnungen | 6 Jahre | 2019 |
| Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) | 10 Jahre | 2015 |
| Fürsorgeunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Gebrauchsmusterunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Gehaltskonten | 10 Jahre | 2015 |
| Gehaltslisten | 6 Jahre | 2019 |
| Gehaltsquittungen | 6 Jahre | 2019 |
| Gemeinkostenverteilungsschlüssel | 10 Jahre | 2015 |
| Gesamtjournale | 10 Jahre | 2015 |
| Geschäftsberichte | 10 Jahre | 2015 |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre | 2019 |
| Geschenknachweis | 10 Jahre | 2015 |
| Gesellschaftsverträge | 10 Jahre | 2015 |
| Gewährleistungsverpflichtungen | 10 Jahre | 2015 |
| Gewerbesteuerunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Gewinn-und-Verlust-Rechnungen | 10 Jahre | 2015 |
| Gewinnfeststellungen | 10 Jahre | 2015 |
| Grundbücher | 10 Jahre | 2015 |
| Grundlohnlisten | 10 Jahre | 2015 |
| Grundstücksverzeichnisse | 10 Jahre | 2015 |
| Gutschriftanzeigen | 8 Jahre | 2017 |
| Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Handelsbilanzen | 10 Jahre | 2015 |
| Handelsbriefe | 10 Jahre | 2015 |
| Handelsbücher | 10 Jahre | 2015 |
| Handelsregisterauszüge | 6 Jahre | 2019 |
| Hauptabschlussübersicht | 10 Jahre | 2015 |
| Hauptbücher und Hauptkarteien | 10 Jahre | 2015 |
| Hinterlegungsscheine | 6 Jahre | 2019 |
| Hypothekenpfandbriefe | 10 Jahre | 2015 |
| Importrechnungen | 8 Jahre | 2017 |
| Inkassobücher | 6 Jahre | 2019 |
| Inventare | 10 Jahre | 2015 |
| Inventurunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Investitionsabrechnungen | 6 Jahre | 2019 |
| Investitionszulagenunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Jahresabschlusserläuterungen | 10 Jahre | 2015 |
| Jahreskontoblätter | 10 Jahre | 2015 |
| Journale | 10 Jahre | 2015 |
| Jubiläumsunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Kalkulationsunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Kantinenabrechnungen | 6 Jahre | 2019 |
| Kapitalerhöhungsunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Kapitalverkehrsteuerunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Kassenberichte | 10 Jahre | 2015 |
| Kassenbücher | 10 Jahre | 2015 |
| Kaufverträge | 10 Jahre | 2015 |
| Kilometergeldabrechnungen | 8 Jahre | 2017 |
| Kontenpläne | 10 Jahre | 2015 |
| Kontenregister | 10 Jahre | 2015 |
| Kontoauszüge | 8 Jahre | 2017 |
| Konzernabschlüsse | 10 Jahre | 2015 |
| Kostenartenpläne | 10 Jahre | 2015 |
| Kostenstellenpläne | 10 Jahre | 2015 |
| Kreditorenkonten | 10 Jahre | 2015 |
| Kreditunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Kurssicherungsunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Kurzarbeitergeldlisten | 10 Jahre | 2015 |
| Ladescheine | 6 Jahre | 2019 |
| Lagerbuchführungen | 10 Jahre | 2015 |
| Leasingverträge | 6 Jahre | 2019 |
| Leergutabrechnungen | 10 Jahre | 2015 |
| Lieferscheine | 10 Jahre | 2015 |
| Lizenzunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Lohnbelege | 6 Jahre | 2019 |
| Lohnlisten | 6 Jahre | 2019 |
| Lohnsteuerkonten (Fibu) | 10 Jahre | 2015 |
| Lohnsteuerunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Lohnvorschusskonten | 10 Jahre | 2015 |
| Luftfrachtbriefe | 6 Jahre | 2019 |
| Magnetbänder mit Buchfunktion | 10 Jahre | 2015 |
| Mahnbescheide | 6 Jahre | 2019 |
| Materialabrechnungen | 6 Jahre | 2019 |
| Materialbeanstandungen | 6 Jahre | 2019 |
| Mietunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Mikrofilmverfahrensbeschreibungen | 10 Jahre | 2015 |
| Montageversicherungsakten | 6 Jahre | 2019 |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Nachkalkulationen | 6 Jahre | 2019 |
| Nachnahmebelege | 8 Jahre | 2017 |
| Nebenbücher | 10 Jahre | 2015 |
| Nettolohnlisten | 6 Jahre | 2019 |
| Obligationen | 6 Jahre | 2019 |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10 Jahre | 2015 |
| Organschaftsabrechnungen | 10 Jahre | 2015 |
| Organschaftsverträge | 10 Jahre | 2015 |
| Pachtunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Patentunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Pensionsrückstellungsunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Pensionszahlungen | 10 Jahre | 2015 |
| Pfandleihbücher | 10 Jahre | 2015 |
| Pfändungsunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Portokassenbücher | 10 Jahre | 2015 |
| Postcheckbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Postgebührenbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Postgirobelege | 8 Jahre | 2017 |
| Preislisten | 10 Jahre | 2015 |
| Preisvereinbarungen | 10 Jahre | 2015 |
| Privatentnahmebelege | 8 Jahre | 2017 |
| Proteste (Scheck/Wechsel) | 6 Jahre | 2019 |
| Provisionsabrechnungen | 10 Jahre | 2015 |
| Provisionsgutschriften | 8 Jahre | 2017 |
| Prozessakten | 6 Jahre | 2019 |
| Prüfungsberichte für Bilanzen | 10 Jahre | 2015 |
| Quittungen | 8 Jahre | 2017 |
| Rabattsparbücher | 6 Jahre | 2019 |
| Rechnungen, normale | 8 Jahre | 2017 |
| Rechnungen, Offene-Posten-Buchhaltung | 8 Jahre | 2017 |
| Rechnungsabgrenzungsermittlung | 10 Jahre | 2015 |
| Reisekostenabrechnungen | 8 Jahre | 2017 |
| Repräsentationskostenabrechnungen | 8 Jahre | 2017 |
| Rückwareneingangsjournale | 6 Jahre | 2019 |
| Sachanlagenvermögenskartei | 10 Jahre | 2015 |
| Sachkonten | 10 Jahre | 2015 |
| Saldenbestätigungen | 10 Jahre | 2015 |
| Saldenbilanzen | 10 Jahre | 2015 |
| Schadensbilanzen | 6 Jahre | 2019 |
| Scheckbestandsaufnahme als Inventar | 10 Jahre | 2015 |
| Schecks und Wechsel | 6 Jahre | 2019 |
| Schriftverkehr | 6 Jahre | 2019 |
| Sicherungsübereignungen | 6 Jahre | 2019 |
| Skontounterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Sondergutschriften | 8 Jahre | 2017 |
| Sozialpläne | 6 Jahre | 2019 |
| Sozialversicherungsbeitragskonten | 6 Jahre | 2019 |
| Sparbücher | 10 Jahre | 2015 |
| Speditionsabrechnungen | 6 Jahre | 2019 |
| Speditionsversicherungsscheine | 6 Jahre | 2019 |
| Speicherbelegungsplan bei der EDV-Buchführung | 10 Jahre | 2015 |
| Spendenbescheinigungen | 10 Jahre | 2015 |
| Steuerrückstellungsberechnungen | 10 Jahre | 2015 |
| Steuerunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Stornobelege | 8 Jahre | 2017 |
| Stundenlohnzettel | 6 Jahre | 2019 |
| Tankquittungen | 8 Jahre | 2017 |
| Teilzahlungsdebitorenkonten | 10 Jahre | 2015 |
| Telefonkostenrechnungen | 8 Jahre | 2017 |
| Testate zur Bilanz | 10 Jahre | 2015 |
| Transportschadenunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Transportunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Transportversicherungsanmeldungen | 6 Jahre | 2019 |
| Übereignungsverträge | 6 Jahre | 2019 |
| Übernahmebescheinigungen (Spediteur) | 6 Jahre | 2019 |
| Überstundenlisten | 6 Jahre | 2019 |
| Überweisungsbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Umbuchungsbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Umsatzsteuervergütung | 10 Jahre | 2015 |
| Umwandlungsbilanzen | 10 Jahre | 2015 |
| Umwandlungsunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Unternehmerlohnverrechnungen | 6 Jahre | 2019 |
| Urlaubslisten | 6 Jahre | 2019 |
| Ursprungszeugnisse, Berlin | 10 Jahre | 2015 |
| Valutabelege | 6 Jahre | 2019 |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellung) | 10 Jahre | 2015 |
| Verfrachtungsaufträge | 6 Jahre | 2019 |
| Verkaufsbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Verkaufsbücher und -journale | 10 Jahre | 2015 |
| Vermögensteuerunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Vermögensverzeichnis | 10 Jahre | 2015 |
| Vermögenswirksame Leistungen (Belege) | 6 Jahre | 2019 |
| Verpfändungsunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Verrechnungskonten | 10 Jahre | 2015 |
| Verrechnungspreisunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Versand- und Frachtpapiere | 6 Jahre | 2019 |
| Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Versicherungspolicen | 6 Jahre | 2019 |
| Versteigerungsunterlagen | 6 Jahre | 2019 |
| Verträge | 6 Jahre | 2019 |
| Vertreterverzeichnisse | 6 Jahre | 2019 |
| Verwaltungsbücher für Wertpapiere | 10 Jahre | 2015 |
| Vollständigkeitserklärung | 10 Jahre | 2015 |
| Vorauszahlungsbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Vorschusskonten | 10 Jahre | 2015 |
| Vorschusslisten als Buchungsbeleg | 8 Jahre | 2017 |
| Währungsforderungen | 10 Jahre | 2015 |
| Warenabgabescheide | 6 Jahre | 2019 |
| Warenausgang-/Wareneingangsbücher | 10 Jahre | 2015 |
| Warenverkehrsbescheinigungen | 6 Jahre | 2019 |
| Wechsel | 6 Jahre | 2019 |
| Wechselobligolisten als Bilanzunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Weihnachtsgratifikationsbelege | 10 Jahre | 2015 |
| Werbekostenbelege | 10 Jahre | 2015 |
| Werkrentenanträge | 6 Jahre | 2019 |
| Werkstattabrechnungen | 10 Jahre | 2015 |
| Werkzeugkosten (Belege) | 8 Jahre | 2017 |
| Werkzeugregister als Inventar | 10 Jahre | 2015 |
| Wertberichtigungen | 10 Jahre | 2015 |
| Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Wertpapierkurse als Buchungsbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Wohnungsbauunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Zahlungsanweisungen | 6 Jahre | 2019 |
| Zahlungsträger | 8 Jahre | 2017 |
| Zeichnungsvollmachten | 6 Jahre | 2019 |
| Zessionen | 6 Jahre | 2019 |
| Zinsbelege | 8 Jahre | 2017 |
| Zinsberechnungsunterlagen | 10 Jahre | 2015 |
| Zinsstaffeln | 10 Jahre | 2015 |
| Zollbelege | 6 Jahre | 2019 |
| Zugangsbelege | 6 Jahre | 2019 |
| Zuschüsse des Arbeitgebers (Belege) | 6 Jahre | 2019 |
| Zustellungsquittungen | 6 Jahre | 2019 |
| Zwischenbilanzen (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 Jahre | 2015 |
| Zwischengewinnermittlungen | 10 Jahre | 2015 |
Sie sind unsicher, ob ein bestimmter Vorgang noch aufbewahrungspflichtig ist? Wir prüfen das im Einzelfall – sprechen Sie Ihren Ansprechpartner bei Steffen & Partner in Bocholt oder Düsseldorf an.